人材が不足し企業の競争が激化している現在において、業務効率化の重要性は高まっています。業務効率化を進めるには、仕事の無駄を解消することが必要です。そして、業務の「仕組み化」は、仕事の無駄解消のための一手段です。
では、この「仕組み化」とは何なのでしょうか。今回は仕事の無駄を解消する業務の「仕組み化」について、その意味やメリット、方法などを詳しく見ていきましょう。
ムダの正体とは
仕事の無駄を解消して仕組み化を目指す前に、まずは無駄の正体について把握しておきましょう。仕事の無駄は、どのように発生しているのでしょうか。
仕事の無駄の多くは、目的に向かって仕事を進めるための「施策」や「手段」が適切でないことによって発生しています。
例えば、「大量の計算式の答えを出したい」という目的がある時に、「暗算する」という手段を取ることは、無駄の発生に繋がります。時間がかかる上、暗算での計算は正確性にも欠けるためです。この場合、「電卓やコンピューターソフトを使って計算を行う」というのが、正確で時間がかからない最適手段でしょう。
このように、仕事の目的に対して、最適な施策や手段が取られていない場合には、仕事に無駄が生じます。無駄をなくすためには、この具体的な無駄を洗い出し、目的に対する施策や手段の最適化を目指す必要があります。
仕組み化とは
仕事の無駄を無くすためには仕事の仕組み化が有効ですが、そもそもこの「仕組み化」とは何なのでしょうか。
- 仕組み化とは
- 属人性を排除し、いつどこで誰が行っても同じ成果を出せる方法を体系化すること。
再現性の高い仕事の仕組みづくりを行うこと。
仕組み化で重要なのは、「属人化の排除」と「再現性」です。
属人化とは、「ある業務を特定の人しかできない状態」を指す言葉です。仕事の属人化が進んでいる状態にあると、担当者がいなくては仕事が回らず、時間や作業効率において大きな無駄が発生します。仕組み化では、仕事の最適な仕組みをつくることによって属人化を排除し、誰もがその仕事を行える状態を作ります。
また、仕組み化は仕事の再現性も高めます。あらかじめ最適な仕組みがつくられていることによって、人や場所、時間による仕事の成果の差を減らすことができるためです。
先程の例で言うなら、「暗算が得意な人しか計算ができない」という作業の属人化を排除し、「電卓やコンピューターを用いる」仕組みをつくることで「誰がいつどこで計算しても同じ答えを出せる」状態にするのが、仕組み化です。
仕組み化では、各仕事における最適な手段を仕組みに落とし込むことが重要で、多くの場合にコンピューターによる自動化が採用されています。
仕組み化のメリット
ここからは、仕組み化により期待できる2つのメリットについてご説明します。
メリット１ 業務の効率化
最適な仕組み化を行い、適宜コンピューターシステムを導入すれば、業務は効率的になります。仕組み化する前に比べ、仕事の正確性もスピードも格段に向上させられるためです。
仕事を進めるためにもちろん人の手は必要ですが、仕組み化により人の手が不要な部分を自動化すれば、本当に必要な仕事に人員を割くことができます。
このように、正確に仕事を速く進め、有効な人材利用ができることは、仕組み化による業務効率化というメリットです。
メリット２ 仕事の均質化
属人化している業務は、担当者以外では進められず、進めたとしても同じような成果を出せません。また、人の手による仕事は、担当者のその時々の体調やモチベーション、判断によって成果に差が出ます。
しかし、仕組み化によって「誰でもどこでもいつでも」同じ成果を出せる仕組みを整えれば、仕事の質に差が出にくくなります。仕組み化による仕事の均質化は、会社の評価にも繋がるでしょう。
仕組み化を成功させるために把握すべき業務タイプ
仕組み化を行い成功させるためには、まずそれぞれの業務の特性を正確に把握する必要があります。ここでは業務を「感覚型」「選択型」「単純型」の3種に分け、それぞれの型と仕組み化の向き不向きについてご説明します。
仕組み化を目指す際には、自社の業務を下記の3種に分類し、仕組み化すべきかどうかを慎重に判断しましょう。
①感覚型
感覚型の業務とは、「経験や知識による高度な判断力や技術力が求められる業務」のことを指します。
感覚型の業務は、スキルを持った人間の手で行うことに価値がある業務です。高度な判断や技術を要する業務は、マニュアルやコンピューターに落とし込むことが難しく、仕組み化することは困難でしょう。
感覚型の業務について、無理な仕組み化を目指すことは賢明ではありません。感覚型の業務には人材を置いて経験を積ませ、スキルを習得させていくことが大切です。
②選択型
選択型の業務とは、「一定のパターンから選択して進めていく業務」を指します。
選択型の業務は、パターンとして選択方法や選択基準を定めておけば、誰でも作業を行えます。そのため、仕組み化するのは難しくはありません。プログラムによっては、自動化することも可能でしょう。
③単純型
単純型の業務とは、「誰が実施しても同じ成果を出せる業務」を指します。単純作業や繰り返し作業がこれにあたります。
単純型の業務は自動化に向いており、比較的仕組み化しやすい種類の業務です。コンピューターを導入して単純作業や繰り返し作業を任せれば、業務の属人化排除も再現性向上も叶い、貴重な人材と時間を他の業務に充てられます。
仕組み化するための4つのステップ
仕組み化は、以下の4つのステップに沿って進めていく必要があります。
- ステップ１ 見える化
- 業務の実態を、わかりやすく誰もが同じように認識できる状態に具体化すること。
文章や数字で表したり分類したりすること。 - ステップ２ 標準化
- 業務の効率や質にとって最適な方法(手順や仕様、構造など)を統一すること。
誰でも業務を同じ品質で行える標準を決めること。 - ステップ３ マニュアル化
- 業務のノウハウを文章や数字、図などで表し、誰もが理解できる状態にすること。
標準化した内容をマニュアルにすること。 - ステップ４ ツール化
- 自動化可能な業務をコンピューターや機械の作業へと代替すること。
このように、最適な方法を文字として提示し、必要に応じてコンピューターや機械を導入することで、仕組み化は完了します。
各仕事の仕組み化は、上記のようなステップを取り入れ進めていくわけですが、全ての仕事に仕組み化が適しているとは言えません。熟練の職人による技術が必要な仕事や優れた創造性が求められる仕事などは、手作業であることに意味があるため、仕組み化することはできないでしょう。
効果的に仕組み化を進めるためには、「仕組み化すべき仕事」と「仕組み化すべきでない仕事」との見極めが大切です。前章でご紹介したような業務タイプの違いを参考に、適切な見極めを行いましょう。
まとめ
仕組み化は、業務を効率的で均質的にし、必要な人材を必要な場所に配置するために、有効な手段です。ただし、仕組み化すべき業務とすべきでない業務の判断、また仕組み化の手段の検討は、正確にそして慎重に行うようにしましょう。
仕組み化にあたっては、マニュアル化やツール化がひとつのステップですが、あらゆる業務を効率的に仕組み化するには、情報共有ツールやマニュアル作成ツールの導入がおすすめです。これらのツールは業務の見える化やマニュアル化に役立ち、その利便性の高さで仕組み化をサポートします。
ツールの種類によって機能は異なりますが、ツールによって情報を共有しやすくなることは、最適な仕組みづくりとその周知にも役立つでしょう。