「難しいマニュアル作成が、シンプル・わかりやすい・かわいい に変わった」:IEYASU株式会社 様

導入の目的と効果

業種クラウドサービス・SaaS
導入目的マニュアルの活用と社員のナレッジ共有
課題社内マニュアル作成のハードルの高さと活用
効果1 レシピ化して言語化することで業務の整理と理解につながった
2 全員でレシピを更新していくことでナレッジの活用につながった

マニュアルの活用が課題

一導入を考えた背景について教えてください

川島さん:

これまではExcelのようなスプレッドシートでマニュアルを作成していましたが、新しいメンバーが増えていくたびに、「あのマニュアルはどこにありますか?」という会話が増え、マニュアルがうまく活用されていないという課題が生まれていました。お取引先の会社さんからtoaster teamをご紹介いただいたのがご縁でサービスを利用したところ、マニュアル作成の画面がとても分かりやすく、簡単にレシピが作成できたので、すぐに社内に共有しました。社員も短時間でサービスに慣れ親しみ、今ではすっかりチーム全体にtoaster teamでマニュアル作成することが浸透しています。

シンプルでわかりやすく、かわいいデザインでチームへの導入もスムーズに

一toaster teamのご感想を教えてください

川島さん:

toaster teamの画面やUIがシンプルでわかりやすく、かわいいデザインなので、毎日使っていて心地の良いツールだと感じています。サービス内では「マニュアル」という言葉を使わず、お料理の「レシピ」という名称を採用している点も利用者に難しさや冷たい印象を与えることがなく、「レシピつくっておいてね」と気軽に作成を頼むことができ、チームメンバーの利用率や浸透の速さにつながっていると思います。

ExcelのようなスプレッドシートやWordのようなドキュメント作成ツールではマニュアルをテンポよく作成するテンプレートがないため、マニュアル作成者によってマニュアルの品質にばらつきが生まれてしまいます。toaster teamではあらかじめ用意されたステップを1 , 2, 3, …と順番に伝えたい情報を埋めるだけで、誰でも簡単且つ品質を担保したわかりやすいマニュアル作成できる点を評価しています。
弊社はクラウドサービスの開発・提供をしていることもあり、様々なクラウドサービスを利用していますが、toaster teamはチームのなかで最も速く受け入れられたサービスでしたね。

レシピ化して言語化することで業務の整理とナレッジ共有が可能に

一導入の効果についてはいかがでしょうか?

川島さん:

社内に点在していた業務情報や個々の担当者が得た経験や知識をレシピ化することで、社内の各部門や担当者の業務が言語化され、メンバー自身の中で業務の整理と棚卸しができました。たとえば、セミナー企画担当者の場合、toaster teamでセミナー開催と運営にあたり、まず何を準備しなければならないのかと頭の中で整理しながら言語化し、レシピに順番にまとめることができるため、業務の整理と同時に業務理解がより深まります。また、作成したセミナー開催に関するレシピを他の社員が読むことで、ナレッジの共有や活用ができるようになり、業務の再現性やマルチタスク化が進みました。

 

 

一どのような方々におすすめできますか

川島さん:

クラウドサービスを普段利用している方々であれば、toaster teamは導入したその日からすぐに活用できると思います。弊社では、社員間のコミュニケーションにチャットツールを導入していますが、チャットツールの特性上、やりとりや会話はフローの情報のため、時間の経過とともに流れてしまいがちです。toaster teamでは、レシピとして社内のあらゆる情報をストックできるため、チャットツールとは相性がとてもいい。そのうえ、複雑な操作を必要としないので誰でも利用でき、文書データに囲まれている教育関係者の方々をはじめ、ペーパーワークが中心の業界の皆さんにも、推薦できるサービスだと思います。

(取材 2020年12月)

川島寛貴

代表取締役
2002年電通国際情報サービス入社。2006年「みんなの株式」の立ち上げに携わり、2010年「みんなの外為」の企画から開発・運用に従事。自らの実践を踏まえた説明が好評、雑誌やテレビなどメディアでも取り上げられた。2016年7月、勤怠から日本の働き方を改革し、生産性向上や自分の時間を充実させることを目指し、IEYASU株式会社を創業。無料から始められる勤怠管理システムを提供している。

IEYASU株式会社
URL:https://www.ieyasu.co/company/

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