なぜあの人は情報共有しないのか?|心理とリスク、対策方法を徹底解説

ビジネスを円滑で効率的に進めるにあたって、社員間でのこまめな情報共有は大切です。にも関わらず、情報共有を怠る上司や部下、同僚に困っているという人も少なくはないでしょう。情報共有をしない人はどのような考えを持っているのでしょうか。また、どう対策を取れば良いのでしょうか。

今回は、情報共有をしない人の心理やその原因と対策についてご紹介します。

情報共有の目的

情報共有は、以下のような目的のために行われており、会社にも社員にも一定のメリットをもたらします。

目的1 業務効率化・生産性向上

情報を積極的に共有すると、多くの社員がより多くの知識を持つようになります。社員全体のスキルが上がりパフォーマンスが高まるため、業務効率化や生産性の向上が期待できます。

また、あらゆるデータを共有することで膨大なデータをもとにしたマーケティングを行えることやトラブルにいち早く対応できることも、情報共有の目的のひとつです。

目的2 ナレッジ共有・蓄積

ナレッジとは、社員や組織が培ってきたノウハウを会社に有益な情報へと体系化したもののことです。ナレッジは、形はないものの、簡単には手に入れることのできない会社の財産です。

各社員や組織が持つナレッジを社内で共有すれば、各社員の知識が増え、会社全体のスキルアップを図ることができます。また、ツールやマニュアルなどを用いてナレッジを蓄積していくことにより、社員は必要な情報を必要な時に手に入れやすくなります。

ツールを用いたナレッジの蓄積は、社員の転職によるナレッジ流出対策にも効果的です。

目的3 社内コミュニケーションの活性化

情報共有は、コミュニケーション手段のひとつです。社員同士が情報共有を活発に行えば、社内のコミュニケーションは活性化されます。

コミュニケーションの活性化は、人間関係の構築や発案力の向上、モチベーションアップに効果的です。情報共有は社員達が協力しながらより良い業務を目指すための基礎となります。

目的4 業務の属人化防止

専門的業務において問題になりやすいのが、業務の属人化です。業務の属人化とは、ある業務を特定の人しか把握していないこと・できないことを指し、これは業務の効率低下を招きます。

日頃から情報共有を活発に行い、その情報を蓄積しておけば、社内のあらゆる業務の情報をいつでも手に入れることが可能になります。情報をもとに誰もが業務を行えるようになるため、属人化を防止できます。

目的5 人材を育成しやすくする

人材育成のために研修をするとなると、コストや手間がかかります。人材不足や繁忙により、先輩社員が十分な指導をしてあげられないこともあるでしょう。

ツールやマニュアルを通して情報の共有と蓄積を行っていれば、人材育成は効率的に行えるようになります。ツールやマニュアルに必要な情報がまとめられていることで、新入社員は自分自身で仕事に対する理解を深めやすく、また既存情報に沿って指導もしやすくなるからです。

情報共有をしないことで起こるリスク

情報共有がきちんと行われていないと、あらゆるトラブルが発生しやすくなります。情報共有をしないことで起こる主なリスクを3つご紹介します。

リスク1 進捗やトラブルの把握・対応が遅れる

情報共有が行われていないと、それぞれの社員が抱えている仕事の状況が、上司にも社員同士にも分かりません。進捗がわからないためフォローができず、また発生したトラブルに対する対応も遅れてしまいます。

進捗やトラブルへの対応の遅れは、納期が遅れたり顧客からの信頼を失ったりと、会社にとって大きな不利益になる可能性があります。

リスク2 業務効率が低下する

情報が共有されていない状況では、業務で疑問が生じた時の解決が遅れます。疑問を解決するには、解決方法を知っている人に聞くしかなく、本人も聞かれた人も業務をストップすることになってしまいます。

業務の属人化も進みやすく、それぞれの社員が自分の業務の知識しか持たなくなるため、業務効率は低下していきます。

リスク3 人間関係が悪化する

情報があるのに共有していないと、「なぜ事前に報告しなかったのか」「知っていたのなら教えてくれればよかったのに」と、社内での人間関係は悪化します。情報が共有されないことにより、仕事のミスやトラブルが起こることもあるでしょう。

情報共有というコミュニケーションが行われない状態では、社員間の信頼関係は築けません。

情報共有をしない人の心理

では、情報共有をしない人はどのような考えを持っているのでしょうか。その心理について見ていきましょう。

心理1「情報共有は必要ない」

情報共有をしない人は、情報共有の必要性を感じていない可能性があります。会社にとっての情報共有の重要性や自身へのメリットを理解できずにいるため、情報共有の優先度を下げてしまっているのです。

積極的な情報共有を促すには、情報共有の重要性やメリットを理解してもらう必要があります。

心理2「情報共有したくない」

情報共有に抵抗を感じていて、あえて情報を共有しないという人もいます。具体的には、情報共有することで、自分だけの有益な情報が他者に知られ評価が下がってしまうと考えたり、ミスやトラブルを咎められたくないと隠したりするケースが考えられます。

情報共有に損や不安を感じないような、仕組みづくりが大切です。

心理3「情報共有が面倒」

単純に情報共有が面倒で情報を共有しない人も多いでしょう。情報共有のプロセスが業務を圧迫している場合、情報共有を行う余裕がなかったり面倒に感じたりして、積極的な情報共有は行われません。

シンプルなプロセスで情報共有を行えれば、面倒で情報共有をしないケースは減るでしょう。

心理4「情報共有しているつもり」

本人は情報共有をしているつもりでも、情報共有に対する認識が他の社員と異なっている場合もあります。情報共有のタイミングや情報共有すべきと捉える基準が異なるためにすれ違いが起き、情報共有していないように感じるのです。

情報共有に対する捉え方の違いはルール作りが曖昧な点に問題があると考えられます。

情報共有をしない心理が生まれる原因

情報共有をしない心理が生まれる原因は、大きく以下のふたつに分けられます。

原因1 情報共有できる仕組みが整っていない

情報共有できる仕組みが整っていないと、情報共有は十分に行われません。情報共有を効率化するツールがないために情報共有のプロセスを面倒に感じたり、情報共有におけるルールが定まっていないために認識の違いが起きたりして、「情報共有しない」という心理が生まれてしまうのです。

原因2 社員の意識に問題がある

「情報を自分だけのものにしたい」「失敗を咎められたくない」という社員の意識が、情報共有しない心理を生んでいることもあります。情報共有を円滑にするためには、全社員に情報共有の重要性を認識してもらわなくてはなりません。また、情報共有した社員自身に対するメリットを設けることで、社員の意識は大きく変わるでしょう。

情報共有をしてもらうための対策方法

情報共有を活性化するために有効な対策を4つご紹介します。

対策1 情報共有の重要性を理解してもらう

社員に積極的な情報共有を促すには、情報共有の重要性を理解してもらうことが必要です。情報共有がもたらす重要性について周知させ、会社だけでなく社員自身にもメリットがあることを知ってもらいましょう。

情報共有のためのマニュアルを作成したり定期的に研修を行ったりして、情報共有の価値について常に全社員が理解している状況を作ることが理想です。

対策2 情報共有のルールを明確化する

全ての社員に活用しやすく効率的な情報共有を行ってもらうためには、情報共有のルールを明確にしておかなくてはなりません。「どんなタイミングで情報共有を行うのか」「どのような方法で情報共有を行うのか」ルールを制定しておけば、情報共有に対する認識の違いはなくなり、情報も管理しやすくなります。

対策3 評価制度を導入する

具体的なメリットは情報共有を活性化させるため、社員の行った情報共有に対する評価制度を導入するのもおすすめです。積極的な情報共有や有益な情報共有に対して評価をつける仕組みを作れば、情報共有に対する社員のモチベーションは上がるでしょう。

この方法は、特に「情報を共有したくない」と考える心理対策に有効です。

対策4 クラウドサービス・アプリなどのツールを導入する

情報共有ツールの導入も、情報共有対策として効果的です。

情報共有ツールは、名前の通り情報共有を円滑にするツールです。マニュアル作成機能やファイル共有機能、コミュニケーション機能など、情報共有に関するあらゆる機能が搭載されています。情報共有ツールを利用すれば、シンプルなプロセスで情報を共有することが可能になります。情報を一元管理でき、検索や蓄積、管理も簡単になります。

ツール導入は、情報共有に対する面倒くささや共有の仕方の違いを排除し、情報のより良い活用に役立ちます。

まとめ

現在では情報共有の重要性が認識され、多くの会社が情報共有の活性化のための試みを続けています。

その一手段としてよく用いられるのが、本文でもご紹介した情報共有ツールやマニュアル作成ツールの導入です。情報共有ツールやマニュアル作成ツールを用いれば、情報共有や蓄積、活用もスムーズに行えるようになります。ツールの利用は、情報共有しない心理の改善にも効果的でしょう。

情報共有がうまくいかないと感じている方は、是非一度、情報共有やマニュアル作成ツールの導入を検討してみてください。

当社はセキュリティ管理体制の強化と継続的な改善を行い、
お客様に安心してご利用いただけるサービスの提供に努めてまいります。

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