経費管理を効率化!システム導入の必要性とポイントを解説

経費管理は会社の規模に関わらず全ての企業に必要なことであり、会社の運営に欠かせないものです。しかし、正確でいて細かな作業をしなくてはいけないため、多くの時間がかかってしまいます。

そのため日々その他の業務に追われている多くの方の中には、経費精算処理などの経費管理を後回しにしてしまうことが多いようです。

この記事では、経費精算を効率よく進めるための方法や経費管理システムの導入について説明しましょう。経費管理を短時間で正確に行いたい考えているのなら、ぜひこの記事を参考にしてください。

経費管理とは

経費とは業務を遂行するためにかかった費用のことで、担当している業務によってその内容が変わります。営業なら交通費、旅費、接待交際費などがその例です。

個人が使用する費用以外にも、新商品開発のための研究費、新しい機器を導入するための設備費なども含めて会社から支出するお金は全て経費にあたります。

また、経費管理はその経費を管理することで、ただ経費を記録するだけのことではありません。

経費管理を行うことで会社は経営分析を正確に行い、資金の需要や今後の経営について把握出来るようになるのです。

経費管理の重要性

経費管理は組織にとって、なぜ重要なのでしょうか?ここからは経費管理が会社に与える影響から、経費管理の重要性について説明しましょう。

1 資金の流れを予測する

会社を運営する上では、実際にかかった経費だけでなく、今後どの程度の経費が必要かどうかも把握しておかなくてはいけません。優れた経費管理が出来れば、将来的に必要な経費が予測しやすくなり、計画的な経営活動が進められるようになるでしょう。

特に普段とは違った新事業の開始や新たな設備投資などによって予想外の経費が発生する場合には、この経費管理から得たデータが欠かせないということです。

2 会社の財産を守る

経費で使用する会社の資金は会社の財産なので、その内容を十分に理解、管理できていないままではいけません。

経費管理をしっかりと行えば、会社の財産が無駄に浪費されてしまうようなリスクを防ぐことが出来るのです。

3 正しい経営分析が出来る

経費は会社が利益を生み出すために使われます。当月の経費を当月中に処理して収支を把握することで、正しい経営分析が可能になるでしょう。

使用する経費の使用を極力抑えながら、より利益を確保できるようになれば、商品やサービスの価格の見直し、営業力強化への投資などの検討が可能になります。

正しい経営分析を実施するためには、経費管理が欠かせないということです。

経費管理を行う際の注意点

経費管理は正確に行う必要があるため、たくさんの注意点が存在しています。ここからは経費管理を行うために知っておくべき注意点をお伝えしましょう。

1 経費精算はこまめに実施する

経費管理は経費が発生した後、なるべく早く実施する必要があります。当月の経費が翌月の処理になると、正確な経費管理が毎月毎に行えなくなってしまうためです。

また、当月中であっても経費精算を溜めて一度に行うのはお勧め出来ません。なぜなら申請する量が多いほどケアレスミスが発生する可能性が高くなりますし、経理担当者の負担も増えてしまうでしょう。

組織全体で、経費精算はこまめに実施し申請するという習慣をつけるようにしてください。

2 正確な経費管理を行う

経費管理は細かな金額、仕訳まで間違いがないように気をつけなくてはいけません。1円単位のズレが大きな問題に発展することもあるのです。

経理担当者に修正の手間を掛けないためにも、経費申請に間違いが無いように細心の注意を払いましょう。

毎月何度も行うことなので確認を怠りがちですが、正確な経費申請は自分の評価にもつながるものだと認識した上で経費を申請してください。

3 会社の経費としての妥当性を確認する

時折、会社の経費にはあたらない個人的な支出などが経費として申請されてしまうことがあります。その支出が会社の経費として相応しいものであるかは毎回確認しなくてはいけません。

会社の経費として妥当でないものが認められてしまうと、会社の財産が脅かされてしまうおそれがあるでしょう。

経費管理を効率化する経費管理システム

経費管理システムを導入すると、経費管理が効率よく正確に行えるようになります。

ここからは、経費管理システムについて詳しく紹介していきましょう。

経費管理システムの機能

一般的な経費管理システムに搭載されている機能は下記になります。その他にも、システムによっては独自の機能を搭載しているものもあるため、自社に必要な機能について考えておくと、経費管理システムの選定がしやすくなるでしょう。

①帳簿・伝票入力
現金出納帳や売掛帳などの伝票に簡単に入力出来る機能で、経理に不慣れな方でも簡単に経費の入力が可能になっています。
誰でも効率よく経費を入力出来るための機能が豊富に用意されており、修正なども手軽に行えるでしょう。

②仕訳入力
仕訳入力は難しいと感じてしまう方が多いようですが、経理管理システムには学習機能があるため、ワンタッチで仕訳入力が可能です。

③資金管理
企業では売り上げが当月に入らず、翌月以降に持ち越されることがあります。
そのような時にも運転資金が不足してしまうことのないよう、売掛金・買掛金や経費を把握し、資金繰りの計画を立てられるようになります。

④経営分析
経費管理システムでは、リアルタイムで組織の会計情報が把握可能です。会計情報が可視化されるため、迅速な意思決定につながるでしょう。

⑤予実管理
会社では計画した予算に対して、どの程度の予算を消化したかを把握しなくてはいけません。経費管理システムを導入することで正しい予実管理が出来るのです。

⑥税申告
税申告には毎年非常に多くの労力を必要とします。経費管理システムの税申告機能を活用すれば、経理担当者の負担を軽くすることが可能です。

⑦データの連携
企業の中には仕入管理・購買管理・経費管理の全てを別々のソフトで管理していることがありますが、経費管理システムを使用すればデータの一元化が可能になり、全てのデータ同士を連携させられるようになります。データの連携は使用者側にも運用者側にも大きなメリットになるでしょう。

経費管理システムのメリット

経費管理システムを導入すると、会社は多くのメリットを得られます。

メリット1 経費管理にかかる時間を短縮出来る
経費管理システムを導入すれば、経費管理にかかる時間を大幅に短縮出来ます。
経費の申請者・管理者だけでなく承認者に必要な手間も省くことが可能でしょう。

メリット2 経費管理で発生しやすいミスを防ぐ
経費管理システムを利用することで、経費の申請時に発生しやすいミスを予防し、正確な経費管理が行えるようになります。

メリット3 不正な申請を防止する
不正な経費申請が認められてしまうと、組織の財産が脅かされてしまいます。経費管理システムを利用することで、不正な申請を予防することも出来るのです。

メリット4 全てのデータの一元管理が可能
複数のソフトを利用して経費を管理していると、多くの手間がかかってしまいます。経費管理システムでは経費管理に関わるデータの全てを連携し、一元管理が可能です。

まとめ

経費管理を効率化するための経費管理システムについて紹介いたしました。経費管理は会社にとって欠かせないものであり、今後の経営を左右する重要な存在です。
この記事を参考に、自社の経費管理の方法について最適な判断が出来るようにしましょう。

また、経費管理の効率化には、交通費などの頻度の高い経費申請の方法やミスが多い申請の注意点などをまとめて、社内で共有することも有効でしょう。 いちいち担当者に申請方法を確認したり、申請内容の誤りを指摘し再申請してもらったりすることがなくなり、申請する側も申請内容を確認する側も時間がかからなくなります。 経費管理を効率的に行うのであれば、経費管理のシステムだけでなく、情報共有のためのシステム導入も併せて検討すると良いでしょう。