社内ルールとは？メリットや注意点、就業規則との違いを解説

独自の社内ルールにより、社員のモチベーションアップやスキルアップを図る会社が増えています。社内ルールは、時代やニーズに合った柔軟な決まり事の制定に役立つ経営手段のひとつです。

そこで今回は社内ルールについて、就業規則との違いやメリット・デメリット、制定の注意点など詳しくご紹介しましょう。

社内ルールとは

社内ルールとは、会社独自のルールのことです。仕事の進め方や身だしなみといった行動に関することだけでなく、考え方や意識といったような内面的なことについても定められ、社内のみで適用されるルールとして、社員の遵守が求められます。

社内ルールには、内容がきちんと明文化されているルールも、明文化はされず会社内の暗黙のルールとして扱われているルールも存在します。また、社内ルール自体を取り入れている会社も取り入れていない会社もあります。

社内ルールの有無やその内容、定め方は会社によってさまざまで、社内ルールを取り入れている会社では、会社の目指す方向性に沿った内容のルールが運用されています。

社内ルールと就業規則の違い

社内ルールと混同されやすいものに、就業規則があります。就業規則も、会社独自の決まり事であることに変わりはありませんが、社内ルールと就業規則にはどのような違いがあるのでしょうか。

労働基準法では、就業規則について以下のように定められています。

「常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。」
(労働基準法第89条)

つまり、就業規則の制定は、10人以上の労働者を雇用する会社に、法律で義務付けられているのです。就業規則の内容についても、「始業・終業時刻」「休憩時間」「賃金」等、法律で定められています。

一方の社内ルールは、法律で定められているものではなく、会社が会社の判断で制定するものです。内容も会社が決めるため、会社ごとに大きく異なります。

社内ルールを設けるメリット

前述の通り、社内ルールの制定は法律で定められているわけではありません。
では、なぜ会社は社内ルールを制定するのでしょうか。
その理由は、社内ルールを制定することで得られるメリットがあるためです。ここからは、社内ルールを設けることで期待できるメリットを5つご紹介します。

メリット１　社員全体のレベルアップが叶う

社内ルールは、社員全体のスキルアップに有効です。

社内ルールには業務マニュアルや作業手順書が含まれますが、これらは業務の最適なやり方がまとめられたものです。
マニュアルによる最適なやり方を実践することで、全ての社員は経験の有無に関わらず、高いレベルで業務を進行できるようになります。業務の質やかかる時間なども均一になるので、全体的なレベルアップが期待できるでしょう。

また、社員教育についても社内ルールに則って行うことで、より均質的で効果的な指導が行えます。

メリット２　社員のモチベーションが上がる

社内ルールでは、社員のモチベーションアップのためのルール作りを行いやすいのが特徴です。
例えば、インセンティブなどの評価制度やスキルアップをサポートする制度を社内ルールとして設ければ、業務やスキル習得に対する社員のモチベーションは高まります。

うまく社員のモチベーションを上げられるかどうかはルール次第ですが、目的に合わせた柔軟なルール作りが叶うという点は、社内ルールのメリットでしょう。

メリット３　事故防止

情報漏洩や不正など、会社で起こった事故は、その会社の信頼を損ないます。事故防止対策は、健全な会社経営にとって必須です。社内ルールは、事故防止にも役立ちます。

事故を起こさないための行動や意識などを社内ルールで定め社員に周知しておくことで、事故の抑制効果が得られます。
また、起こってしまった時の対処法についても定めれば、万が一の迅速な対応も期待できます。

メリット４　労働環境の改善

社内ルールは、労働環境の改善にも役立てられます。時流を踏まえ、社員からニーズを吸い上げながらルール制定を行うことで、時代に合った働きやすい環境を作ることができるためです。

社内ルールは比較的柔軟に制定でき、必要に応じた変更もしやすい決まりごとです。そのため、社内ルールの運用と変更を続けていくことで、より良い労働環境を目指すことができます。

メリット５　企業の理念や風土の醸成

社内ルールにおいては、意識や考え方など、内面的なルールも制定されます。
企業理念や方向性に基づいた意識・考え方がルールとして制定され周知されれば、社員間における企業理念や風土の醸成は進みます。これにより、会社と社員が同じ方向性を共有し成長していくことが可能になります。

社内ルールを設けるデメリット

メリットがある一方で、社内ルールの制定は以下のようなデメリットを生む可能性もあります。

デメリット１　ルールが多すぎると凝り固まった組織に

ちょっとした決まり事を作るにあたって社内ルールは便利ですが、ルールを作りすぎてしまうと、その会社はルールに縛られた窮屈な組織になってしまいます。多数のルールによって柔軟性のない凝り固まった組織になれば、従業員の行動が制限されて不満が高まったり、組織においてイノベーションが起こらなくなったりする可能性があります。
このようなデメリットを回避するためには、社内ルールに頼りすぎない姿勢が重要でしょう。

デメリット２　社員の発案力や思考力が低下

社内ルールで何もかもが決められていると、ルールに則って行動するだけになり、社員が自身の頭で考えて行動する機会が減る恐れがあります。考える機会の減少により思考力や発案力が低下すれば、良いアイディアが発生しなくなり、会社は成長できません。

また、「自分で考えなくてもルールに沿ってさえいれば良い」とルールの本来の目的を失念してしまえば、ルール制定による本質的効果が得られなくなる可能性もあります。

社内ルールで定める項目例

就業規則と異なり、社内ルールは、会社が自由に項目を定めることができます。ここでは、社内ルールとして制定される一般的な項目の例をご紹介しましょう。

上記は一般的な項目の一例ですが、会社によっては独自のユニークなルールを制定していることもあります。社内ルールでは、目的はもちろん、会社と社員にマッチしたルール制定が必要です。

社内ルールを制定する際の注意点

社内ルールは、会社の方向性に沿うと同時に、社員が納得する内容にすることが重要です。社内ルール制定においては、以下の点に注意しましょう。

注意点１　自社の理念を整理する

社内ルールは、会社の理念に基づいた内容である必要があります。理念と社内ルールに一貫性がなければ、会社として方向性は定まりません。
よって、ルール制定にあたっては、まず自社の理念を把握し、整理する必要があります。
自社の理念に基づく中核的価値観を明確にし、それを細分化・具体化していくことは、社内ルールの有益な制定方法です。

注意点２　社長やリーダーが独断でつくらない

社内ルールを、社長やリーダーが独断でつくることは、推奨できません。トップの人間が独断で定めたルールには、価値観の押し付けや偏りが生まれ、社員の納得を得られない可能性が高いためです。社員に納得されない社内ルールの運用は、うまくいきません。
より良い社内ルール制定には、社長やリーダーが独断でつくるのではなく、さまざまな立場の社員が参加する形が求められます。

注意点３　特権階級をつくらない

社内ルールは社内の人間全員に適用すべきものです。「社長は守らなくていい」「幹部は適用外」などと、特権階級を定めるような制定はやめましょう。
ルールを守らなくて済む特権階級が存在するルールの運用はうまくいきません。社員の会社に対するエンゲージメントも損ねてしまうでしょう。

まとめ

社内ルールは、うまく活用すれば会社にとっても社員にとっても大きなメリットとなります。特に社員のレベルやモチベーションアップにおいて、社内ルールは有効でしょう。
ただし、社内ルールはデメリットにもなり得るため、ルールに頼りすぎないこと、そして会社と社員に合った内容にすることが大切です。

また、社内ルールは社員に周知してこそ効果を発揮しますが、ルールの共有には情報共有ツールの活用が有効です。場所や時間の制限がなく、情報検索の利便性にも長けた情報共有ツールなら、社内ルールをより効果的でスムーズに社員へ周知させることができるでしょう。
社内ルールと情報共有ツールを活用し、メリットとなるルール制定を目指しましょう。