プロジェクトの振り返りをきちんと行えれば、組織は成長を続けられるようになります。しかし、振り返りを自主的に行おうとしても、なかなか思った通りに出来るものではありません。何もない状態で振り返りを実施するのは道筋が曖昧で、多くのメンバーにとって分かりにくいものになってしまうためです。この記事では、効率良く振り返りを行う方法であるKPT法について説明しましょう。
振り返りを使って組織を成長させていきたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。
KPT法とは
KPTとは元々システム開発の世界で利用されていた振り返りの手法であり、「Keep：成果があり継続するべきこと」「Problem：問題があり改善するべきこと」「Try：次に取り組むこと・試したいこと」の頭文字を並べたものです。シンプルに言えば、プロジェクト中に「実施したことを振り返る」「実施したことを良い点・悪い点に分ける」「次に取り組むことを考える」ための手法だと言えるでしょう。
とても簡単そうに見えると思いますが、ポイントを押さえてKPTを実施することで、プロジェクトにある課題を見つけ、解決策を検討出来るようになります。KPTの最後のステップである「T：次に取り組むこと」が次回のKPTの中で「K：成果があり継続するべきこと」「問題があり改善するべきこと」のどちらかになり、プロジェクト内で何度もKPTを繰り返します。
この流れを続ければ、より優れた取り組みのみが残っていくというわけです。
KPT法の具体的な進め方
KPTが組織を成長させるために必要な振り返りの手法であることをお伝えしましたが、その進め方についても理解を深めましょう。
①KPT表を作成する
問題点などを書き出す紙やホワイトボードなどのエリアを縦に二分割、右側には「Try」・左側はさらに横に二分割して「Keep」「Problem」と記載します。
これがそれぞれの項目を記載するエリアです。
②Keep：成果があり継続するべきことを書き出す
Keepのエリアに、成果があって継続するべき項目を記載していきます。簡単に言えば「業務中に行って良かったこと」を集めると考えれば良いでしょう。取り組みだけでなく進め方についても評価し、あまり時間をかけずに思いついたことを出していくのがポイントです。
③Problem：問題があり改善するべきことを書き出す
Problemのエリアに、問題があって改善しなくてはいけない内容と、その改善点を書き出します。問題や課題だけでなく、必ず改善点が必要です。「K：成果があり継続すべきること」と同じように、思い浮かんだことどんどん記載していきましょう。
また「K：成果があり継続するべきこと」と「P：問題があり改善するべきこと」は、段階を分けずに同時に実施しても良いです。
④Try：次に取り組むことを決めていく
Tryのステップでは、②③の過程で書き出された「K：成果があり継続するべきこと」「P：問題があり改善するべきこと」の内容を受けて、次にやること・試したいこと・問題や課題の改善策を決定し、書き出します。
これまでのステップでは主観的な意見が集まっていると思いますが、「Try：次に取り組むこと」のステップは客観的な分析を行い、多角的な意見を集めるようにしましょう。また、このステップで決定する「次に取り組むこと」は曖昧な表現ではなく明確なものにします。予定する取り組みが分かりにくいものになると、実践や評価がしづらくなってしまうためです。
⑤再考・整理・実行
最後に、ここまでの内容を再考して整理します。
全ての流れを見直し、漏れや決定事項に主観的な判断が混ざっていいないかを確認してください。こうして正式な「T：次に取り組むこと」が決まったら、実行に移しましょう。実行後にはまたその行動を「K：成果があり継続するべきこと」か「P：問題があり改善するべきこと」に分け、KPTを繰り返します。
上記がKPTの一連の流れになります。
一般的にKPTは付箋に内容を書き出し、ホワイトボードに貼っていくようなスタイルで進められています。その際に使用する付箋やペンの色を変えると、より視覚化しやすくなります。しかし、それではその場にいるメンバーにしか実施したKPTを共有出来ません。
効率良くKPTをメンバー内で共有させるためには、情報共有ツールなどを活用して誰でも簡単に閲覧可能な環境を整えると良いでしょう。
KPT法のメリット
KPTは実施することで多くのメリットを得られるものです。ここからはKPTのメリットについてまとめましょう。
１ 課題を早期発見出来る
KPTを定期的に実施すれば、プロジェクトにある課題を早い段階で見つけて改善策を考えられます。つまり、問題が放置されて大きなトラブルを招く心配がないということです。問題発見後の迅速な対応は優れたチームに欠かせない要素だと言えるでしょう。
２ プロジェクトの状況を共有しチームのコミュニケーションが活性化する
KPTの内容がメンバー内で共有できれば、プロジェクトの状況がKPTに参加していないメンバーにも周知されます。プロジェクト内で実施して良かった点や問題点を知ることで、より良いアイデアや改善案を募れるようになるでしょう。メンバー間のコミュニケーションが活性化し、強いチームワークが生まれやすいというメリットもあり、チーム全体の成長が期待出来ます。
また、普段は「上司の前では発言しにくい」と感じてしまう内容の問題でも、KPTを通せば自由に発言がしやすくなり、リーダーが得られる情報や、改善に取り組める問題が増えるでしょう。
３ プロジェクトを客観的に把握出来る
組織内にいるとプロジェクトの客観視が難しく、凝り固まった考えを持ってしまうことが多いと思います。しかしKPT法を用いれば、客観的な視点でプロジェクトを評価出来るようになり、組織内にいながら多角的なアプローチで提案可能になるのです。
自由な発想が生まれやすい環境が整えられれば、今までない優れたアイデアを手に入れられるでしょう。
４ 失敗をタダで終わりにしない
プロジェクトを進める中で問題が発生するのは仕方がないことですが、失敗が次に活かされ、より大きなトラブルを防ぐことが出来れば、その問題は組織にとって有益であったと言えるでしょう。しかし、実際には多くのメンバーは失敗を隠したがるものです。失敗を報告せずに済ませてしまうと、そのタイミングではトラブルを回避出来たとしても、やがて同じようなトラブルが起こる恐れがあります。
KPTの「P：問題があり改善が必要なこと」のステップで、問題提案を行い、メンバー間で問題を共有して改善策を考えれば、同じような失敗は起きにくくなるのです。
まとめ
KPTの意味やメリット、実際に行う場合の方法について説明いたしました。前述したように、KPTは付箋とホワイトボードを用いて実施されることが多いです。KPTのメリットを最大限に得るためには、チーム全員にKPTの内容を共有すると良いでしょう。それには情報共有ツールなどの効率良く情報共有するためのツールを用いることがお勧めです。
業務にKPTを取り入れ、日常的にプロジェクトの振り返りを行えば、組織全体の成長率を高められるでしょう。