会社に勤めていると日報の他に週報の提出を指示されることがあると思いますが、日報と週報の違いを知らないという方が多いようです。この記事では、日報と週報の違いを説明し、週報についての知識をより深めたいと思います。
具体的な週報の書き方や、週報作成時の注意点も紹介いたしますので、これから週報を作成する必要があるのなら、ぜひ参考にしてください。
日報と週報の違い
まず、日報と週報は報告する単位が1日単位・1週間単位で変わりますが、2つの違いはそれだけではありません。
日報は1日に行った業務を時間刻みで細かく報告するものであるのに対し、週報は毎日実施した業務を整理した上で大まかに1週間単位でまとめたものです。
そのため、一般的に週報では日報のように業務内容の詳細までは記載しませんし、中期的な目標を設定して目標の達成度を評価することが多いです。
日報を1週間分つなげたものが週報と考えるのは間違いであり、週報を分割して日報にすることも出来ません。日報と週報の両方を提出する企業も多いので、この2つ違いを「期間だけ」だと思わないようにしましょう。
週報の目的
週報は何のために作成されるのでしょうか？ここでは週報作成の目的についてまとめました。週報を作成する目的を理解すれば、より優れた週報を作成出来るようになるでしょう。
業務の進捗を上司に伝える
週報の一番の目的は、日報と同じく部下の業務を上司が把握するために作成されます。
一般的に、上司は多くのメンバーの業務の進捗を把握しなくてはいけません。週報があれば業務の進捗が予定通りに進んでいるかを短時間で把握することができ、どれかの業務の進捗に遅れがあれば早い段階で対策を考えられるでしょう。
つまり、週報はチーム全体で業務を円滑に進めるために欠かせないものであるということです。
週報がチームや部署内で共有されれば、メンバー同士でも業務の進捗を確認出来るので、お互いに協力し合えるような環境が整えられるともいえます。
業務へのフィードバックをもらう
週報がチームの中で共有されれば、自分では気づくことが出来なかった業務中の課題を、上司や先輩から教わり改善することが可能になります。
早い段階で必要なフィードバックをもらうことで、トラブルを未然に防ぐ・業務の効率化をすることなどが期待出来るのです。
また、上司に疑問や相談があるものの、上司の空き時間が分からないという場合にも、週報を活用すると良いでしょう。週報は部下から一方的に上司に送って完了するものではなく、上司と部下とのコミュニケーションツールでもあることを覚えておいてください。
自分の業務内容を見直す
週報を作成すれば、毎週自分の行った業務を見直せるようになります。そのため、業務を見直して改善点や課題に気づき、自分から業務を良い方向に改善させていくことが出来るのです。
本来であれば自分の業務を客観的な目線で見つめるのは難しいものですが、週報という形で文書化すると、それが可能になるということです。
さらに毎週目標を設定し、週報で目標と結果を記載するようにすれば、設定した目標を意識した働き方が出来るようになるでしょう。目標は毎週週報で成果を報告しますので、難しすぎず簡単すぎないものを選んでください。
考える癖が身に付く
毎週の成果を文書に残す習慣が出来れば、「なんでこの結果になったのか？理由は何か？次はどうしたらよいか？」を考えることが自然に癖になっていきます。
本来はトレーニングを行って身につける能力ですが、週報の作成によって結果分析の能力を養うことが出来るということです。結果分析能力が培われれば、飛躍的に自分を成長させられるでしょう。
週報の例文
週報は毎週作成するものなので、作りやすく伝わりやすい構成でテンプレートを用意しておくと効率よく週報の作成が出来ます。
ここでは週報のテンプレートを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
週報のテンプレート
【先週の目標と結果】
週報にはなるべく数字を利用した定量的な目標を設定し、その目標に対しての結果を記載しましょう。また、その次の週につながる目標を考えておくとよいです。
【業務内容】
日報のように毎日の業務を時間刻みで細かく記載するのではなく、1週間で行った業務を分かりやすくまとめます。形式にルールはなく、業務の内容によって適切な構成は変わりますので、自分の業務が一番伝わりやすいものを考えましょう。
【所感】
この1週間で気がついた業務の課題や、課題に対する改善策を考えます。よい改善策が見つからない場合には相談という形を選んでもよいでしょう。だたの感想になってしまうと、幼稚な文章という印象を与えてしまうおそれがありますので注意してください。
【今週の予定】
次の週の予定を記載します。同時に翌週の目標も考えておくようにします。
週報を書く時のポイント
週報を書く時には知っておくべきポイントがあります。このポイントを理解しておくと、分かりやすい週報が作成出来るようになりますので、ぜひ覚えておきましょう。
１ 具体的な数字を使う
週報を書く時には「たくさん増やす」「多くする」など抽象的な表現を避けて、「○件受注する」「○社訪問する」など具体的な数字を使うようにしましょう。数字を活用すれば目標や成果が明確になり、成果に対する改善策も考えやすくなるのです。
２ 改善策が思い浮かばない時には気づきを記載する
課題に対して最適な改善策が浮かばないこともあると思います。そのような時には、気づきとして週報に記載しましょう。業務に対する「気づき」は会社の財産になり、社内全体の業務改善につながる可能性もあるのです。
３ 提出前に誤字脱字がないかチェックする
週報は他の人に読んでもらうものであることを忘れずに、提出前には必ず誤字脱字がないかのチェックを行い、全体的に読みにくい文章になっていないかもしっかりと見直しましょう。
毎週提出している書類だと思うと、慣れからケアレスミスが生じやすくなりますが、自分の評価対象であることを忘れないようにしてください。
４ 行った業務内容だけを書かないようにする
週報は行った業務内容を書くものだと思っている方の中には、業務の成果に触れず実施した業務のみを記載してしまう方がいます。
そのような週報では上司に業務の成果を伝えることが出来ません。
せっかく週報を作成するのですから、自分が得たこと・自分が成長出来た部分なども上司に伝えられるとよいでしょう。
週報と日報は両方活用した方がよい？
週報と日報にはそれぞれ違ったメリットもあります。
たとえば日報は毎日の細かな業務内容を把握することが出来ますし、週報では中期的な目標と結果を上司に伝えながら自分の成長につなげることも可能です。週報を作成することで日報だけでは見えてこなかった広い視点で自分の業務を見直せるようになるのです。
そのため、日報と週報の2つを業務に取り入れて両方のメリットを得るとよいでしょう。
会社がどちらかの提出しか求めていない場合でも、自主的に日報と週報の両方を作成し活用することをおすすめします。
まとめ
週報を作成する目的と、作成時のポイントについて詳しく紹介いたしました。日報と週報は提出する期間が違うだけでなく、それぞれに違ったメリットがあることが分かったと思います。
自分の業務を見直し、改善させるためにも、優れた週報を作成出来るようになりましょう。