多くの企業では日報を作成し、提出するように決められていると思います。しかし日報の目的や作成のポイントを理解出来ていないまま、内容が薄く毎日コピペを繰り返すような日報を提出してしまう方が多いようです。
実際は日報には多くの役割があり、日報は自分の評価対象でもあります。この記事では日報を書く目的や役割をお伝えいたしますので、ぜひ日報についての理解を深めて自分をアピールできる日報が書けるようになりましょう。
日報とは
日報とは、その名前の通り毎日自分が行なっている業務を上司に報告するためにあるものです。上司は日報を確認し、複数の部下の業務の進捗状況を把握することで正確な指示が出来るようになるのです。
つまり、チームが同じ方向を向いて業務を進めるために、日報の共有が大きな役割を果たすということになります。
また、蓄積した過去の日報から組織全体の持つ課題や改善点を見つけられることもあります。日報は組織にとっての財産になると考えてもよいでしょう。
日報の3つの目的
日報は、上司に毎日の業務の進捗を伝えるために作成するとお伝えしましたが、日報を作成する目的はその他にもあります。ここからは、その目的について説明しましょう。
１ 業務の振り返り
その日に自分が行った業務内容を日報で文章にすることにより、業務中には気づけないような改善点を発見出来るようになります。
また、日報は自分が抱えているタスクが予定通りに進められているかを客観的に見て判断する指標にもなりますので、進捗に遅れがあれば早めに対応を考えられるようになるでしょう。
２ ノウハウの蓄積
日報作成が習慣になると、業務中に発見したノウハウなどの情報を都度蓄積していくことが出来ます。有益なノウハウを活用すれば、多くの業務を効率化することができます。
３ 業務へのフィードバックを得る
日報を上司に提出してチームで共有することにより、上司や先輩から自分が行った業務へのフィードバックがもらえるようになります。
改善が必要な点があれば、すぐに業務に反映させることも可能でしょう。
日報を作成するメリット
日報は目的を持って作成するものだということが分かりましたが、日報を作成することによりさまざまなメリットも得られます。ここでは日報作成で得られるメリットについてお伝えしましょう。
自分の成長につながる
毎日ただ目の前の業務を機械的に進めるのでは、残念ながら自分の成長はあまり期待出来ません。
しかし日報があれば、自分が行った日々の業務を振り返る習慣が出来ますので、その業務の改善点に気づき実行することが可能になります。
日報は記録として長期的に残るため、過去の自分と今の自分を比較し、自分の成長を感じることも出来るでしょう。日報のおかげで自分自身を成長させ続けられるということです。
コミュニケーションが活性化する
外出が多い・打ち合わせが多いような業務を担当している方は、どうしても離席している時間が長くなります。相手が何をしているか分からないような状態ではチームでの信頼関係が築きにくくなり、コミュニケーションが不足してしまうのです。
日報を確認すれば、相手の業務内容・状況をチーム内で共有出来るため、社内のコミュニケーションも活性化しやすくなるでしょう。
テレワーク時のコミュニケーション不足の対策としても有効です。
伝わりやすい日報の書き方
日報には基本的な書き方がありますので、ますは書き方の基本を理解しておくようにしましょう。
日報作成の効率化のために使いやすい構成でテンプレートを作っておくとよいです。
使いやすい日報のテンプレート
【報告日】
日報は可能な限り当日中に提出しましょう。
【報告者名・所属部署名】
報告者の氏名と所属部署名を記載します。
【就業時間】
始業時間・終業時間・休憩時間を記載します。
【その日の業務内容】
その日に行った業務内容を分かりやすく記載します。
業務内容によっては時系列形式・箇条書き形式などを使って工夫をしてください。
実施した業務の内容・かかった時間を明確に記載します。
【所感】
感想だけでなく、業務の改善点や課題を書けるようにしましょう。日報を提出する相手に質問や相談があれば、ここに記載します。
日報を作成する時の注意点
日報を作成する時にはいくつかの注意点があります。注意点を理解した上で日報を作成すれば、より分かりやすい日報を作成出来るようになるでしょう。
１ 読みやすい内容にする
日報は人に提出するものですので、人に見せることを意識して作成しなくてはいけません。伝わりやすい日報を書くコツは5W1Hを意識した文章作成を行うのがおすすめです。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- Why（なぜ）
- What（何を）
- How（どのように）
この5W1Hをしっかり記載すれば、誰が読んでも内容が分かりやすい日報に仕上げられます。
また、他の文書と同じように提出前に誤字脱字がないかの確認を必ず行うようにしてください。
２ 日報は当日中に作成する
日報は毎日の業務を記載するものなので、何日分も溜めてから提出するのでは先ほど説明したメリットが得にくくなってしまいます。出来る限り、退社前に日報を書く癖をつけてください。
リアルタイムで日報を作成することによって、改善点などがあれば翌日から取り組めますし、日報を読む側も部下の今現在の状況を把握出来るようになるでしょう。
３ 必要のない情報は書かない
日報を提出する上司への質問などは記載してもよいですが、他の業務への批判や仕事に関係のないことなど、必要のない情報は書かないようにしましょう。
上司との距離が近い職場だとしても、日報は長期的に文書として残されるものだということを忘れないようにしてください。
日報を共有するための手段・ツール
日報を共有するためにはさまざまな手段やツールが存在しています。それぞれの方法にメリット・デメリットがありますので、自分の会社で利用しやすい方法で日報の共有を行うようにしましょう。
メール・チャット
一般的な日報の提出方法で、多くの企業で利用されています。
誰もが使い慣れているというメリットがありますが、メールの送り先にしか情報が共有出来ないというデメリットがあります。
また、毎日多くのメールやメッセージを受信している方の中には、日報の確認漏れが発生してしまうこともあるでしょう。
日報管理ツール
日報管理ツールを使用すると、作成した日報を社内ですぐに共有出来ます。
日報の管理に特化したツールなので、簡単に日報の共有を行えるというメリットがありますが、導入コストが必要になり、業務中に操作するツールが増えるというデメリットもあります。
グループウェア
スケジュール管理・文書作成機能などビジネスに必要な機能が用意されているグループウェアは現在多くの企業で導入が進んでいるものです。
いくつものツールを使用せずに情報を共有出来るというメリットがありますが、こちらも日報管理ツールと同様に導入コストがかかるというデメリットがあります。
まとめ
日報の目的とメリットの他にも、日報の書き方や作成の注意点を説明いたしました。日報は毎日作成するものなので作成に多くの時間はかけられませんが、数をこなすうちに短時間で優れた日報を作成出来るようになります。
この記事で紹介した内容を参考に、より伝わりやすく自分の成長を促すような日報を作成出来るようになりましょう。