世の中には初めから完璧なものなんて存在せず、ビジネスにも同じことが言えます。業務は日々改善を繰り返し、無駄を省きながら効率化を進めていくのです。
今までのやり方に固執し、業務改善を拒むような風潮の会社は大きな成長を期待することも難しくなってしまいます。
この記事では、業務改善報告書の意味や作成方法をまとめました。まずは業務改善を積極的に進める方法を理解するために、業務改善報告書についての知識を身につけましょう。
業務改善報告書とは
業務改善報告書は業務改善をする内容を社内・社外に対して提案、周知するための書類のことです。
読む相手に伝わりやすい業務改善報告書を作成するには単に期待する結果や効果を書き残すだけでなく、どのような方法を用いて改善を進めるか、改善に必要な費用や人員なども明確にする必要があります。
その種類には、改善を実現させるために新しい機器やシステムの導入などコストがかかる有償なものの他にも、ちょっとしたアイデアを形にするような無償のものもあります。
また、業務改善提案書と呼ばれることもありますが意味は同じです。
業務改善報告書を作成するメリット
業務改善報告書を作成することで企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか？
１ 業務改善の事実・ノウハウを社内で共有出来る
優れた業務改善を多くの部署や業務で参考にすれば、別の業務改善に応用が可能です。業務改善報告書を用いて社内で情報を共有することで、組織全体の成長を促せるようになるでしょう。
２ 上司や責任者の理解を得やすくなる
口頭での説明やきちんとまとめられていない業務改善の提案は、内容を把握するだけで多くの時間が掛かってしまい、その改善で得られるメリットや効果を伝えられません。
どんなに優れた業務改善も会社で承認が得られなくては実現が難しくなってしまいます。しかし業務改善報告書として分かりやすい書類が作成されていれば、上司や責任者はその業務改善についての理解が深めやすくなるのです。
３ 業務改善の内容を客観的な視点で評価出来る
業務改善が成功した場合・失敗した場合のどちらでも、行った改善に対して客観的な評価が必要ですが、業務を客観視することは本来難しいものです。
業務改善報告書で評価を実施すれば、次の業務改善時に活用可能なヒントを手に入れることも出来るでしょう。
特に業務改善に問題が発生した場合には、その原因がどこにあったかが分かりやすくなります。
４ 次の業務改善につながる
業務改善報告書を見直して業務全体の見直しを実施すれば、さらなる改善点が発見出来ることがあります。
業務改善がうまく進められなかった場合には改善自体の修正すべき点が見えてきますし、業務改善で一つの目標が達成された場合にも次に必要な改善を見つけられるでしょう。
業務は絶え間なく改善していくことでより良い状態に成長を続けるものなので、常に次の改善を見据える必要があるのです。
業務改善報告書に記載する項目
業務改善報告書には正式なテンプレートがあるわけではなく、自由に作成することが出来ます。しかし、記載するべき項目を理解しておく必要があるでしょう。
ここからは、業務改善報告書に記載するべき項目を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
業務の中で発見した問題を見つけ、改善するべきポイントを指摘します。
なるべく客観的な視点で記載するようにし、自分や一部の社員だけの問題であるような印象を持たれないように注意してください。
業務全体に影響のある問題であることをアピールします。
先ほどまとめた問題を解決するための方法を具体的に記載します。
ただ結論だけを書くのではなく手順まで説明することで、よりその業務改善が現実的になるでしょう。
理想を記載するような書き方では具体的でないと感じられてしまいますので「何をどうするか」「何をどう変えるか」に焦点を当ててください。
この業務改善を実施することで期待出来る効果をまとめます。
抽象的な表現を避け、数字を用いた説明が出来ると良いでしょう。
業務改善を実施することで作業に必要な時間が何時間減る・人員が何人減る・経費がどの程度削減出来るかを明確にするのです。
期待出来る効果が大きいほど、業務改善の承認を得やすくなります。
業務改善には機器やシステムの新規購入や人員の確保などコストや人員を必要とする場合があります。
業務改善のための費用・期間・人員を記載し、業務改善報告書を読んでいる相手に業務改善自体の実施の有無を判断する材料を提示します。
多少メリットのある業務改善だとしても、そのために膨大な費用や人員が必要になってしまうのであれば、改善方法の見直しをしてみましょう。
自分自身で業務改善の精査を行うためにも欠かせない項目です。
業務改善報告書を書く際のポイント
業務改善報告書を作成するには、いくつかの知っておくべきポイントがあります。
そのポイントを理解しておけば、初めて業務改善報告書を作成する場合でも分かりやすく伝わりやすい業務改善報告書が作成出来るようになるでしょう。
１ 明確でいて具体的な書き方をする
業務改善報告書には可能な限り抽象的な表現を用いないようにします。
例えば「この業務改善によって業務は劇的に効率化します」ではなく「この業務改善によって業務に必要な時間を1/3削減する効果が期待できます」のような数字を用いた説明を心掛け、その根拠も分かりやすくまとめます。
もちろん実施前の計算ですので正確な数字にはなりませんが、分かりやすい効果が記載されていない業務改善報告書では、その改善案の魅力を伝えることは出来ません。
２ 伝わりやすい書き方をする
読み手に伝わりやすい文章を書くためには5W1H（Whenいつ・Whereどこで・Who誰が・What何を・Howどのように）を意識した文章を書くと良いでしょう。
多くのビジネス文書に用いられている5W1Hを活用すれば誰が読んでも理解しやすい文章が作成でき、必要な情報の記載漏れを防ぐ効果も期待出来ます。
３ 客観的な視点で記載する
業務改善は自分の感想文のような印象を与えてしまう主観的な書き方をしてはいけません。
業務改善報告書で提案する業務改善を必要としている問題は、自分だけの問題ではなく業務全体、会社全体に影響のある問題であることが伝わらなくては、業務改善の承認は得られないでしょう。
当事者のモチベーションが下がる・手間を感じるなどの記載は避け、作業効率が悪くミスを誘発しやすい・無駄な工程があることで作業時間が伸びているなど客観的な意見のみを記載してください。
また、業務に直接関係のない社員や上司が読んでも伝わりやすいように専門用語も使わないようにすると良いです。
４ 業務改善報告書を共有しやすい環境を整える
業務改善報告書を作成しても、紙で管理しているのではスムーズな共有は難しくなってしまいます。
情報共有ツールなどの導入を検討し、優れた業務改善を社内で共有出来る環境作りを行いましょう。
まとめ
業務改善報告書の基本的な意味や、作成方法とポイントについて分かりやすくまとめました。
どんなに優れた業務改善のアイデアを持っていても、報告書として社内で共有しなくてはそのアイデアが実現させることは困難です。業務改善報告書の作成方法を学び、多くの人にその改善案の魅力を伝えてください。業務改善を繰り返せば、業務だけでなく組織全体の成長が期待出来るでしょう。