マニュアル作成をするときには、テンプレートを活用すれば非常に短い時間でのマニュアル作成が可能になります。また、複数のマニュアルを作成する場合にも、マニュアル同士のスタイルを統一できるのです。
しかし、利用するテンプレートはなんでもよいというわけではありません。応用しやすく、自分の業務に最適なテンプレートを選び、使いこなせるようになりましょう。
この記事では、マニュアル作成のテンプレートの選び方・使い方の他に、おすすめのテンプレートも紹介します。
マニュアルのテンプレートを探しているのなら、ぜひ参考にしてください。
マニュアルのテンプレートにはどんなものがある？
マニュアルのテンプレートは非常に多くの種類がインターネットで配布されており、無料のものも珍しくありません。
どのテンプレートを選ぶべきか迷ってしまうかもしれませんが、それぞれのテンプレートにはどのような違いがあるのでしょうか？
まずはマニュアルのテンプレートの種類について理解を深めましょう。
マニュアルの用途ごとの違い
マニュアルは非常に多くの用途で使用されるため、マニュアルごとにいくつものテンプレートを用意しなくてはいけないと感じるかもしれませんが、用途が違っても同じテンプレートが活用可能な場合もあります。ここでは代表的なマニュアルの用途を紹介しましょう。
業務マニュアル
マニュアルの中でも最も利用用途の多い業務マニュアルは、会社の規模や業務の特性によって作成方法が大きく変わり、一般的には定期的に更新が必要です。
新入社員用・引き継ぎ用など業務ごとに優れたマニュアルがあれば、社内教育もスムーズに進められるようになり、教育内容の偏りも起こりにくくなります。
操作マニュアル
操作マニュアルは何らかの機器やソフトなどの操作方法を説明するためにあります。
画像やイラストが多用されることが主で、一度作成すると更新しないものもあるでしょう。そのため、作成したマニュアルは機器やソフトの変更がない限り、ずっと使用されることになります。
また操作マニュアルは、さまざまなレベルの方がマニュアルを参考に作業を行いますので、対象者を絞らない内容にしなくてはいけません。
ファイル形式ごとの違い
マニュアルのテンプレートは、まずそのテンプレートのファイル形式によって変わります。マニュアルの内容はもちろん、自社で使用しやすいファイル形式も意識しましょう。ここでは、代表的なマニュアルのファイル形式と特徴を説明します。
1. ワード形式
ワードは文書作成に優れたソフトであるため、テキストが中心のマニュアルはワードで作成されることが多いです。
目次の自動作成機能・文書構造の確認や変更が簡単にできるようになっており、作成後にマニュアル全体の構成を変更できるのはワードの特徴です。
2. エクセル形式
表やリストを作成する機能に優れているエクセルは、ワードよりも画像の配置をする自由度が高いという特徴があります。
レイアウトも簡単に変更できるので、多くの方に使用しやすいファイル形式であるといえるでしょう。
3. パワーポイント形式
文字・画像を自由に配置でき、文字の装飾も可能です。
操作方法が覚えやすく、直感的にレイアウトができることからデザイン性の高いマニュアルが作成できるでしょう。
ページごとにデザインを作成できるので、パソコンの画面をスクリーンや液晶画面に映して研修や講習も実施できます。
テンプレートの選び方
マニュアルのテンプレートにはいくつかの種類があることをお伝えいたしました。これだけ豊富な種類のテンプレートがあると、どのテンプレートを利用するべきなのか迷ってしまうこともあるでしょう。
ここでは、マニュアルのテンプレートの選び方を説明します。
作成するマニュアルの用途と内容を考える
用途に最適なマニュアルのテンプレートは、作成するマニュアルを印刷するか・デジタルで使用するか、または液晶やスクリーンに映して説明する機会があるかどうかで最適なファイル形式が変わってきます。
その他にも画像が多いならエクセル形式・テキストがメインならワード形式などの方法で分別することもできるでしょう。
判断が難しいようであれば、社内の類似するマニュアルのファイル形式を参考にしてみるのもおすすめです。
社内のルールに従う
一部の会社では、マニュアルのファイル形式を統一している場合があり、独断でファイル形式を変えることは難しいと思います。
なるべく既存のマニュアルのファイル形式に沿ったものにするか、他のファイル形式の方が適していると感じるのであれば、上司に相談してみるのもよいでしょう。
おすすめのテンプレート
ここからは、具体的に利用しやすいおすすめのテンプレートを紹介しましょう。自分の作りたいマニュアルに最適なテンプレートを見つけてください。
bizocean
「bizocean」では、ワード・エクセル・パワーポイント・PDF・text・Googleドキュメント・Googleスプレッドシートなど非常に多くの種類のファイル形式でマニュアルテンプレートを配布しています。
また、マニュアルの種類も「新人教育マニュアル」「庶務マニュアル」「作業マニュアル」などいくつものスタイルが用意されているため、作成したいと考えているマニュアルに最適なものを選ぶことができるでしょう。
テンプレートは基本的に無料で配布されています。
https://www.bizocean.jp/doc/category/292/
Microsoft
マイクロソフト社ではワード・エクセル・パワーポイントのファイル形式・用途ごとに非常に多くの種類のテンプレートが用意されています。
どのテンプレートもカスタマイズ性・デザイン性が高いので、まるで専門業者に外注したかのようなマニュアルを作成することが可能です。
テンプレートは無料のものとMicrosoft365への加入が必要なものに分かれます。
https://templates.office.com/ja-jp/
マニュアルのテンプレート
「マニュアルのテンプレート」ではそのサイト名の通り、エクセルで作成されたマニュアルのテンプレートを無料で配布しています。
画像が配置しやすいため、操作マニュアルに導入しやすいテンプレートだといえるでしょう。
https://templateexcel.com/blog-entry-963.html
SILAND .JP
「SILAND.JP」ではワードを利用した基本的なマニュアルのテンプレートが無料で配布されています。業務マニュアルにおすすめできるテンプレートです。
使い勝手が良いデザインなので、多くの種類のマニュアルに活用できるテンプレートだといえます。
http://siland.jp/word02/
テンプレートの活用の仕方
おすすめのマニュアルテンプレートを紹介いたしましたが、その活用方法も理解する必要があるでしょう。
ここからは、テンプレートを使用したマニュアルを作成する方法について説明します。
1 簡潔に伝わりやすい言葉で書く
マニュアルは「分かりやすさ」に重きを置かなくてはいけません。回りくどい言い方を避けて簡潔でいて読みやすい文章を心掛けてください。
文章は長文にしすぎず適切な場所で句読点を使い、箇条書きなどを活用すると良いでしょう。
もちろん、誤字や脱字がないよう複数回のチェックも必要です。可能であれば他の担当者にも確認してもらい、客観的な視点でマニュアルに対しての意見をもらいましょう。
2 マニュアルの目的を的確に伝える
全てのマニュアルには目的がありますが、残念ながらその目的が霞んでしまっているマニュアルも存在します。
一つ一つの項目が、どんなに分かりやすい内容のマニュアルでも、マニュアル全体の目的が曖昧なようではマニュアルとして優れているとはいえません。
マニュアルを作成するときには、誰が読んでも何のために作成されたマニュアルであるのかがすぐに分かるような構成を目指しましょう。
3 マニュアルを読む相手のレベルに適している
一般的にマニュアルを作成する担当者は、十分な知識を持っています。その感覚のままマニュアル作りをすると、知識が不足している方にとって内容が難しすぎる仕上がりになってしまうのです。
「誰のためのマニュアルなのか」を意識することは、マニュアル作りに欠かせません。
読む相手の立場に立ったマニュアル作りを行いましょう。
4 読みやすいようデザインの工夫をする
マニュアルは文章だけでなく、デザインやスタイルも見やすいものである必要があります。
マニュアル全体の構成を客観的な視点で確認するだけでなく、文章内に赤字や太字を活用し、文字のサイズも調整するようにしてください。
まとめ
マニュアル作成は最適なテンプレートを活用することで、効率良く作業が進められるようになります。
自分に最適なテンプレートを見つけ、いくつものマニュアルで応用できるようになりましょう。