議事録は会議に欠かせないものであり、仕事に慣れさせるために新入社員に任されることが多いようです。
議事録を「ただ会議の内容を書き残せばよい」と勘違いしている人もいるようですが、実際には非常に奥が深いものであり、効率よく作業を進めなくては議事録としての役割を果たせなくなってしまいます。
この記事では議事録の書き方のポイントやすぐに使えるテンプレートを紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。
議事録とは
議事録とは「会議の内容を文章に書き残したもの」ですが、会議中の発言を全て文章にすればよいというわけではありません。なぜなら会議の最中には雑談や、何度も同じ内容が繰り返されることがあるためです。
つまり、分かりやすい議事録を作成するためには会議中の情報の中から不必要な部分を省き、必要な情報だけを的確にまとめる必要があるということです。
優れた議事録があれば、会議に参加していたかどうかに関係なく、多くの人がその会議の内容を正確に把握出来るようになるでしょう。
議事録を利用することで、口頭で会議の内容を説明するよりもずっと効率よく正確に決定事項などを関係者全員に周知出来るのです。
議事録の目的
議事録を作成する目的にはどのようなものがあるのでしょうか？議事録の目的を把握することで、より優れた議事録が作成出来るようになりますので、ここでは議事録の目的について説明します。
１ 会議の内容を議事録を読んだ相手に知らせる
議事録は会議に参加してない関係者に会議の内容を周知するために作られます。
また、会議に参加したメンバーの中でも記憶ミスや理解不足が発生するおそれがありますので、会議の備忘録としても活用されるでしょう。
２ 会議での決定事項や承認者を明確にする
議事録には会議中に決定されたことを誰が承認したのか？その承認に至った経緯の他にも、会議中に誰がどのような発言をしたかどうかの記録を残します。
そのため、会議中に「言った・言わない」というトラブルを防ぐことが出来るでしょう。議事録は会議で決定された事項の証拠資料でもあるということです。
３ 決定された内容・担当者・期限を分かりやすくする
議事録で決定した事項に対して、その内容・担当者・期限を明確にします。口頭だけでは曖昧になってしまう期限や予算なども、議事録に残すことで明らかになるのです。
４ 次の会議に課題をつなげる
会議中に課題が認識された場合に、会議の中で改善案が提案され、次の会議までにその結果を確認することもありますし、改善案を次の会議に持ち越す場合もあるでしょう。
議事録は、次回の会議に向けての課題・確認事項を書き残し、会議同士をつなぐ役割も持っています。
長期的な経過観察が必要な事柄などは、議事録を通して経過を記録することが出来るのです。
議事録の書き方とポイント
議事録は複数の人が読むものであり、分かりやすいものを作成しなくてはいけません。
ここでは議事録の書き方とポイントについて説明しましょう。ポイントを覚えておけば、誰でも簡単に優れた議事録が作成出来るようになります。
１ 議事録用にメモを作成する
どんなに短い会議でも、その会議の内容を正確に記憶することは出来ませんので、議事録の作成を想定してメモを作成するようにしましょう。
発言内容を記載する時には、必ず発言者もメモすることを忘れないようにしてください。
また、メモを取る段階で、情報の取捨選択をする必要はありません。メモの段階では出来るだけ多くの情報を書き残し、必要のない情報は最後に省けばよいでしょう。
パソコンか手書きかについては自分の使いやすいものを選択するようにします。中には会議の内容を録音して議事録にする方もいるようですが、録音を聞き直す手間がかかりますので、あまりおすすめ出来ません。
２ 読み手のことを考えた文章を作成する
議事録は複数の人が読むものですし、長期的に保管された上で読み返されることもあります。
そのため議事録を作成する時には、読む相手に分かりやすい文章を書けるように配慮した文章を作成する必要があるのです。議事録は基本的にテキストが主体になりますので、重要な事項を分かりやすく強調し、見やすく美しいデザインになるようにしましょう。
冗長表現を避けて箇条書きを取り入れたりする工夫をして、簡潔で分かりやすい表現が出来るようにしてください。
３ 必要であれば会議終了後に質問・確認をする
会議内容や発言内容に自分の理解が不足している点があれば、議事録を作成する前に担当者や関係者に直接質問し、疑問点を明確にしておきます。
理解が不足している状態のままでは、分かりやすい議事録が作成出来ません。会議の内容を十分に内容を理解した上で議事録が作成出来るようにしてください。
４ 議事録は会議終了後24時間以内に作成する
人間の記憶力には限界がありますので、議事録を作成するためにどんなに細かくメモを用意したとしても、記憶が鮮明なうちに議事録を作成することがおすすめです。
一般的には「議事録の作成は会議終了後24時間以内がよい」という目安があります。
なるべく早く議事録の作成が出来るように、会議が始まる前に開催日時や議題などの事前にわかることを入力しておくのもよいでしょう。
早い段階で議事録が共有出来れば、会議に参加出来なかったメンバーにもへの周知も短時間でスムーズに行えるようになります。
５W１Hと書き留める内容
分かりやすい議事録を作成するためには、5W1Hを意識した文章を書くようにしましょう。
- When：いつ（会議の日程や時間）
- Where：どこで（会議が行われた場所）
- Who：誰が（会議の参加者）
- What：何を（議題）
- Why：なぜ（会議の目的）
- How：どのように（会議の開催方法）
この5W1Hを押さえた議事録であれば効率よく議事録が作成でき、記入漏れが発生することはありません。
すぐに使える議事録のテンプレート
効率よく短い時間で優れた議事録を作成するために、議事録にはテンプレートを利用するとよいです。
ここではどのような会議にも活用しやすいテンプレートを紹介しましょう。
【会議の目的】
会議の議題や目的を記載します。
複数ある場合には箇条書きにするとよいでしょう。
【日時】
会議の開催日時を記載します。
【場所】
会議の開催場所を記載します。
社内の場合は会議室名を記載し、社外の場合は場所を記載してください。
【出席者】
会議の出席者を記載します。
顧客が参加している場合には敬称を忘れないようにしましょう。
記載順は役職上位の方から並べるようにして、自分は末尾に位置付けます。
【議事内容】
時系列または議題別に分けて記載します。
簡潔かつ記載漏れのないように注意しましょう。
【会議の決定事項】
会議の決定事項や決められた計画の担当者、期限を記載します。
議事録の最も重要な部分ですので、抜け落ちのないようにしてください。
【懸念事項や課題など】
会議の中で見えた懸念事項や課題を記載します。
改善案が会議中に浮かばなかった場合は、次の会議まで持ち越される場合もあるでしょう。
議事録に記載することで次回の会議で話すべき事柄が明確になります。
【補足】
補足事項があれば記載します。
【参考資料】
会議で使用した資料を添付するか、保存先を記載します。
まとめ
議事録を作成する時のポイントや、すぐに利用出来るテンプレートを紹介いたしました。
初めは難しいと感じてしまうかもしれませんが、使いやすいテンプレートを利用しポイントさえ押さえておけば、すぐに効率よく議事録が作成出来るようになるでしょう。