総務部必見!今すぐ使える「年間スケジュール」と業務一覧

総務の業務は毎月行われる月次業務の他に、年間単位で準備が必要な業務も多いです。

定められた期間に必要な業務を行わなければ、大きな問題になってしまうでしょう。

この記事では、総務部の年間業務スケジュールを紹介します。総務部の業務を理解したいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

目次

総務部の年間業務スケジュールが必要な理由

総務部では年間を通して管理するべき業務が多いことから、以前から年間業務スケジュールを活用している方が多いです。

さらに今では年々業務の多様化が進み、その範囲が広がっていることにより、年間業務スケジュールの役割が大きくなりました。

年間業務スケジュールを利用すれば業務の漏れがなくなり、タスク管理も行いやすくなるのでしょう。

総務業務の月別業務一覧

ここからは総務部の年間スケジュールに活用可能な月別の業務を紹介しましょう。

業種が違う場合にも、総務部に求められる業務は大きく変わりませんので、ぜひ参考にしてください。

1月

お正月休みを終えた1月は多忙な年始業務の開始です。

営業日数が少なく、年賀状の返礼や新年会の準備など1月ならではの業務に追われる中で、年度末である3月末に向けての業務もスタートします。

1月の業務の例

【対社外業務】
・年賀状の返礼(住所録の整理)
・年始回り(来客対応含む)

【対社内業務】
・新年会の準備および開催

【その他】
・社会保険料の納付
・源泉徴収所得税額および特別徴収住民税額の納付
・軽度労働者死傷病報告の提出
・給与支払報告書の提出
・法定調書の提出
・源泉徴収票の提出
・労働保険料の納付
・固定資産税の償却資産に関する申告
・給与所得者の扶養控除等申告書の回収

2月

2月は翌月に迫る期末に向けて十分な準備を行うための月です。目標達成に向けたラストスパートが必要な業務もあるでしょう。

また、新年度に向けて今ある業務規定を見直す時期でもあります。

2月の業務の例

【対社内業務】
・各種業務規定の見直し
・新年度の経費削減対策の検討

【その他】
・社会保険料の納付
・源泉徴収所得税額および特別徴収住民税額の納付
・固定資産税の納付
・消費税の中間申告および納付

3月

3月は多くの企業にとって年度末であり、決算書の作成を行います。

また、今年度の目標達成度合いの把握や来年度への取り組みを始める月でもあり、新年度の人事異動に向けての準備をしておく必要もあるでしょう。

3月の業務の例

【行事】
・春の全国火災予防運動

【対社内業務】
・入社式の準備
・人事異動に向けた準備

【その他】
・社会保険料の納付
・源泉徴収所得税額および特別徴収住民税額の納付
・贈与税の申告および納付
・年度末期限契約の確認と更新
・次年度の介護保険料対象者の確認
・三六協定の更新および届出
・労働保険料の納付

4月

4月は新年度であり、新しい体制・経営方針を遂行するための再構築が必要です。また、多くの時間を新入社員の教育に使います。

6月の株主総会に向けた準備も始めなくてはいけません。

4月の業務の例

【対社外業務】
・株主総会の準備
・ゴールデンウィーク休暇中の社内体制確立

【対社内業務】
・入社式の準備、開催
・新入社員の入社手続き
・新入社員教育の準備および運営
・人事異動の発令
・歓迎会の準備、開催
・ゴールデンウィーク休暇の準備

【その他】
・社会保険料の納付
・源泉徴収所得税額および特別徴収住民税額の納付
・軽度労働者私傷病報告の提出
・決算書類の作成
・源泉徴収票の提出
・固定資産税の納付
・給与支払い報告にかかる給与所得者移動届出書の提出
・雇用保険料免除対象者の確認
・有給休暇の繰越確認

5月

株主総会に向けての本格的な準備が進みます。年始業務が落ち着き、環境整備などに取り組むことが出来る月です。

5月の業務の例

【対社外業務】
・株主総会の準備
・ゴールデンウィーク休暇中の社内体制確立

【対社内業務】
・制服の衣替えの準備
・冷暖房設備のメンテナンスおよび点検

【その他】
・社会保険料の納付
・源泉徴収所得税額および特別徴収住民税額の納付
・3月決算法人の法人税、消費税、地方消費税などの申告および納付
・自動車税の納付
・高齢者及び障害者雇用状況報告書の提出

6月

6月は株主総会の月であり、その準備がメイン業になるでしょう。

株主総会は法的に定められている行事であるだけに、事務手続きや準備に多くの時間が必要です。

6月の業務の例

【行事】
・男女雇用機会均等法月間
・外国人労働者問題啓発月間【対社外業務】
・株主総会の開催
・お中元の準備
・暑中見舞いの準備【対社内業務】
・定期健康診断の実施
・夏季賞与の計算
・夏季休暇時期の検討【その他】
・社会保険料の納付
・源泉徴収所得税額および特別徴収住民税額の納付
・労働保険の年度更新
・固定資産税の納付

7月

細かい法定業務が多い月なので、それぞれの業務の期限に注意する必要があります。

暑さが本格的になってくる季節でもあるため、業種によっては暑さ対策や衛生管理の徹底を行います。

7月の業務の例

【行事】
・全国安全週間【対社外業務】
・新卒採用活動
・お中元の発送
・暑中見舞いの発送【対社内業務】
・オフィス環境、冷房機器の点検
・熱中症対策、衛生管理の徹底【その他】
・社会保険料の納付
・源泉徴収所得税額および特別徴収住民税額の納付
・賞与支払い
・健康保険および厚生年金保険被保険者賞与支払届の提出
・源泉所得税の納付
・軽度労働者死傷病報告の提出
・算定基礎届の提出
・高年齢者雇用状況報告書および障害者雇用状況報告書の提出
・労働保険証の納付
・労働保険の年度更新および納付

8月

お盆の夏季休暇があるため、緊急時の連絡方法などの確認が必要です。

比較的業務の落ち着いている月なので、防犯や防災に対する取り組みを充実させておきましょう。

8月の業務の例

【行事】
・食品衛生月間【対社外業務】
・お中元のお礼状の発送
・採用内定者のフォロー
・夏季休暇中の社内体制確立【対社内業務】
・夏季休暇の予定確認
・防災訓練の準備【その他】
・社会保険料の納付
・源泉徴収所得税額および特別徴収住民税額の納付
・消費税の中間申告と納付

9月

一般的には9月が上半期の最後の月になります。下半期の人事異動に向けての準備が必要です。

9月の業務の例

【対社内業務】
・人事異動に向けた準備
・防災訓練の実施【その他】
・社会保険料の納付
・源泉徴収所得税額および特別徴収住民税額の納付
・厚生年金保険料率の改定

10月

10月は厚生労働省で定めている「全国労働衛生週間」であり、このタイミングで社員のストレスチェックを実施する会社が多いです。

下半期のスタートになるため、決められた年度目標達成に向けて、場合によっては軌道修正も必要でしょう。

10月の業務の例

【行事】
・全国労働衛生週間【対社外業務】
・内定式
・採用者のフォロー【対社内業務】
・定期健康診断の実施
・制服の衣替えの準備
・損害保険、火災保険、自動車保険の見直し【その他】
・社会保険料の納付
・源泉徴収所得税額および特別徴収住民税額の納付
・労働保険料の納付
・軽度労働者死傷病報告の提出
・下半期からの健康保険および厚生年金保険の報酬月額改定の準備

11月

年末の繁忙期に向けてタスクの増えてくる月です。内定者への教育も本格的になってきます。

11月の業務の例

【行事】
・秋の全国火災予防運動【対社外業務】
・お歳暮の準備および発送【対社内業務】
・内定者の教育
・冬季賞与の計算【その他】
・社会保険料の納付
・源泉徴収所得税額および特別徴収住民税額の納付
・3月決算法人の法人税、消費税、地方消費税などの申告および納付
・消費税の中間申告と納付

12月

年末は大掃除や設備点検など整理整頓のタイミングになります。

慌ただしい時期ですが、業務に漏れのないようにしましょう。

12月の業務の例

【対社外業務】
・年賀状の準備および発送
・年末年始の社内体制確立【対社内業務】
・大掃除の実施
・法定保存期間の過ぎた書類の処分
・年末年始休暇の準備【その他】
・社会保険料の納付
・源泉徴収所得税額および特別徴収住民税額の納付
・賞与支払い
・年末調整
・固定資産税の納付

まとめ

総務が対応する年間を通した業務の一覧を紹介いたしました。
この記事を参考に、業務に漏れがないよう自分でアレンジを加えて年間スケジュールを立ててみてください。

また、総務が担当する業務には納税や書類の提出などが数多くありますが、作成の必要がある書類や手順は毎年大きくは変わりません。
書類の作り方や手順をまとめて業務マニュアル化し、毎年の作業をよりラクにする方法も併せて検討できると良いでしょう。

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