業務プロセスとは、企業で行っている業務の全体の流れを分かりやすくまとめたもののことです。
業務フローが一つの業務の流れに特化しているのに対して、より全体の流れを可視化したものだと考えると良いでしょう。
今ある業務プロセスに問題があれば、その改善を行うことで業務をより効率良く進め生産性を高めることが出来るのです。
この記事では、業務プロセス改善についての基本的な知識と改善の成功事例を紹介いたします。業務プロセス改善を行いたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。
業務プロセス改善とは
業務プロセス改善とは、今ある業務プロセスに関わる人・時間・経費などを見直し、業務フローを含む業務全体を改善することを言います。
業務プロセス改善を行うことで、企業は業務の効率化、経費削減、生産性の向上を可能にするのです。
また、業務プロセス改善は一度行えば良いというものではなく、社会の流れや新しい技術・機械の導入を繰り返しながら、継続的に行う必要があるものです。
常に業務プロセスの見直しが行われることによって、企業は常に最適な方法で業務を進めることが出来るでしょう。
業務プロセス改善の目的
業務プロセス改善の目的は大きく分けて3つあります。その目的をしっかりと理解した上で業務プロセス改善を検討しましょう。
１ 業務時間に必要な時間・人員の削減
「今まで5時間かかっていた業務が4時間に短縮される」「10人必要だった作業が8人で可能になる」
業務プロセス改善を実施して作業の効率が上がると、このような効果が期待出来ます。
作業の生産性が向上したということになるため、コスト削減にもつながるでしょう。特に定型業務の場合はこの成果が明確になります。
２ リスクマネジメント
業務プロセスの中に、人為的なミスが頻繁に発生する恐れがある工程や社員の力量に左右されるような作業が存在していることは、企業にとってリスクを抱えている状態であると言えます。
業務プロセス改善を実施する時には業務全体の可視化が必要であるため、通常埋もれてしまいがちな上記のようなリスクを発見して問題のある業務フローの見直しが出来るのです。
その結果、業務の仕組みが最適化されて業務の属人化が起こりにくくなり、商品やサービスの品質や提供スピードが不安定になるような問題もなくなるでしょう。
属人化がなく最適なフローがある業務は、人員変更や事業拡大などが起こった場合にも柔軟な対応が可能です。
３ 業務のIT化の促進
少子高齢化の影響で今後より労働人口が不足すると予想されている現在は、IT化が可能な業務は機械に任せる、新しいシステムを導入してより業務を効率化させる必要があります。
業務プロセス改善実施時には、最新の機械やシステムの導入をその都度検討することが出来るのです。
既存の機械やシステムに依存し過ぎず、常に新しい情報にアンテナを張った運営をすれば、その他の企業に遅れを取ることはありません。
業務プロセス改善は業務のIT化を促進させ、企業の競争力を高める効果があるということです。
業務プロセス改善の手順
ここからは実際に業務プロセス改善を行う時の手順を説明いたします。どのプロセスも欠かせない手順ですので、一つ一つ丁寧に進めるようにしてください。
①現状分析
最初に現在の業務プロセスを可視化し、現場に改善点がないかを探します。複雑な業務の場合には図などを用いてその流れを分かりやすくしましょう。
業務プロセス改善が初回の場合にはこの手順に多くの時間を必要とする場合もありますが、業務プロセスの可視化を行うことで、業務全体を客観的に見つめ直すことが出来ます。
すでに業務プロセスに問題を見つけているのなら、その問題が発生する原因はどの工程にあるのかを深く掘り下げてください。
適切な現状分析が実施されないままでは、業務プロセス改善を進めることは出来ません。
②業務プロセス改善案の作成
業務プロセスの現状分析を行い改善すべき点を見つけた上で、その問題を改善する方法を考えて具体的な改善案を作成します。
業務プロセス改善案を作成する時には、改善に必要な期間・費用と、改善によって得られる費用効果などを可能な限り数字を用いて明確に提示しましょう。
結果的に業務プロセス改善が成功したとしても、ただ「効率が上がった」ような表現だけでは業務プロセス改善の評価が得にくくなってしまうためです。
「作業時間を30時間削減する」「必要人員を10％削減する」などが業務プロセス改善で得られる効果を提示する良い例です。
また、効果が抽象的な業務プロセス改善案は組織で採用されない恐れもあるでしょう。
③業務プロセス改善
業務プロセス改善案が完成し承諾を得られれば、実際に業務プロセス改善を実施します。
プロセス改善は、初めから大きな改善や高額な導入費用が必要な改善を実施するのではなく、改善の効果が分かりやすい改善から取り組み、経営陣の理解を得るようにすると良いでしょう。
また、改善途中で想定外の問題が見えてくることもあります。必要であれば改善策を修正するなどの柔軟な対応が取れるようにしてください。
④評価
業務プロセス改善が完了したらその改善を評価し、業務プロセスの効果を分かりやすくまとめます。可能な限り数字を用いた表現が出来ると良いでしょう。
残念ながら全ての業務プロセス改善が成功するわけではないため、もし取り組んだ改善策が失敗だった場合にも行ったアクションで得られた知識と経験を社内で共有してください。
業務プロセス改善は継続的に行うものなので、これらの成功事例・失敗事例の両方の情報が企業の資産となります。
業務プロセス改善に成功した事例
ここからは、業務プロセス改善に成功した事例を紹介します。自社で参考に出来るものがあれば、ぜひ取り入れてください。
事例１ ロイヤルホテル
多くのホテルを運営しているロイヤルホテルでは、整理・整頓・清掃・清潔・しつけに重点を置いた5S運動を徹底しました。
具体的には、不要なものの処分・必要なものの置き場を決めて日常的に清掃する仕組みを作る・整えられた職場環境を維持する・決められたことを守るという定義を設けました。
その結果、作業環境が整備されて作業の品質とスピードが上がり、社員に業務効率化を考える習慣が身についたそうです。
作業スピードの計測値は約17％も向上したと発表されています。
事例２ ANA
航空会社ANAでは、業務にiPadを導入してペーパーレス化された職場環境を実現させました。その経費削減効果は4億円と発表されています。
また、空港で実施される荷物預かり業務の機械化を進め、荷物預かりカウンターの人員を約70％も削減させることに成功しています。
iPadの導入はペーパーレス化以外にも、社内の情報共有にも役立っているそうです。
まとめ
業務プロセス改善の基本的な知識と、実際に業務プロセス改善に成功した企業の事例を紹介いたしました。
初めて業務プロセス改善を行う時には、最初のステップである業務プロセスの可視化が一番手間のかかる作業であると言えます。しかし、業務プロセス改善は継続的に繰り返し行っていくものですので、一度業務プロセスの可視化ができれば、以降の改善を行う際にも利用することができます。時間と手間がかかりますが、丁寧に取り組みましょう。
また、業務プロセス改善を行った評価は必ず共有し、その情報を次回の業務プロセス改善に役立ててください。情報共有をスムーズに進めるためには、情報共有ツールの導入も検討してみるといいでしょう。