【製造業・建設業】作業手順書・マニュアル作成のポイント

作業手順書とは、業務を構成するひとつひとつの作業の手順や注意事項を示したものです。業務をうまく進めるために整備され、企業にとっても従業員にとっても重要な役割を果たしています。
作業手順書は多くの企業で整備されていますが、業種によって作業手順書に求めることや作成手順はやや異なります。
そこで今回は、製造業と建設業に着目し、それぞれの業種における作業手順書についてご説明しましょう。

製造業の作業手順書の目的とは

まずは、製造業における作業手順書について見ていきましょう。
製造業における作業手順書は、直接的に製品や生産へと影響する可能性がある重要な書類で、主に以下のような目的で整備されています。

目的1 製品・製造の品質維持

製造業における作業手順書の目的としてまず挙げられるのが、「製品や製造の品質を維持すること」です。
製造業では、製造した製品の質に違いがあってはなりません。また、製造技術および工程の差も、製品や製造効率に影響を与えます。
しかし、作業手順書が整備、運用されていれば、全ての作業者は作業手順書に則って製造作業を行うことになります。すると、製品の質や製造技術、工程の差は生じにくくなります。
作業者が誰であっても、同じ品質、技術、時間で作業を行えるようになることは、作業手順書のメリットであり目的です。

目的2 製造業務の効率化

作業手順書は、製造業務の効率化にも役立ちます。
なぜなら、作業手順書は作成や運用する中で無駄な工程をあぶり出しやすく、効率的な作業手順を完成させやすいためです。無駄のない作業手順書に沿って全ての作業員が作業することで、業務における無駄がなくなれば、製造業務の効率アップが見込めます。
ただし、無駄な作業が盛り込まれていたり、必要な作業が抜けていたりと作業手順書の質が悪ければ、反対に業務効率は低下する恐れがあります。

目的3 ノウハウの蓄積

作業手順書の目的は、目の前の業務に関することだけに留まりません。作業手順書に書かれるノウハウを蓄積し、会社の財産として管理・伝承していくことも、作業手順書を作成するひとつの目的です。
作業手順書に記載される内容は、多くの従業員が培ってきた経験や知識をまとめた、ノウハウという名の財産です。ノウハウは簡単に手に入るものではないので、それを情報として管理・利用していくことは、企業経営にとって大きなメリットとなります。
ただし、有効なノウハウを蓄積していくためには、作業手順書を作成するだけでなく、その後も内容を精査し、随時アップデートを続けていく必要があります。

製造業の作業手順書作成のポイント

次に、製造業における作業手順書作成のポイントを4つご紹介します。作業手順書作成の際には、以下のポイントに加え、実際に作業手順書を読む作業者のことを意識するようにしましょう。

1 目的や現状の問題点を明確化する

作業手順書作成にあたっては、まず作業手順書を作成する目的と現状の問題点を明確化することが求められます。目的に合った内容、また問題を解決できる内容でなければ、作業手順書を整備する意味がないためです。
まずは目的や問題を把握し、作業手順書によってその解決が可能か、どんな内容にするべきかなど、基本となるコンセプトを完成させましょう。
その後の作業は、コンセプトにマッチしているかどうかを考慮しながら進めていきます。

2 誰が見ても理解できる内容にする

作業手順書を実際に利用するのは、現場で働く作業員達です。作業員には老若男女さまざまな人がいると予想されます。そのため、作業手順書は誰が見ても理解できる内容でなければなりません。
よって、専門用語や難しい言い回しなどを作業手順書に用いることは避け、なるべく簡潔でわかりやすい言葉を用いるようにしましょう。
また、必要に応じて専門用語の説明をつけたり、非常時の対応を細かく入れたりすることで、作業手順書の汎用性は高まります。

3 誰もが利用しやすい運用体制を取る

作業手順書作成においては、運用後の利用しやすさも重視しなくてはなりません。内容が良くても利用がしにくければ、作業手順書は活用されなくなってしまいます。
作業手順書の運用には、専用ツールを用いるなどし、実際に利用する作業者が必要な時すぐに利用できるような体制を整えましょう。
また、作業手順書を運用する専用ツールは多くリリースされていますが、それぞれ操作性が異なります。そのため、ツールを導入する際には、各ツールのお試し利用などを活用し、自社にとって使いやすいツールを選択しましょう。

4 運用と改善を続けていく

作業手順書は、一度作成すれば終わりではありません。運用しながら、必要に応じて改善を繰り返していくことが求められます。そうすることで、現状に最適な作業手順書を常に整備しておくことが可能になります。
作業手順書が完成したら、まずは小規模な試運用を行って、必要に応じて改善を加えましょう。その後は本格運用に入り、担当者が常に管理を行なっていくことになります。
そのため、作業手順書作成にあたっては、あらかじめ運用担当者を選定しておく必要もあります。

建設業の作業手順書の目的とは

次に、建設業における作業手順書について見ていきましょう。
建設業における作業手順書は、現場での作業の道標として作られています。建設業という業種には「作業員の安全性」と「建物を利用する人の安全性」が求められるため、建設作業の標準となる作業手順書の内容は、人の命にも直結すると言えるでしょう。
建設業における作業手順書では、以下のような点が重要になります。

  • 法令や社内基準と矛盾しない内容にすること
  • 見やすく、読みやすく、理解しやすいこと(写真や図表を活用した視覚的表現を取り入れる)
  • 作業を担う作業員全員が実行できること
  • 過去に起こった事故・災害の事例における反省や対策が含まれていること

法令や事例を反映させ、誰もが簡単に理解できる内容にすることが、建設業における作業手順書には求められます。

建設業の作業手順書の基本様式

建設業の作業手順書には、基本様式として、以下のような項目を作る必要があります。

  • 作業手順書の基本様式
  • 作業手順書作成日および改定日
  • 作業名
  • 作業内容
  • 作業人員
  • 必要な機械・材料
  • 過去に起こった事故や災害の事例
  • 準備・本作業・後片付けの作業区分
  • 作業手順
  • 作業の急所
  • 予想される災害と危険性・有害性の調査
  • 予想される災害への低減措置と低減措置後の危険性・有害性の調査
  • 低減対策の実施責任者記入欄

(参考:一般財団法人中小建設業特別教育協会HP https://www.tokubetu.or.jp/text_shokuan/part4/text_shokuan4-2.html)

予想される災害の危険性や有害性とその低減措置項目については、作業員や建物を利用する人の安全性に深く関わるため、特に綿密な調査の上での項目作成が求められます。
建設業における作業手順書は、上記項目を基本に、必要に応じた項目を加えて完成されます。

建設業の作業手順書作成手順

ここからは、建設業における作業手順書の作成手順について見ていきましょう。

作業手順書作成手順

建設業における作業手順書は、以下のような手順で作成していくのが一般的です。

手順1 単位作業の洗い出し

建設業の作業は、比較的大きな「まとまり作業」とそれを分解した「構成作業」、さらにそれを分解した「単位作業」から成り立ちます。例えば、「足場の組立解体作業」を「まとまり作業」とすれば、「足場の組立作業」「足場の解体作業」などが「構成作業」、「準備」「搬入」「足場1層目の組立」などが「単位作業」にあたります。
作業手順書作成時には、まず細かな作業である「単位作業」を洗い出すことから始めます。

手順2 単位作業の分解

次に、1で洗い出した単位作業をさらに分解し、単位作業を行うための手順を作成します。例えば、「足場一層目の組立」という単位作業を分解すると、「使用工具の点検」「立ち入り禁止区域の設定」などといったさらに細かな手順が導き出されます。
この作業については、実際に現場で実施されている作業と相違がないよう、現場の職人や責任者との確認を行うことが大切です。

手順3 手順の追加、削除、並び替え、区分

2で導き出した手順について、手順の追加や削除、並び替えなどを行い、作業実施において最適な手順を決定していきます。
決まった手順は、「準備作業」「本作業」「後片付け作業」の3種に区分します。

手順4 急所の記入

安全面・生産面・品質面の観点から、手順ごとの急所(重要点)を検討し、記載していきます。
急所欄は作業の安全性や質を左右する重要なポイントなので、明確な表現を心がけましょう。具体的かつ「〜して」などといった副詞的表現が好ましいです。

手順5 危険性・有害性の評価、対策

過去の事例をもとに作業の危険性や有害性を洗い出して評価し、場合によっては低減措置の実行および作業手順書の変更を行います。

手順6 事故・災害事例の記入

過去に起こった事故や災害の事例を教訓として記載します。

作業手順書作成時のチェックポイント

建設業における作業手順書作成時には、チェックポイントとして、作成内容の以下の5点に対する検討を行ってください。

①単純化できるかどうか手順や設備の変更によって、作業を単純化できる余地はないか
②順番に改善の余地はないか手順の順番は円滑か

より効率化できる順番はないか

③問題のある動作はないか準備に問題はないか

必要なものが必要な場所に用意されているか

④無理のある動作はないか作業員に無理をさせる内容になっていないか

作業を妨げる条件はないか

⑤作業分担に問題はないか作業分担の漏れや不備はないか

異常時の対応も問題なく分担されているか

特に手順の追加や削除、並べ替え時には、上記のポイントを踏まえて作業を行いましょう。

まとめ

作業手順書は、どんな業種にとっても、効率性や安全性向上のために役立ちます。
しかし、作業手順書の作成手順や作成ポイントは、どの業種も同じというわけではありません。特に建設業では、建設業ならではの独自の手順・ポイントによって、作業手順書が作られています。質の高い作業手順書を作成するためには、業種の特性に合った方法や内容の選択が必要なのです。
また、ノウハウが蓄積された作業手順書を、従業員の誰もが利用し業務に生かしていくためには、情報共有ツールの活用が有効です。ツールを用いれば、作業手順書は使いやすく、そして新しい情報も共有されやすくなります。
業種に関わらず、今後の企業経営にとって、情報共有ツール導入の必要性は高いと考えられます。