企画書は自分が提案するアイデアを相手に伝えるために必要不可欠なものであり、その役割が非常に大きいことから、企画書作成に苦手意識を持っている方は少なくありません。
この記事では、企画書作成時に利用されることが多いパワーポイントを使って企画書を作成する際のポイントを分かりやすく説明いたします。
これから企画書を作成したいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。
企画書とは
企画書とはイベントや新商品開発などを行う時に、自分のアイデアと計画を具体的に記載した書類のことです。
提案する企画の魅力や期待出来る成果・効果を、読む相手に伝えるためにさまざまなシーンで作成されます。
また、ただ予定やフローを記載するだけでは企画書としては不十分であり、企画書の目的である「行動につながる」ものになりません。
読むだけで企画の魅力・内容・詳細までが伝えられる企画書を作成する必要があるのです。
その企画が実現されるかどうかは企画書にかかっていると言っても良いでしょう。
良い企画書とは
企画は企業が抱えている何らかの課題を解決するために作成されます。
その課題は例えば「材料費の節約」「サービスのターゲット層を広げる」などで多くの種類があるでしょう。
企画書の中でも特に「良い企画書」とは、提案されている企画で課題を解決する方法が記載されているもののことです。
企画自体は魅力があるものでも、課題が不明瞭だったり課題と企画にズレがあるような企画書を作成しないようにしてください。
通常、企画を考える時には先に課題を意識していると思いますが、もし企画のアイデアが先に浮かんだ場合には「この企画を実行することで得られる効果」から企画の課題を掘り下げていくと良いです。
また、優れた内容の企画書でも、文章が伝わりにくくては「良い企画書」とは言えません。ビジネス文書全てに言えることですが、企画書全体で分かりやすく簡潔な文章を書くようにしましょう。
文中では曖昧な表現をしないように、数値化出来るものは数字を使った表現を用いてください。「大幅な売り上げアップが期待出来る」ではなく「10％の売り上げ増が期待出来る」と表現するなどが具体的な例です。
パワーポイントで企画書を作成するポイント
企画書は印刷して配布するだけでなく、プレゼン資料としても活用しやすいパワーポイントで作成している方が多いようです。
ここからは優れた企画書をパワーポイントを使って作成する時のポイントを説明しましょう。どのポイントも難しいものではありませんので、ぜひ参考にしてください。
ポイント１ いきなりパワーポイントを開かない
企画書を作成しようと思った時に、最初からパワーポイントを使い始めてはいけません。
パワーポイントはワードやエクセルよりもデザインの自由度が高いため、何のプランも無しにテキストを入力するのでは収拾がつかなくなり、結果的に無駄な時間がかかってしまう恐れがあるのです。
また、使用する資料・画像・グラフも事前に準備しておけば、作成途中で手を止める必要もなくなります。
必要な材料が全て揃った状態でパワーポイントでの作業を始めるイメージを持つと良いでしょう。
ポイント２ 企画書の展開を考える
事前準備しておいた情報を打ち込み、画像なども配置した上で企画書全体の展開を考えます。
パワーポイントで何度も配置を変更しながら全体像を見るのも良いですが、慣れるまでは手書きのラフなどを作っておくと、より作業が進めやすくなるでしょう。
・企画の課題
・現状分析
・企画の内容
・企画のスケジュール
・企画に必要な費用・人員
などを順序立てて画像や図とともに配置していきます。
もちろん作成の初期段階なので、細かな修正はいりませんが、全体的な企画書の展開は明確にしておくようにしてください。
展開さえしっかりしていれば、この後の作業をしながら何度も展開を考え直すようなことは起こりません。
企画の知識を全く持っていない相手に対して、どういう展開であれば内容が伝わりやすいかを考えながら作業を進めましょう。
周りくどい表現や膨大な情報を詰め込んでしまうことを避けるために、最低限の情報で必要な内容が伝えられる工夫をします。
ポイント３ レイアウト、フォント、色を決める
パワーポイントの一番のメリットとして、ワードやエクセルに比べてデザインの自由度が高いことがあります。
そのため画像と文字の配置も思うように細かな指定ができ、操作自体もサクサクと行えるでしょう。
フォントは「ゴシック体」など可視性に長けたものを選びます。あまり特徴的なフォントを使ってしまうと、読みにくいと感じられてしまうので注意してください。
文字サイズも大き過ぎず小さ過ぎないサイズを設定するために、一度使用予定の方法（印刷・スライドショーなど）で実際に確認してみてから作業を進めると良いです。
パワーポイントの資料は1ページ内で納めることが理想的とされていませんので、レイアウトは複数ページのデザインも考えた上で見やすいようにします。
多少の余白が必要であるため、無理に情報を詰め込み過ぎたり、2ページ分の文量のある内容を1ページに詰め込むとうなことは避けてください。
また、色を使って重要点を目立たせれば、企画書のポイントが分かりやすくなります。
しかし、あまり複数のカラーを使ったり、カラーをつける部分が多すぎたりすると、重要なポイントが分かりにくくなってしまうので、使用するカラーは3色までが良いでしょう。
「最重要ポイントは赤・2番目に重要なポイントは青アンダーライン」など、企画書全体でカラーのルールを自分の中で設定すると、読む相手に伝わりやすい表現が出来るようになります。
完成後に白黒印刷をされた場合のことも考え、薄い色は使わないようにしてください。
ポイント４ グラフ、写真、図の効果的な使い方
パワーポイントで作成する企画書にはグラフ・写真・図が挿入しやすく、配置も自由に行えます。
同じ内容を伝えるとしても「A10%、B30％、C5％、D5％、E40％、F10％」という文章よりも、円グラフなどを用いた方が、読む相手に簡単に情報を伝えられるでしょう。
また、テキストだけでは伝わりにくい作業工程なども図や写真を使って分かりやすく説明することが出来ます。
グラフ・写真・図があるだけで企画書全体のデザイン性が上がるため、つい見栄えのためだけに活用してしまう方もいますが、内容が適していない写真や図は、企画書を分かりにくいものにしてしまいます。またカラフル過ぎる・凝り過ぎたグラフも必要ありません。
企画書の内容に適しており、企画書をより分かりやすいものに出来るグラフ・写真・図を使うようにしてください。
文字のカラーを選ぶ時と同様に、白黒印刷された場合も考慮して画像選びが出来ると良いです。
おすすめのテンプレートサイト
企画書のテンプレートはインターネットで手に入れることも出来ます。
お気に入りのテンプレートがあれば、ぜひ利用してみましょう。
bizocean
bizoceanでは、50種類以上の企画書テンプレートが用意されており、用途別に使いやすいスタイルを探すことが出来ます。パワーポイント以外にも多くのファイル形式に対応しているという特徴もあるため、多くの利用者がいるようです。
https://www.bizocean.jp/doc/category/22/
Microsoft
Microsoftでは、デザイン性の高いパワーポイントの企画書テンプレートが配布されています。とても無料とは思えない完成度なので、短時間で手の込んだ印象を持たれる企画書が作成出来るでしょう。
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/template/result.aspx?id=13276
テンプレートBANK
パワーポイントの企画書テンプレートを豊富に配布しているテンプレートBANKではカテゴリ別にテンプレートが分けられているため、自分が求めているテンプレートが見つけやすいという特徴があります。
企画の種類ごとにテンプレートを使い分けることも可能です。
https://www.templatebank.com/category/proposal-templates
まとめ
企画書の基本的な意味と、パワーポイントを使って企画書を作成する時のポイントを紹介いたしました。
パワーポイントはデザインの自由度が高いため、慣れれば思うようなデザインの企画書を作成出来るようになります。
テンプレートを活用したり、参考にしたりしながら優れた企画書を作成して、自分のアイデアをアピール出来るようにしましょう。