議事録の書き方の基本｜まとめ方のポイントを事例で解説

議事録は「会議の内容を文章に書き残したもの」のことですが「ただ会議の内容を文字にしたもの」と考えていはいけません。

会議に参加したかどうかに限らず、議事録を読むことで会議の内容が十分に理解出来るようにする必要があるのです。この記事では、議事録作成をする時に理解しておくべきポイントや、議事録の書き方について分かりやすく説明しましょう。

議事録の必要性

議事録を読めば、会議に参加していない人でも会議の内容・決定事項などが分かりますし、会議の参加者にとっては備忘録となります。

そして文字として会議の内容が残るため、「言った・言わない」でトラブルにつながることもなく、「誰がどのような経緯で、何を決定したのか」が明確となり、多くの人に周知出来るのです。

その他にも議事録作成には下記のような効果と目的があります。

逆に考えると、議事録がなければ会議の決定事項が曖昧になってしまうおそれがあり、会議を開催した意味がなくなってしまう可能性もあるのです。

つまり、議事録は会議に欠かせないものだといえるでしょう。

議事録の形式

議事録には大きく分けて要約形式・会話形式の2種類があり、議事録を作成する会議の内容によって形式を使い分ける必要があります。

ここでは、それぞれの形式の特徴や、使い分けの方法を説明しましょう。

会話形式の議事録

会話形式の議事録は、その名前通り会議中の会話を時系列に記録するもので、会議中にどのような流れで決定事項につながったのかが分かりやすいです。

誰が何を発言したかが細かく記録されるので、会議の雰囲気も伝わりやすいでしょう。

しかし、会話のやりとりの記録がメインになりますので会議の決定事項や重要な要素が伝わりにくいというデメリットがあります。

もし会話形式の議事録を作成するのなら、会議中の会話全てを文字にしてしまうと、より一層分かりにくい議事録になってしまうので、文型を整える・話し言葉を直すなどの工夫が必要です。

議事録作成自体にも多くの時間が必要となり、非効率であるともいえるため、最近はあまり利用される機会が減少している形式ですが、質疑応答の多い会議などでは使いやすいこともあるでしょう。

要約形式の議事録

要約形式の議事録は多くの会議で利用しやすい形式で、会議の内容を整理して簡潔にまとめたものです。

会話形式の議事録と違い、その内容は時系列である必要はなく、箇条書きなどを用いて分かりやすく会議の内容をまとめます。

要約形式の議事録なら、会議の決定事項や重要な点が議事録を読む相手に伝えやすいでしょう。

そのため、要約形式は多くの企業で採用されている議事録作成の形式です。

メモを取る際のポイント

どんなに短い会議でも人間の記憶には限界がありますので、議事録作成には会議中にメモを作成しなくてはいけません。

誰がした発言かを含めて、可能な限り全ての内容を書き残せるようにしてください。

その際には、自分の意見や主観に左右されないメモが書けるように注意します。

また会議中の雑談・余談の中にも会議の内容に関係するものがありますので、会議中の発言には全て耳を傾ける必要があります。

メモの形式は手書き・デジタルのどちらでも構いません。自分が使いやすいメモを作成出来るようにしましょう。

初めは何をメモするべきか分からないこともあるかもしれませんが、回数をこなすうちに効率よくメモが作成でき、議事録作成の労力を減らせるようになります。

議事録のまとめ方

議事録は会議の内容を正確に文章にする必要があり、読む相手に分かりやすいものでなくてはいけません。

ただ会議の内容を文字にしただけでは正しい議事録とはいえないのです。

ここからは、具体的な会議の内容を利用して、どうすれば議事録としてまとめられるのかを説明しましょう。

議事録作成のスキルが身につけば、今後の報告書作成や日報作成などにも応用可能な内容です。

発言の参考例とまとめ方

会議中にあった下記の発言を議事録にまとめるまでの流れを見てみましょう。

この会話を、そのまま文字にすると長い文章になってしまいます。しかし、議事録で重要なのは決定事項なので、上記の発言を簡潔にまとめてみましょう。

・関東圏でのA商品販促イベント案・開催場所を検討中（A社員）
・A商品販促イベントは他の支店と連携したうえで全国で開催するべき、3月末までに提案をしてほしい（B係長）
・全国での開催という方針でA商品販促イベント案を3月末までに提案約束（A社員）

次に、先ほど簡潔にまとめた文章を議事録にしてみます。

議事録の例として記載しますので、上記の部分がどのように記載されたかを確認してください。

これはほんの一例ですが、会議でのやりとりが非常に簡潔にまとまり、分かりやすくなったと思います。

このように、会話の中から重要なポイントを探し出して簡潔にまとめることで、読む相手に伝わりやすい議事録が作成出来るのです。

文字起こしツールの活用

議事録の作成にはメモが欠かせないことをお伝えいたしましたが、会議のスピードが早い、発表が多いなどの理由で、会議中にメモが追いつかないこともあります。また、メモに集中しすぎて会議の内容が頭に入ってこない問題も起こり得ます。そのような時に、文字起こしツールを活用すればどのような会議でも、会議に集中しながら議事録を作成出来るでしょう。

文字起こしツールの具体的な機能は下記になります。

文字起こしツール使えば、議事録作成にかかっていた手間を大幅に削減出来ます。しかし、文字起こしツールを利用しているからといってツールに議事録を任せっきりにするのは避けるべきです。文字起こしツールと並行してメモや録音などを導入しておけば、万が一ツールに不具合があった時にもバックアップデータとして利用出来るでしょう。

まとめ

分かりやすい議事録を作成するための書き方についてまとめました。

議事録は作成すれば良いというものではなく、誰が読んでも分かりやすい仕上がりにしなくてはいけません。

より多くの人に会議の決定事項をしっかりと伝えられるよう、優れた議事録を作りましょう。