今すぐ業務効率化をはじめたい!効果や進め方、メリット、目標設定を解説

企業の利益拡大を目指すにあたって、業務効率化は有効な手段のひとつです。そのため、近年多くの企業で業務効率化が叫ばれるようになりました。しかし、業務効率化はそれぞれの企業に適した方法と手順で行わなくては、成功しません。方法を誤れば、かえって業務が非効率になってしまう可能性もあります。

そこで今回は、業務効率化について、進め方やそのポイントなどを詳しくご紹介しましょう。

業務効率化のメリット

業務効率化とは

業務効率化とは、その名の通り、業務を効率化することです。無駄な業務をなくしたり、よりよい方法に変更したり、新システムを取り入れたりと業務の内容やそのやり方を見直すことで、日々行う業務の効率性を上げていきます。
現在の日本では、企業間の競争が激しいにもかかわらず、労働人口は減少しています。さらに、毎日の残業が当たり前だった一昔前と違い、従業員の労働時間短縮も重要視されるようになりました。このような背景により、総体的に見て企業における人手は不十分になっています。この問題を解決するために、業務効率化は企業にとって大きな課題となっています。

業務効率化のメリットとは

では、業務効率化は具体的に企業へどのようなメリットをもたらすのでしょうか。ここでは代表的なメリットを3点ご紹介しましょう。

1.生産性向上

業務効率化のメリットのひとつに、生産性の向上が挙げられます。
なぜなら、無駄な業務をなくしたり、一部の業務を自動化したりといった業務効率化を推進すれば、従業員は本当に人的リソースが必要な業務に集中することができるためです。すると、従業員のパフォーマンスは向上し、自動化した業務についても正確性が高まるなど、生産性はアップします。これは企業利益の拡大にも繋がります。

2.コスト削減

コスト削減が叶うのも、業務効率化のメリットのひとつです。
無駄な業務や効率の悪い手順は、貴重な人件費を無駄にしてしまいます。しかし、業務効率化により業務を見直し、無駄を省けば、今までその業務にかかっていた人件費をカットすることができます。
また、業務効率化の一環として業務を体系化し共有できるようなシステムを導入すれば、業務の無駄が洗い出しやすくなり、「無駄な業務によるコスト」を監視し続けやすくなります。

3.従業員満足度の向上

業務効率化により、無駄な業務が省かれれば、従業員の負担は軽減されます。すると、業務がストレスなく進められるようになったり、残業がなくなってプライベートの時間を確保しやすくなったりと、従業員の働き方にも変化が及びます。
さらに、業務効率化による生産性向上やコストカットにより企業の利益が拡大すれば、いずれその利益が従業員に還元されることにもなります。給料や手当が増える可能性があります。
このような見返りがあれば、従業員満足度は向上し、定着率はアップ、延いては企業価値の上昇に繋がります。

業務効率化の進め方(手順、ポイント)

企業にとって大きなメリットとなる業務効率化ですが、どのように推進していけばいいのでしょうか。ここでは大まかな手順やポイントをご紹介しましょう。

業務効率化を進める手順

業務効率化は、主に以下のような手順で進めていきます。

①現状の把握、問題の洗い出し

まずは業務の現状と問題点を正確に把握することです。これは事前準備にあたる作業ですが、業務の現状や問題点の改善は業務効率化の目的になり得るため、慎重に実行する必要があります。正確な判断をするためには、現場からの声を聞くことも大切でしょう。

②効率化の対象とする業務の選定

現状と問題点を把握したら、それらを改善するためにはどの業務を効率化すべきか選定していきます。事前準備による情報を参考に選定を行い、データがある場合は「ミス発生率・手戻り率が高い業務」や「所要時間に個人差が大きい業務」などに注目するようにしましょう。

③対象業務の具体的な見直し

対象業務が選定されたら、その業務の具体的な見直し作業に入ります。この見直し作業は、ECRS(※1)に沿って行うことが推奨されます。
また、業務の見直しにあたっては、業務プロセスを編成し直すだけでなく、新技術を活用することも検討しましょう。機械や専用システムを用いれば、より精度の高い業務効率化が叶います。

※1 ECRSとは
業務改善において効果的だとされるプロセス。Eliminate「排除」Combine「結合と分離」Rearrange「入替えと代替」Simplify「簡素化」の頭文字により、こう呼ばれる。

④見直した業務の検証

見直した業務については、業務遂行において問題がないか事前検証した上で、実用に入ります。実用後には、実際のデータを取りながら、「業務効率化は叶っているか」「業務の精度は落ちていないか」などを再度検証し、問題があれば改善に入ります。

業務効率化を進めるにあたってのポイント

業務効率化を進めるためのポイントとしては、以下の2点が挙げられます。

業務効率化の目的を明確に

業務効率化を進めるにあたっては、まず業務効率化を行う目的や目標を明確にしておく必要があります。目的を見失って単体の作業だけを追ってしまうと、目的に沿った根本的な改善は行われません。
目の前の利益を追い求めるのではなく、長期的に物事を見て、「掲げた目的や目標にとって最適な方法は何なのか」という視点で業務効率化を進めることが大切です。

業務効率化の管理部門、管理方法を整備しておく

業務効率化は、一度業務を見直したら完了ではありません。業務や技術は日々進化していくため、有益な業務効率化を行うためには、業務効率化作業を続けていく必要があります。
よって、業務効率化推進後の混乱を避けるためには、事前に業務効率化の管理を行う部署や管理方法などを整備しておくことが絶対です。企業内の推進活動を担う業務効率化推進担当者を決めておくのもひとつでしょう。

業務効率化のアイデア

業務効率化と一言で言っても、その方法はさまざまです。業種によっても企業によっても、適した方法は異なります。
そこでここでは、業務効率化のアイデアとして、業務効率化に有効な4つの方法をご提案しましょう。

1.ナレッジマネジメントの導入

ナレッジマネジメントとは、個人が持つ企業にとって有益な知識や経験などを企業内で共有・活用することです。近年の企業経営において重要視されている経営手法です。
ナレッジマネジメントの具体的な例としては、マニュアル・手順書の整備や企業内データベースの構築、企業内SNSの活用などが挙げられます。そしてこれらは、従業員がナレッジ(知識)を共有するために役立てられます。
積極的なナレッジ共有ができれば、従業員全体のスキルが向上したり、無駄な作業の洗い出しがしやすくなったりといったメリットがあり、業務の効率化が図れます。

2.業務の自動化促進

近年、ツールの進化により、自動化できる業務が増加しています。業務の自動化には、人間が行う業務を簡素化したり、人員を削減したりというメリットがあり、業務効率化に効果的です。RPA(※2)ツールやVBA(※3)ツールを活用すれば、より高度な業務の自動化も可能になります。

※2 RPAとは
Robotic Process Automation。コンピューターを用いた作業の自動化技術。
※3 VBAとは
Visual Basic for Applications。簡易なプログラム記述により複雑な処理の自動化を可能にしたMicrosoft Officeの拡張機能。

3.ITツールの活用

ITツールの業務への活用を進めていくことも、業務効率化を進める方法のひとつです。
例えば、書類をクラウドで管理してペーパーレス化したり、コミュニケーションや会議をオンライン化したり、またプロジェクトやスケジュールをWeb上で確認・共有できるようにしたりといった事が挙げられます。
ITツールの活用は、場所の制限や管理の手間を縮小し、結果的に業務を効率化させます。

4.アウトソーシングの活用

専門スキルのある人間が、専門業務以外の事務業務も行っているとしたら、それは非効率的です。専門スキルがある人間は、その専門業務に打ち込んだ方が、企業にとっての利益となります。
そんな場合に活用したいのが、アウトソーシング(※4)です。必要に応じてアウトソーシングを行い、人的リソースが必要な業務に人材を集中させることができれば、生産性は向上します。人材が不足している現在においては、アウトソーシングの活用は業務効率化の助け舟となるでしょう。

※4 アウトソーシングとは
業務を専門業者へ外注すること

業務効率化のための目標設定について

業務効率化にあたって目標設定は不可欠ですが、その目標設定の方法は業務効率化の成功を左右します。
業務効率化を成功させるためには、以下のようなポイントを意識して目標設定を行いましょう。

  • 企業としての総体的目標を掲げる
  • 各業務における目標を掲げる
  • 具体的で無理のない数字目標を掲げる

目標設定にあたっては、企業としての総体的目標と各業務における部分的目標を掲げておくのが効果的です。総体的目標だけでは具体的な行動が起こしにくく、部分的目標だけでは最終目標を見失ってしまい足並みの揃った業務効率化が行えない可能性があるためです。

また、これらの目標については、「具体的な数字」で「無理のない設定」を行いましょう。無理のある数字目標は従業員のモチベーションを低下させてしまいますが、手の届く数字目標は従業員のモチベーションアップに繋がります。
目標設定は業務効率化の要です。現状をよく把握した上での数字設定が求められます。

まとめ

人材不足の競争社会で健全な経営を維持するにあたって、業務効率化は各企業が可及的速やかに取り組むべき課題です。
業務効率化は簡単に実行できるものではありませんが、ひとつずつ進めていけば着実に効果は現れます。ただし、現状と問題を正確に把握し、自社に合った方法を慎重に見極めるようにしましょう。
また、業務効率化に有効なツールは、数多くリリースされています。必要に応じてツールの導入についても検討し、それらを使用することで、業務効率化作業自体も効率的に行いましょう。