多くの企業で社内報が発行され、従業員はそこから様々な社内の情報を得ているかと思います。社内報と言えば新聞の形式など紙媒体で発行されるイメージがある方も多いと思いますが、今ではwebサイトやブログなどでも発信されるコンテンツとなっています。
ここでは「社内報」の持つ目的や発行する際の工夫ポイントなどをご紹介したいと思います。
社内報とは
社内報は企業が持っている考えや理念を現場で働く従業員に伝えたり、コミュニケーションの機会を作ったりする手段のひとつです。
社内報の多くは新聞や雑誌のような紙媒体形式で従業員に配布されていますが、特に2020年以降は新型コロナウイルス感染拡大防止のために直接会社に出社することなく、自宅などで働くテレワークが推奨されていることもあり、紙の社内報を受け取る機会が少なくなったり、受け取ること自体が困難になったりするケースが増えています。
そのため社内報は、専用アプリや動画などWEB上で見ることができるものに変更することを検討している企業も増えています。
社内報の目的
そこまでして社内報を作成する意味はあるのか？という疑問が浮かぶかもしれませんが、社内報を発行することには重要な意味があるのです。
社内報が持つ意味をしっかりと確認しておきましょう。
１ 企業の考えを伝え、従業員同士をつなぐコミュニケーションツール
企業の経営理念や経営方針というものは定期的に伝えていかなければ簡単には浸透しません。社内報を利用すれば、企業の歴史や「企業がどこに向かっているのか」といった考えを従業員に伝えることができます。
他にも、部署間の交流が少ない場合や支店が多く簡単に他店とのコミュニケーションがとれない場合などは、社内報で他店の取り組みや従業員を紹介することで、間接的なコミュニケーションをとることができます。他の従業員の活躍を知ることで、前向きに業務に取り組むことができるようになりますので、社内報は重要なコミュニケーションツールなのです。
特にWeb化が進んでいる今は書面より多くの情報を伝えることができますので、社内報が持つ意味は増していると言えるでしょう。
２ 従業員満足度を高め、従業員の意識と行動を変える
社内報の活用は、業務改善などの従業員のより良い行動を促すことにもつながります。
例えば、社内でMVPを受賞した従業員がどんなことをしてMVP受賞に至ったのか、社外研修を受けた従業員がどういったものを吸収し、それをどのように仕事に生かしているのかなどを社内報を通じて具体的に紹介をすることができれば、他の従業員がそれを参考に新たな取り組みや研修への参加の意欲を高め、新たな行動をとるきっかけになるでしょう。
社内報での他の従業員の紹介は、前述したように間接的なコミュニケーションという側面もありますが、他の従業員の活躍を知ることは具体的な行動を起こすモチベーションにもなります。
社内報の工夫すべきポイント
社内報を本物の新聞のように難しい内容で作成してしまったらどうでしょうか。
「つまらなさそうだし、業務に必要とは限らないし、見なくて良いか！」などと読まずに捨てられてしまうかもしれません。社内報に目を通してもらうことができなければ、社内報の目的を果たすことができず、企業の思いを伝えることも従業員間のコミュニケーションをとることもできません。
そのため、社内報を作成する場合には、多くの従業員が毎回読むのが楽しみになるような内容になるようにしなければなりません。
内容が楽しく、そして伝わりやすく読みやすくなるように記事の内容や見せ方に工夫をしていく必要があります。
社内報作成のポイントを紹介しますので、参考に作成を進めていってみてください。
ポイント１ ねらいを明確にする
社内報を読むことで、読者である従業員にどんな影響を与えたいのか、どう変わって欲しいのかなどねらいを明確にしておきましょう。ねらいが明確になれば記事の焦点が絞られるため、伝わりやすく心に残る記事になります。
例えば、他部署の従業員がどんな業務をしているのか、どんな取り組みをしているかということを知ってもらうことにより「他部署に対する理解が深まり、部署の垣根を越えた従業員同士のコミュニケーションを活性化させる」ということをねらいにした、各部署を紹介する企画を進めていくとします。
その企画の中で、社内でMVPを受賞するほどめざましい活躍をした従業員へのインタビューを記事にするのであれば、その従業員の仕事に対する情熱や思いを記事に盛り込みます。それを社内報で公開することにより、これまで知らなかった従業員の思いを知ることができ、間接的なコミュニケーションではありますが、他部署の業務内容や従業員への理解が深まります。
ねらいを事前に明確にしていなければ、ただの各部署の業務内容紹介にとどまってしまう可能性が高くなるでしょう。このようにねらいを明確にすることはとても重要なのです。
ポイント２ 社内報ならではの内容を盛り込む
現在ではテレビだけではなく、パソコンやスマートフォンなど多くのデバイスから情報を得ることができるようになっています。
その中で従業員に社内報を読んでもらうためには、難しい情報だけでなく社内報ならではの内容を盛り込み、楽しい内容にしていくと良いでしょう。例えば、先輩からの具体的なアドバイス、従業員のプライベートな姿、食堂のメニュー紹介や開発秘話、業界のトリビアなど「思わず読みたくなってしまう」内容にすると目を通してもらいやすくなるでしょう。
ポイント３ レイアウトやデザインを統一する
面白くて読みやすい内容になっているとしても文字数が多すぎる、フォントが小さすぎるなど読みづらいものになってしまうと、読む気が無くなってしまいます。
作成する際は行間やスペースを適度に空ける、読みやすい文字量にする、文字の大きさに気をつけるなど読みやすくなる工夫しましょう。
文字ばかりだと読む気を無くすので、写真やイラスト、Webなら動画などを挿入することでさらに読みやすくなるでしょう。
また、デザインは企業のイメージに適したものにすることがおすすめです。
ポイント４ 利用目的に沿ったコンテンツにする
社内報の多くは、企業の考えや方針を伝えて共有したり、従業員の教育や意識改革をしたりするためのコミュニケーションツールとして利用されます。
ただし、社内報はそれぞれの会社が独自に発行するものですので、その利用目的は様々で、愛社精神の育成や企業内の情報共有、自社製品の紹介、自社サービスの認知度上昇など多岐にわたるでしょう。
社内報を作成する場合は、それぞれの利用目的に沿ったコンテンツにしていくことが必要です。
社内報作成を外注・アウトソーシングするメリット
予算の都合などで社内報作成を全て自社で行っている会社も多いかと思います。
しかし、業務量が増えることや同じ人が作ることによって内容がマンネリ化するなどの課題が発生することもあるでしょう。
その場合は外部に制作を委託、外注やアウトソーシングすることも検討しましょう。
社内報作成をアウトソーシングするメリットをご紹介します。
メリット１ 業務効率化
社内報作成を社内で行うということは、広報などの専門の部署を設置していない限り、誰かが他の業務と兼務して企画から取材、制作、印刷などの工程を行う必要があります。
現在、多くの企業では人手不足が叫ばれていますので、そのような状況で負担の多い社内報作成を社内で行うことはあまりおすすめできません。
アウトソーシングすることによって従業員を本来の業務に集中させた方が効率的でしょう。
メリット２ 第三者視点で作成できる
社外の方が作成してくれるので、第三者視点を取り入れることができます。
その効果として、企画の際に社員ではわからない「会社の個性」を見つけてもらうことができたり、「こんなコンテンツがあったら面白いのではないか」などの客観的なアドバイスをもらうことができたりします。
メリット３ 制作のプロに任せられる
アウトソーシング先はその道のプロですので、素人ではわからない表現手法を多数持っています。
アウトソーシングをすることによってさまざまなアイデアと表現手法を用いて、飽きずについ読みたくなる魅力的な社内報を制作することができるでしょう。
まとめ
社内報は、きちんと目的と意味を持っています。
そして、何より重要なのは従業員に読んでもらうことです。読んでもらえない社内報は全く意味を持ちません。
従業員に読んでもらう工夫をして、社内報を有効に活用していきましょう。