多くの会社ではマニュアルを活用して、業務を円滑に進めるために役立てています。しかしマニュアルは一度作成したら終わりというわけではありません。マニュアルは完成後も最適な運用をしなくては、上手に機能しなくなってしまうのです。
この記事ではマニュアルの管理方法のコツやポイントをまとめました。マニュアルが作成後に放置されないために、紹介する内容をぜひ参考にしてください。
マニュアルを放置しているとこうなる
マニュアルは作成した後に適切な運用が必要なのですが、もしマニュアルを放置してしまうとどのような問題が生まれるのでしょうか？マニュアルの放置によって生まれるリスクを理解しましょう。
マニュアルが改善されない
運用前から完璧なマニュアルを仕上げることは困難なため、本来マニュアルは運用しながら内容を改善する必要があります。
つまり放置されたマニュアルは精査されることもなく、現場の人間にとって優れたマニュアルとはいえないままになる可能性があるということです。
このような状態が続くと、次第にマニュアルが活用されなくなってしまうこともあるでしょう。
業界やシステムの変化に対応出来なくなる
現代では新しい技術が日々生まれ、世の中に浸透していきます。企業でもこのような新しい流れの影響を受け、業務内容や作業内容に変更があることも多いでしょう。
放置されたマニュアルは、マニュアルが作成された段階で時間が止まってしまうため、記載されている情報が古いままになってしまいます。
情報が古いマニュアルを使用しても、求めている知識を手に入れることは難しくなります。マニュアルは最新の状態でなくてはいけないのです。
マニュアルを適切な状態に保つための4つのポイント
マニュアルを放置することによって発生するリスクを説明いたしましたが、必要な対応をすることでマニュアルを適切な状態に保てます。
ここからはマニュアルを運用するために知っておくべきポイントをお伝えしましょう。
1. マニュアル使用者にヒアリングを実施する
マニュアルは使用者にとって分かりやすいものでなくてはいけません。使用者がマニュアルに感じる不満点があればすぐに改善が出来るよう、マニュアルの運用を開始してから数週間後に複数の使用者に対してヒアリングを実施しましょう。
集まった意見を反映すれば、より実務に役立つマニュアルに仕上がります。そのヒアリングを定期的に実施すれば、常にマニュアル使用者が求めるマニュアルの状態を維持できます。
2. マニュアルの管理担当者を決める
マニュアルの管理担当者を決め、マニュアルの内容を定期的に確認し、修正が必要であれば更新するようにします。
一般的には担当者でない限り自らマニュアルの更新を行う方は少なく、業務に大きな変更があったときでも、マニュアルの更新が滞ってしまう可能性があるのです。担当者を決めることで、今の状態に最適なマニュアルを用意出来るようになるでしょう。
マニュアルの管理者は大きな括りではなく部署ごと・チームごとなど細かく設定し、マニュアルに記載されている業務の知識が豊富な方を選ぶとよいです。
3. 定期的なマニュアルのメンテナンスルールを決める
業務の内容に変更があったときには、その業務のフローを変更するための対応のみが頭に浮かび、マニュアルの更新を忘れたまま時間が経ってしまうことが多いようです。
そのようなことがないように、マニュアルのメンテナンスを行うタイミングのルールを決めるとよいでしょう。
タイミングはマニュアルごと・マニュアルの管理担当者ごと・業務の区切りごとにするなど企業で最適な設定をしてください。
業務内容に変更があるたびにマニュアルの更新を行うよりも効率が良く、更新漏れも発生しにくくなります。
4. 更新前のマニュアルを残しておく
マニュアルを最新の状態に更新した後には、古いマニュアルは不要であると考えてしまう人もいるようです。
しかし古いマニュアルが残されていないと「以前の方法を確認したい」「急遽、古いシステムが利用されることになった」などの事態が発生した場合に、対応が出来なくなってしまうのです。
どのような問題にも迅速に対応出来るよう、可能な限り更新前のマニュアルも保存しておくとよいでしょう。
印刷後のマニュアルは残しておくと最新のものと混合されてしまうおそれがありますので、データのみを保管する方法がお勧めです。
整備しやすいマニュアルを作るには
作成したマニュアルが最適な運用を進められるポイントを守ことも大切ですが、マニュアルを作るときに整備しやすい状態を初めから整えておけば、更新作業が非常にスムーズに行えるようになります。
ここでは、具体的に整備しやすいマニュアルを作成する方法を説明しましょう。
1 マニュアルのフォーマットを統一する
なにかの業務内容が変更されたときには、複数のマニュアルを更新することもあります。
そのような場合にマニュアルのフォーマットが統一されていると、作成者でなくてもマニュアルの構成がすぐに理解出来るようになり、更新するべき箇所を見つけやすくなるでしょう。
せっかくマニュアルの更新をしても、必要な更新部分が抜けてしまうようなトラブルも防げます。
2 マニュアルの更新履歴を作成する
作成したマニュアルは定期的に更新されますが、更新頻度が多いマニュアルの場合は「この変更はマニュアルに反映されているのか？」「最新版のマニュアルなのか？」読む側が把握出来なくなってしまいます。
マニュアルがいつ更新されたのか・その際の更新内容はなにかが分かれば、上記疑問を解決することが可能です。そのためにはマニュアルを更新した年月日と更新した内容を記載する更新履歴をマニュアルに添付するようにしましょう。
可能であれば、マニュアル内でも更新箇所に色をつけるなどの方法を取ると、マニュアルの更新箇所のみを確認したい相手にも伝わりやすくなります。
3 凝りすぎたデザインや作成方法
マニュアルのデザインにこだわるのは悪いことではありませんが、あまりにデザインに凝りすぎた結果、一部の人しか使用出来ないようなソフトを活用してしまったり、更新に手間がかかるようなデザインを選んではいけません。
マニュアルの更新は常に作成者が実施するものではありませんし、長期的に運用されるものですので、マニュアル更新の難易度を上げてしまう状態は避けましょう。
4 ページの番号付を通番にしない
複数の業務を一つのマニュアルにした場合、それぞれの項目ごとにページの番号を分けた方が更新しやすくなります。
たとえば300ページのマニュアルに人事・総務・購買の項目があったとして「1~300」でページを付けるのではなく、「人事-10」など項目ごとに1~ページを付けましょう。
こうすることで、マニュアルの更新時にページの追加や削除があった場合に、直接関係のない項目もページ変更を目的とした更新をしなくて良くなります。
まとめ
マニュアルを適した状態で運用するために必要なことを紹介いたしました。マニュアルは作成後も放置出来ず管理が欠かせないものです。この記事を参考にしてマニュアルを更新していきましょう。
