業務のペーパーレス化で何が変わるの?メリット・方法を解説

今までの書類に埋もれるような働き方は徐々に姿を消していき、社会全体がペーパーレス化を進めています。企業によっては現段階でも電子化された書類がメインになっている場合もあるでしょう。

これからペーパーレス化を進めたいと考えている企業の中には、ペーパーレス化に関しての知識が不足している場合もあるようです。

この記事では、ペーパーレス化のメリット・デメリットを分かりやすく説明しますので、ペーパーレス化についての理解を深め導入を検討してください。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは文字通り、紙に印刷して書類を管理するのではなく、紙を使わずに書類を電子化させることを言います。
業務中に考えられる具体例には、下記のようなものがあります。
・FAXを用いていた書類のやりとりをPDFファイルなどを用いてメールでやりとりする
・紙に印刷して回覧をしていた書類を電子データで回覧する
・マニュアルをデータ化し閲覧しやすくする
・日報を上司に紙で提出せずにデータ提出する
・勤怠管理を紙で行わずにクラウド上で管理する
ペーパーレス化されていない組織では何をするにも印刷が必要だったため、ほとんど全ての業務、全社員に影響があると考えてよいでしょう。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレスな働き方が社会的に浸透している理由には、ペーパーレス化には非常に多くのメリットがあるためです。

ここからは、そのメリットを詳しく説明します。

1 業務の効率化が期待出来る

紙に印刷されたデータは検索に非常に多くの時間がかかってしまいますが、電子化されたデータは検索機能を使って簡単に目的のデータを見つけることが出来ます。

今まで必要なデータを探すために消費していた時間を大幅に削減し、業務を効率良く進められるようになるでしょう。データの管理も行いやすくなります。

2 セキュリティの強化

紙で印刷されたデータは、長い年月をかけて劣化していきます。また、人為的ミスによる紛失や盗難などを理由とした情報漏洩の恐れもあるでしょう。

また、災害が発生した時には、全ての重要なデータを失ってしまう可能性も考えておかなくてはいけません。電子化されたデータを十分なセキュリティの元に保管すれば、そのような心配は不要です。

3 テレワークに対応しやすい

新しい働き方として多くの企業でテレワークが浸透しつつありますが、テレワーク時に紙の書類をメインとした働き方では業務を進めることが困難になります。

データが電子化されていれば、どこにいても最新の情報を管理、共有出来るためテレワークや遠方の支店などとの業務もスムーズに進められるのです。

承認の電子化も同時に行うことで、テレワーク中に上司の押印のために出社するような非効率な状態も防げ、出張中などにも必要なデータを簡単に手に入れることが出来ます。

4 書類の収納や管理が必要なくなる

今まで保管に困っていたような膨大な書類を電子化すれば、収納スペースや管理に困らなくなります。

つまりペーパーレスな業務の進め方を導入することで人件費・保管庫の維持費などのコストダウンが可能だということです。会社の資産を膨大な量の書類管理のために使ってしまうような事態も避けられるでしょう。

5 情報共有がしやすい

さまざまな働き方が必要となった多くの企業では情報共有の重要性が高まっていますが、今までのような紙による回覧や口頭での情報共有には限界があります。

電子化されたデータを用いれば、何人もの社員に対して最新の情報をすぐに共有出来るのです。ペーパーレス化は情報共有の浸透にも欠かせない要素であるということです。

6 企業価値の向上

当たり前のことですがペーパーレス化が定着した企業では、印刷のためのコピー用紙の消費量が減ります。印刷にかかっていた費用も含めてコストダウンが期待出来るでしょう。

さらに環境を保護する運動をしている企業として企業価値の向上にも役立つのです。

7 オフィスを整頓された状態に保ちやすい

ペーパーレス化された業務では書類の取扱量が減り、書類に埋もれた状態で働くような状態がなくなります。

そのため最低限の書類のみを管理すれば良くなり、整頓されたオフィスを維持しやすいという効果もあるのです。

ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化のメリットは非常に多いということをお伝えしましたが、メリット以外にデメリットもあることを理解しておかなくてはいけません。

こちらで紹介するデメリットを理解した上で、導入を検討する必要があるでしょう。

1 電子化出来ない書類もある

業務中に使う書類の全てを電子化出来れば良いのですが、中には書類で保管しなくてはいけないものもあります。

法律によって保存期間が定められている書類などは、引き続き原本を保管する必要があるのです。

全ての書類を電子化出来ると考えないようにしてください。

2 導入費用がかかる

長期的に見れば、ペーパーレス化のメリットによるコストダウンにより回収出来る費用と考えるべきですが、多くの企業ではペーパーレス化のための機器やシステムの導入費用が必要です。

現在は豊富な情報共有ツールが流通していますので、そのようなツールを活用してペーパーレス化を進めるのも良いでしょう。

3 社員のITリテラシーの向上が必要

電子化されたデータを扱うためには社員のITリテラシーを事前に向上させておく必要があります。

プライベートでのインターネット使用と同じような気軽な感覚で重要書類を扱ってしまうようでは、情報漏洩などの大きなトラブルにつながる恐れがあるのです。

情報の取り扱いについて、ペーパーレス化を進める前にしっかりとした教育を実施してください。

4 一時的に作業効率が落ちる社員もいる

パソコン機器の操作に慣れていない社員の中には、ペーパーレス化前の方が効率良く作業が出来る場合があり、作業に抵抗を感じる方もいます。

一人でも多くの社員にペーパーレス化のメリットを理解してもらい、効率良く作業を進めてもらうためにも、極力使いやすくシンプルなルールを設けてペーパーレス化を進めるようにすると良いです。

ペーパーレス化が浸透すれば、そのようなデメリットは徐々に減少します。

5 ネットワーク環境の影響を受ける場合がある

ペーパーレス化された働き方では、インターネット障害などの影響を受けることがあります。安定したインターネット環境を整える必要があるということです。

政府が提唱するペーパーレス化

日本は「紙・印鑑文化」という高いハードルがあり、世界的に見てペーパーレス化が遅れていると言われています。

この状況を変えるために、2019年4月1日に施行された「働き方改革」の具体策にはペーパーレス化についての記載項目があり、全ての契約書や領収書を電子化して作成、保存することが可能になりました。

どこにいてもデータの閲覧・作成・編集が可能なペーパーレス化された働き方は、これからの社会に必要不可欠であり、今後もより多くの組織でペーパーレス化が進められていくでしょう。

まとめ

ペーパーレス化についての基本的な知識や、そのメリット・デメリットについて分かりやすく説明いたしました。

働き方の多様化や労働人口の減少の対策として、これからより需要が高まるであろうテレワークには書類をメインとした働き方は出来ません。

いずれペーパーレス化は避けられない状態にあると考え、情報共有ツールなどの活用も検討し、積極的にペーパーレスを進めていく必要があるでしょう。