導入の目的と効果
| 業種 | 社会保険労務士事務所 |
|---|---|
| 導入目的 | 社内ナレッジベースの構築とマニュアルの整備 |
| 課題 | マニュアル作成と運用が社内に定着しなかった |
| 効果 | 1 社員が自発的にマニュアルを作成・共有するようになった |
| 2 クライアント毎に提供しているマニュアルが事業活動に寄与 |
増えない育たない ドキュメント作成ツールによるマニュアル
一導入を考えた背景について教えてください
武久さん：
社会保険労務士は頻繁な法改正への迅速且つ正確な対応が求められるため、ナレッジ共有や運用について課題に感じていました。数年前からWordやGoogleドキュメントなどのドキュメント作成ツールを用いて、ナレッジの作成に取り組んできましたが、マニュアル作成が思いのほか進まず、社内のナレッジベースが構築できませんでした。
また、形式を統一しない環境でそれぞれの担当者がマニュアル作成していたことで、読みにくい、使いにくいというマニュアルが生まれてしまっていました。
社員ひとりひとりの人材教育はもちろん、優秀な社員が健康等の理由で社を一時的に離れなければならない状況が生まれても、その人の代わりに業務が遂行できる経営体制にしたいと考え、そのためにもマニュアルの整備と運用の定着化が必要でした。
一toaster teamのご感想を教えてください
武久さん：
toaster teamを導入後、所員が自発的にマニュアル作成を始めてくれて、マニュアルががどんどん量産されていったことに驚きました。
toaster teamでは、作成したいマニュアルのフローが型化されており、迷わず作成できるため、マニュアル作成のハードルが下がったと思います。
また、画像内に図形や文字を挿入できる画像編集機能を活用することで、画像を使ってて説明するマニュアルの方が製作の負担が低いことも大きな要素だと思います。
ニュースボード機能では、法改正に関するニュースや記事の情報をチームでストック化しながら、社員同士で意見やコメントできる点を期待しています。
クライアント毎に用意したマニュアルが事業拡大に貢献
一導入の効果についてはいかがでしょうか？
武久さん：
顧問先から勤怠管理ツールの操作方法や労務に関するご相談があった際、従来はお電話でご対応しながらご説明していたのですが、toaster teamで作成しマニュアルをクライアント毎に提供することで、短時間で効率よく説明できるようになりました。
従来、お電話やチャットでご説明していたのですが、マニュアルや手順書そのものを共有することで、クライアントが自助解決できるようになったので、業務の効率化と顧客満足度につながっています。
クラウドサービスの提供ベンダーもヘルプページやQ&Aを用意しており、本来それを読んでいただければ解決するはずなんですが、ヘルプページの数が多くて探しにくく、入社などのイベント別に運用手順がまとまっていなかったりと、クライアントが実際に運用するうえでは使いにくい部分もあるんですね。
当社では、この使い方のポイントだけ押さえれば良いというノウハウを押さえ、toaster teamを使って独自のマニュアルを作成しているため、クライアント先にはたいへん好評です。
私自身が率先してクラウドサービスを社内導入しているので、他の所員が使い方などを都度質問に来るため、どうしても時間をとられてしまいがちでした。
toaster teamでマニュアル化しておいたことで、私自身の時間もとられることなく、所員のオンボーディングと事務所全体のレベルアップの実現ができたたことは大きな効果ですね。
誰もが業務を行える体制の構築や社員教育の効率化だけでなく、事務所全体のサービス品質向上や事業拡大の面でも効果が現れつつあります。
生産性という点ではtoaster teamの画像編集機能の活用により、マニュアル作成のスピードが格段と速くなりました。従来、スクリーンショット画像の編集にWindowsに添付されているペイントを使っていたのですが、編集した画像をアップロードしたり、また再編集が必要な際は元の画像を探して、また1から画像編集しなおさないといけませんでした。
toaster teamの画像編集機能は、アップロードした元の画像をワンクリックでテキストや図形を重ねるなどの編集ができることや、何度でも再編集行えるのがマニュアル作成時間の短縮に大きく貢献しています。
一どのような方々におすすめできますか
武久さん：
多くの士業事務所では業務の属人化の課題に直面しています。クライアントはそれぞれ業務対応の進め方が異なるため、それぞれの対応手順やフローが重要です。
それ故、担当者が離退職するとクライアントへの適切な対応が滞るなど、事務所全体の信頼に影響してしまう。持続可能なサービスを提供し続けるためにも、業務マニュアルや手順書を作成・運用し続けることが大切なんですね。
toaster teamはマニュアルや手順書を誰でもかんたんに作成できることから、あらゆる業種にお薦めできますが、税理士、公認会計士、社会保険労務士など、頻繁な法改正への対応が求められる士業事務所の皆さまにはおすすめしたいと思います。
（取材 2020年11月）
武久 亮介
代表社員
2012年、社会保険労務士法人三交会に入社。2015年に社会保険労務士試験に合格し、2016年、代表社員に就任。労務のデジタル化による業務効率化・業務適正化と、法令遵守を共に目指す伴走型の支援を目指したサービス提供に取り組んでいる。
社会保険労務士法人 三交会
設立：1978年
住所：〒870-0128 大分県大分市森1211-1
事業内容：社会保険、労働保険、委託先事業所の事務手続き及び代行等
URL：https://www.sankokai-sr.jp/company/index.html
