絶対押さえるべき! 新人教育マニュアルの内容と作成ポイント

新人教育を実施するにあたって取り入れたいのが、新人教育マニュアルです。新人教育マニュアルは、新人教育のサポート手段として活用できるだけではなく、新入社員の意識改革にも役立ちます。
では、新人教育マニュアルにはどのような内容をどのように記載すればよいのでしょうか。
そこで今回は、新人教育マニュアルについて、記載すべき内容や作成のポイントを詳しくご紹介します。

新人教育でするべきこと

 

新人教育は、企業の使命でもあります。新入社員を教育し企業に貢献する人材へと育てることで、企業は優秀な人材を持ち利益を上げることができます。

新人教育は、「新入社員に社会人としての自覚を持たせる」「企業理念やルールを把握させる」「業務遂行の知識・スキルを身に付ける」という3つの事柄をメインに実施されていきます。順に見ていきましょう。

1 新入社員に社会人としての自覚を持たせる

新人教育では、具体的実務をいきなり教えることはあまりありません。企業に入ったばかりの新入社員には、社会人に必要な基礎能力や考え方、マナーなどを教えることから始めます。これにより、新入社員にビジネスにおける振る舞いを習得させることはもちろん、社会人としての自覚を持たせることが、その目的です。

企業に勤める社会人は、学生とは立場が大きく異なります。その違いを理解し、気持ちの切り替えを促すことこそ、新人教育でまず行うべきことです。

2 会社の理念やルールを把握させる

会社の理念やルール、目指す方向性などを把握させることも、新人教育では重要です。
会社の理念や方向性を理解すれば、新入社員は同じ方向へ向かって成長していくことができます。また、自社ルールを知り守ることも、人間関係の構築や不祥事の防止のために必要です。

会社の理念やルールの把握は、実務には直接関係しないとしても、疎かにしてはいけません。これらは会社の成長と存続のために必要なものであり、新入社員を含め全社員に共有されていることが大切です。

3 業務遂行の知識・スキルを身に付ける

具体的な業務遂行のための知識やスキルを教えることも、新人教育で実施すべきことです。仕事の進め方や目的を知り、実務を経験することで、新入社員は一人で業務を遂行できるようになっていきます。

業務遂行の知識やスキルを身に付けるためには、OJT(On-the-Job Training)を通して現場で実務研修を受けるのが一般的です。現場で実務を経験することは、即戦力として活躍できるような知識とスキルの習得に繋がります。

新人教育マニュアルの必要性

新人教育において、マニュアル作成は必須ではありません。
ただし、新人教育にマニュアルを取り入れることは、円滑な新人教育に効果的です。新人教育マニュアル作成自体にはやや手間がかかりますが、マニュアルを整備しておけば、その後の新人教育は効率化できるでしょう。

1 新入社員の自主学習を可能にし、即戦力化を促す

新人教育マニュアルの必要性は、新入社員の即戦力化に有効である点にあります。
新人教育マニュアルに必要事項を記載しておけば、新入社員は自主的に学習し、事前に企業や業務の全体像を把握することができるためです。

もちろん、新人教育マニュアルによって、学習を新入社員任せにするわけではありません。実務の進め方や企業理念などは、きちんと上司や先輩社員から説明する必要があります。しかし、全く業務や企業について知らない場合に比べ、新人教育マニュアルにより全体像を把握している場合には、教えたことに対する理解度が格段に上がるでしょう。
理解度が上がり教育の効率が上がれば、新入社員の即戦力化も早まります。

2 教育担当者の負担を減らし、教育の質を均一に

新人教育は重要な役目ですが、教育担当者にとっては、大きな負担になることがあります。普段の業務に合わせて新人教育を担うことは、人一倍の体力と精神力を要するでしょう。

新人教育マニュアルは、新入社員自らが読むことで大まかな業務のベースが身に付きます。これにより教育担当者は教育をスムーズに進められるため、負担軽減が期待できます。
また、教育の質の均一化のためにも、新人教育マニュアルは必要です。人による教育は教える人によって質の差が生じますが、マニュアルなら均一の内容での教育ができるためです。

新人教育マニュアルに入れる内容

新人教育マニュアルには、主に以下のような内容を記載します。

①ビジネスマナー

基本的なビジネスマナーは、新人教育マニュアルには欠かせない内容です。
具体的には、以下のような項目が挙げられます。

・身だしなみ
・挨拶の仕方
・敬語の使い方
・メールのルール
・電話応対
・名刺の渡し方
・会議の席順
・報連相の重要性

既に多くの経験を積んだ社会人にとっては当然の内容だとしても、新入社員にとってはそうではありません。ビジネスマナーをマニュアルに記載し新社会人が読むことで、社会人としての意識向上も期待できます。

②企業理念・ルール

企業理念や企業ルールは、全ての社員が共有しておかなくてはならない事柄です。必ず新人教育マニュアルに記載しておきましょう。企業理念や企業ルールの把握は、企業の一員としての方向性や取るべき行動への理解を深めます。

また、理念やルールを通じて、企業がどのような人材への成長を期待しているか、どのような行動を望むかという点も、記載しておくと良いでしょう。

③業務の全体像

新人教育マニュアルには、実際に今後遂行していく業務に関する記載も必要です。ただし、細かな手順や注意点などについては、OJTや手順書の中で説明していくため、新人教育マニュアルに記載する必要はありません。業務の全体像を把握できるよう、大まかな流れをわかりやすく記載しておくことが大切です。
業務の全体像を知ることは、実務の基礎だけでなく、部署同士の関連性を理解したり、企業の一員としての自覚を持ったりすることにも役立ちます。

④目標設定、主体性、モチベーション維持の重要性

社会人としてのスキルアップしていくためには、随時適切な目標を設定することや主体性・モチベーションを維持することが大切です。新人教育マニュアルには、目標設定および主体性・モチベーション維持の意味と重要性を説くとともに、その方法についても記載する必要があります。

目標設定やモチベーション維持は、実務的な事項ではありません。しかし、このような「気持ちの管理」は実務に繋がるものであり、社会人の仕事の一部であるため、マニュアルに記載する必要があるのです。

⑤ITスキル、導入ソフトの使用方法

近年のビジネスにおいて、基本的なITスキルは必須です。とはいえ、新入社員にはパソコン機器の取り扱いに慣れていない人もいます。パソコンの使い方までOJTの中で教えていくことは、教育担当者の負担になるでしょう。

その対策として、新人教育マニュアルには、基本的なITスキルおよび会社で導入しているソフトの使用方法を記載しておきましょう。マニュアルを見ながらでも、新入社員自身が基本的なパソコン操作を一人で行えれば、教育担当者の負担は軽くなり、研修もスムーズに進みます。

⑥取い合わせ先、資料保存場所など

可能であれば、トラブル時の問い合わせ先や、業務の資料がどこに保存されているかなどについても、新人教育マニュアルに記載しておくと便利です。取り合わせ先や資料の保存場所の記載があることで、新入社員は先輩社員や上司に聞かなくても、自分自身で疑問を解決しやすくなります。

マニュアル作成する際のポイント

新人教育マニュアルの作成においては、以下の4つのポイントを意識しましょう。

ポイント1 仕事の全体の流れを把握できるような構成に

前述の通り、マニュアル作成では、事細かな仕事内容まで記載する必要はありません。仕事の流れを把握できるよう、全体像を記載することが大切です。
事細かな仕事内容はOJTで教えるため、マニュアルでは基礎となる全体の流れの記載に力を入れましょう。また、理解度を上げるため、仕事の目的や理由も記載するようにしましょう。

ポイント2 専門用語を避ける

マニュアルは、誰が読んでも理解できる内容でなければなりません。よって、難しい専門用語の使用はなるべく避けましょう。知識や経験がない新入社員にとって、専門用語が多用された文章はわかりにくく、調べる手間もかかります。
どうしても専門用語を使わなければならない場合には用語の説明をつけ、疑問が残らない内容のマニュアルを目指しましょう。

ポイント3 わかりやすく簡潔な文章で

マニュアルに記載する文章は、わかりやすく簡潔であることが理想です。短い文章で、明確な表現を心がけましょう。
曖昧な文章は、理解度を下げるだけでなく、間違った理解によるミスも起こしかねません。また、長々とした文書は読み手のモチベーションを低下させてしまう恐れもあります。

ポイント4 視覚的に分かりやすく

マニュアルには、視覚的な分かりやすさも求められます。

文章ばかりのマニュアルではイメージが掴みにくいため、適宜表や図、リスト、イラストなどを用い、目で理解しやすい表現を目指しましょう。
重要な部分は色を変えたり、太さを変えたりし、重要だということが一目でわかるようにすることが大切です。

また、より具体的にイメージしやすいように写真や動画も積極的に使用しましょう。実際に業務を進めている様子を見ることができれば、理解度も深まります。
視覚的にわかりやすいマニュアルは、読み手のモチベーションアップにも繋がりますので、意識して作成しましょう。

まとめ

新人教育マニュアルは、新人教育をより効果的にし、教育担当者の負担を軽減します。
新人教育のサポートツールとして新人教育マニュアルを整備すれば、教育の質は向上するでしょう。

ただし、紙ベースの新人教育マニュアルは、利便性にかけます。時間や場所を制限されない手軽なマニュアル学習を目指すなら、ツールによるマニュアル整備が理想でしょう。ツールでマニュアルを整備すれば、パソコンやスマホさえあればいつでもどこでもマニュアル確認ができます。

社内のあらゆるマニュアルをツール上で整備することは、新入社員だけでなく既存社員にとっても有益で、マニュアル作成自体も効率的に行えるようになります。
新人教育マニュアルを整備する際には、ツールの導入も視野に、教える側にも教えられる側にもメリットのある教育方法を検討しましょう。

 

toaster team 無料トライアル