みなさまの職場では、このような悩みを抱えていませんか？
・マニュアルや手順書はあるが、最新の資料を共有できていない
・プロジェクトに関する文書の保管場所がばらばら
・文書に不備があるが、スピーディーに指摘・修正できない
・新しく着任した方に対して、セルフで学べる教材を用意したい
社内Wikiは、これらの課題を解決できるツールです。本記事では社内Wikiの解説をした上で、8つの社内Wikiサービスを取り上げ、それぞれの特徴を解説していきます。
社内Wikiとはなにか？
皆さまのなかには、「社内Wikiってなに？」と思われる方もいることでしょう。ここでは社内Wikiを知る予備知識として、「Wikiとはなにか」という点から解説していきます。
Wikiとは、Webページを簡単に作成・編集できる仕組みのこと
「WikiはWikipediaのこと」このようにお考えの方も多いのではないでしょうか。確かにWikipediaはWikiの代表例ですが、だからといって「WikiはWikipediaを活用すること」という意味にはなりません。
Wikiは「Webページを簡単に作成・編集できる仕組み」のことです。Webページを更新する際は、多少なりともHTMLの知識が求められます。一方でWikiはHTMLの知識がない方でも、簡単にWebページを作成・編集することができる点は大きなメリットです。
加えてWikiは、複数人による編集も容易です。本文にリンクを埋め込み、簡単に他の文書へリンクさせることも可能です。
社内Wikiとは、Wikiを使って社内のナレッジを管理するシステムのこと
社内WikiとはWikiの仕組みを使って、社内のナレッジを管理し共有するシステムのことです。使い方は「社内専用のWikipedia」と考えると、イメージしやすいでしょう。
ナレッジにあてはまるならば、どの文書でも社内Wikiを活用できます。マニュアルや手順書、報告書はもちろん、日報や議事録などへの活用も可能です。
社内Wikiのメリット
社内Wikiは、業務にさまざまなメリットをもたらします。ここでは、代表的な3つのメリットについて解説します。
情報を1か所に集約でき、チームメンバーで共有できる
社内Wikiに文書をまとめることで、情報を1か所に集約できる点は大きなメリットです。これにより必要な情報をすぐに見つけ、業務に活かすことができます。
WordやPDF、紙などで文書を作成すると、どうしてもさまざまなタイミングで作られた文書が乱立しがちです。このため、「どれが最新かわからない」といった事態になりかねません。
社内Wikiならば文書を直接編集することで完了しますから、最新の文書へのアクセスが容易となります。加えて、チームメンバーで共有できる点も見逃せないメリットです。このため誰が担当しても正確な対応が行え、貴社の信用を高めます。
チームメンバー全員が更新作業に関与でき、属人化を防げる
社内Wikiは、チームメンバーが更新作業に関与できることも特長の1つです。それぞれのノウハウを簡単に記述できますから、組織知に集約する作業も容易です。必要に応じてコメントも入力できますから、文書の品質向上に役立ちます。
加えて、属人化を防げる点もメリットの1つにあげられます。業務を「社内Wikiに沿って進める」と決めれば、いかに有能なメンバーでもノウハウを独り占めすることが許されなくなります。これによりメンバーの1人が退職や転勤しても、残ったメンバーで問題なく業務を進めることが可能となり、安定した業務の運営に役立てます。
人材の育成にも活用できる
中小企業では、専任の教育担当者を置けない場合も少なくありません。業務を円滑に進めることと同様に、新しく入社した従業員を早く戦力に育てることも重要です。
この点でWikiで作成した文書は、新人などチームメンバーへの教育にも活用できます。時間をかけて教える代わりに、「その文書を読んで、いろいろ試してみて」で済ませることもできるでしょう。組織全体のパフォーマンスを下げずに育成を進められる点も、メリットとして見逃せません。
社内Wikiの効果的な使い方
社内Wikiは、さまざまな場面で活用できます。ここでは社内Wikiの効果的な使い方を3つ取り上げ、どのように使えるか解説していきます。
マニュアルや手順書の作成
マニュアルや手順書は、その業務に関わる人が共通して使う文書です。利用する方すべてが、最新で正確な文書にすぐアクセスできなければなりません。加えて、更新が容易にできることも重要です。
社内Wikiなら、誰でも簡単にマニュアルや手順書を更新できます。組織知を活用してメンバーのレベルアップを図れるとともに、他社に対する競争力も高まります。もちろん正しい文書へのアクセスも簡単ですから、ミスも防げます。
プロジェクトに関する文書や議事録、報告書など
プロジェクトに関する文書や議事録、報告書などは、関係するすべての方が同一の文書を確認する必要があります。社内Wikiなら簡単に作成・編集できますから、Wordで作成してアップするよりも楽に感じる方もいるでしょう。
これらの文書は、上司や他のメンバーによるチェックも欠かせません。必要に応じて修正やコメントの入力が簡単にできることも、社内Wikiの優れた点にあげられます。
社内の用語集もWikiの活用が便利
業務では、さまざまな専門用語が使われます。専門用語は必要なときにすぐ調べられることが、業務を円滑に進める上では欠かせません。
社内の用語集も、Wikiの活用で便利に使えます。チームのメンバー全員で追加・更新することで、最新かつ正確な情報に保てます。
社内Wikiの注意点
社内Wikiを業務で有効に活用するには、注意すべき点もあります。ここでは2つのポイントを取り上げ、それぞれ解説していきます。
社内Wikiが使われる環境をつくる
いくらよい仕組みでも、使われなければ意味がありません。そのため業務において、積極的に社内Wikiが使われる環境をつくることが重要です。従業員に対して社内Wikiの存在はもちろん、「私でも簡単に使えそう」と思ってもらえるよう工夫しましょう。
また最初の数記事は、なかなか作られないものです。社内Wikiの担当者が率先して記事をつくり、見本や使い方を示すことも重要なポイントです。
管理者を設け、最低限のルールをつくる
社内Wikiを業務で有効に活用するなら、なるべくルールは少ないことが理想です。しかし必要なルールを設けないと、以下の問題が発生するおそれがあります。
・文書の品質がばらばら
・業務に必要な文書が、いつの間にか削除されている
・複数のメンバーどうしで見解の相違があり、同じ箇所の編集が続いている
このような問題を防ぐには、最低限のルールが必要です。あわせて管理者も決めておき、一定の作業には管理者の承認を要するようにするとよいでしょう。
社内Wiki向け8つのツールの機能を比較
社内Wikiは、さまざまなツールを用いて実現できます。一方で各ツールの機能は、同じではありません。ここでは主な8つのツールについて、機能を比較していきます。
toaster team （トースターチーム）
・業務をステップ単位に並べ、順序化して文書を作成できる「ワークフロー機能」を搭載
・Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド、Googleフォーム、Googleマップ、SpeakerDeck、SlideShareなど1900超のコンテンツの埋め込み表示に対応
・画像や動画も挿入できる。また挿入後の画像編集にも対応
・ファイルのアップロードに対応
・コメントに画像も添付できる
・タブレットでもスマートフォンでも作成・更新可能
・チームの用語集の作成も可能
・メンバーのアクセス制限ができるグループ作成が可能
・作成したレシピをタスク化できる「タスク機能」を搭載
Confluence（コンフルエンス）
・動画や画像、表を挿入できる
・文書へのコメントや、共同編集も可能
・Google DriveやSalesforceなど、数百のアプリと連携可能
Dropbox Paper（ドロップボックスペーパー）
・動画やGIF、Googleマップなども、リンクをドロップするだけで簡単に挿入できる
・ボタン1つで、作成した文書がプレゼンテーション資料に
・タスクの割り当てが可能な、タスク管理ツールを搭載
・カレンダーとのリンクも可能
Kibela（キベラ）
・LaTeXの使用で数式を、PlantUMLの使用でUML図を書くことができる
・複数言語もサポート
・Qiita:Teamやesa、DocBaseでまとめた文書を、まるごと移行可能
・1ヶ月間全く利用しなかったユーザーがいた場合は、Kibelaポイントで還元
esa.io（エサ）
・「作成途中」ということを明示して公開できる「WIP機能」を搭載
・「diffのチェックボックス」を活用して、差分を確認しながら編集できる
・記事をスライドショーにできる
・Microsoft TeamsやChatworkなどと連携可能
Scrapbox（スクラップボックス）
・入力内容がリアルタイムで文書化されるため、「投稿」ボタンがない。
・単語を[ ]で囲むだけで、ページ間のリンクが構成される。情報が大量になっても検索しやすい
・ドラッグアンドドロップやコピーペーストで、画像やYouTube動画、Google Mapsの貼り付けが可能
・文書作成画面で直接描画できる
・スマホからも編集可能
・プレゼンテーションモードで、作成済みの文書をそのままプレゼンに使える
DocBase（ドックベース）
・プレビュー画面で、作成した文書がどう見えるかリアルタイムでチェックできる
・どの形式のファイルでもアップロードできる
・外部サービスの埋め込みや、文書の差し込みも可能
・TeX形式で数式も書ける
・文書をスライドとして表示できる
・SlackやChatworkなどと連携可能
・スマートフォンでの利用も可能
NotePM（ノートピーエム）
・ExcelやWord、PDFなどに書かれた内容から全文検索が可能
・誰が文書を見たかチェックできる
・スマホやタブレットでも操作可能
・英語にも対応
金額については、以下の通りとなっています。toaster team、Confluence、Dropbox Paper、Kibelaには、無料で使えるプランが用意されています。
| サービス名 | 1ユーザー当たりの価格（月額） | 無料で使える最大数 |
|---|---|---|
| toaster team | 無料～1,000円（税抜） チーム登録人数によって価格低下 |
10ユーザー |
| Confluence | 無料～1,190円（税抜） | 10ユーザー |
| Dropbox Paper | 無料 | 制限なし |
| Kibela | 無料～1,650円（税込） | 5ユーザー |
| esa.io | 500円（税込） チーム作成後、翌々月末までは無料 |
なし |
| Scrapbox | 1,000円（税抜） 最初の100ページまでは無料で試用可能 |
公開プロジェクトのみ使う場合は無料 |
| DocBase | 195円～1,125円（税抜） 4人の場合が1人当たり1,125円と最大 |
なし |
| NotePM | 250円～900円（税込） 4人の場合が1人当たり900円と最大 |
なし |
社内Wikiでも チームコラボレーションツール「toaster team」をおすすめ
ここまで解説したとおり、社内Wikiはチームの能力を引き出し、業績をアップする上で欠かせないツールです。「これから社内Wikiを使いたい」そう思った方も多いでしょう。
これから社内Wikiを使うなら、toaster teamの活用をおすすめします。toaster teamは以下の特長があり、社内Wikiの作成に適したツールです。
・ブログ感覚で簡単にレシピを作成可能
・ワークフローとレシピの活用で、業務プロセスが可視化でき、属人化を防げる
・文書を複数のメンバーで共同編集し、管理できる
・編集者以外でもコメントをつけ、文書の品質向上に貢献できる
・画像や動画を挿入でき、自由に編集できる
・PCだけでなく、タブレットやスマートフォンでも作成・編集可能
10名までなら、無料プランも使えます。無料プランでもレシピを30件まで作成できますから、事前にいろいろ試せることも魅力です。まずは気軽に試し、その便利さを実感してください。