操作マニュアルと業務マニュアルの違いとは?作成方法やツールを紹介

操作マニュアルとは機械やシステムの使用方法やトラブルが起こった際の対処方法が記載された文書のことで、取扱説明書が操作マニュアルのわかりやすい例です。

通常、操作マニュアルを端から端まで見るということは無いでしょう。使い始めるとき、何か起こった時の解決のためなどに必要な部分だけを見ることがほとんどです。ということは、操作マニュアルの位置づけとしては「必要なときに知りたい情報がきちんとわかる」ものでなければなりません。

では操作マニュアルが他のマニュアルとどう違うのか、どうやって作っていけば良いのかなどを確認していきましょう!

操作マニュアルとは?業務マニュアルなど他のマニュアルとの違い

操作マニュアルとは

改めて操作マニュアルについて確認しておきましょう。
操作マニュアルとは機械などの操作方法をはじめとした説明書のことです。
うまく動かないときの対処方法ややってはいけないことも含めて「正解」が書かれているのが操作マニュアルなのです。

他のマニュアルとの違い

マニュアルには他にも
・業務マニュアル
・運用マニュアル
など様々な種類があるのですが、何が違うのかというと「正解」があるかないかという点です。操作マニュアルには必ず「正解」があります。一方業務マニュアルや運用マニュアルは「業務(運用)の標準化」を目的とされて作られたものになりますので、同じ「マニュアル」でも意味合いが異なるのです。

操作マニュアルの作成手順

これはマニュアル全体の作成手順にもなるのですが、まずはどのように作成するのか知っておきましょう。

マニュアル作成の流れは次のようになっています。
① 業務内容や作業手順を箇条書きにするなどして整理する
② ①の内容を詳細にするための詳細な工程や注意点などを足す
③ マニュアルの利用者が誰なのか、どういったシーンで利用するかを明確にする
④ マニュアルの大枠の構成を決める(目次・見出しなど)
⑤ 作成するマニュアルに記載すべき内容を洗い出す
⑥ 作業内容を時系列にする
⑦ マニュアルの内容が伝わりやすいように画像や動画を利用する
⑧ できあがったマニュアルの内容通りに実際に作業してみて、不足している部分や改善点をマニュアルに追加する
⑨ マニュアルが完成したら運用担当者を決定して、定期的にかつ適宜メンテナンスを行えるようにする

操作マニュアルの場合は後述する「作り方のポイント」を押さえて作ることが大切ですが、基本的にはこの流れを元に作成することになります。

操作マニュアルは何で作るべき?

社内で作成されるマニュアルの多くはWordやExcel、PowerPointなどのオフィスソフトが使われます。その割合はなんと9割以上にのぼるといいます。それぞれオフィスソフトのメリットとデメリットを知っておきましょう。

オフィスソフトを利用する

オフィスソフトはほとんどのパソコンに入っているので、追加で購入せずに誰でも簡単にマニュアル製作ができるというのが大きなメリットでしょう。
他にそれぞれのオフィスソフトごとのメリットは次の通りです。

●Word
Wordは文書の作成に特化していますので、テキストを中心としたマニュアルを作るのに最適です。
また目次の自動作成も可能なので、マニュアルの内容が増えてページ数が変わったとしてもいちいち目次のページ数を修正するなどの手間が省けます。

●Excel
Excelは表やリストを多用するマニュアルに最適です。
また、画像を使う際のレイアウト調整なども簡単ですし、Wordよりも使い勝手が良いのが特徴です。

●PowerPoint
デザイン性が高く、アニメーション効果・音声などもつけられます。
特に動画マニュアルなどで使われることが多いのではないでしょうか。

ただし、オフィスソフトを使うデメリットとしては、

・画像や動画の挿入が容易ではなく、またファイルが重たくなる
・ファイルという特性上、更新する際の管理や共有がしにくい
・書式やファイル形式が異なると統一性がなくなり見にくくなる
・文字だらけになりがち
・作成者に管理が依存しがち

などが挙げられます。

特に画像を多く使いたい操作マニュアルを作成する場合には、かなりファイルが重たくなる可能性があります。また、オフィスソフトを使う個人個人のスキルにも差が出るので作成や更新に時間がかかる可能性があるというデメリットもあります。

マニュアルツールを利用する

そこでおすすめなのがマニュアルツールです。
マニュアルの作成、管理、運用を簡単に行うことができるマニュアル専用のツールです。

ただしマニュアルツールにはたくさんの種類がありますので、
・何百種類にも及ぶ手順書(作業手順書)など、多くのマニュアルを作ることに適したが“マニュアル作成自体”が容易な「文書マニュアル」ツール
・作業工程などを動画でマニュアルにしたい場合に最適な「動画マニュアル」ツール
など作成したいマニュアルに対して最適なツールを選ぶ必要があります。

わかりやすい操作マニュアルにするには

わかりやすい操作マニュアルを作るためには次のポイントをおさえておきましょう!

①図や絵を使って作成する
機械の取扱説明書でも、そのページのほとんどが大きな図や絵で構成されています。
機械そのものの説明ページでは大きく機械の絵が描かれていて、そこに各部分の名称などが書かれています。
さらに各部分の詳細な説明は別のページに書かれていて、さらに詳しく知りたい場合は名称と併せて記載されているページ番号から該当のページに飛ぶことができます。

ボタンの操作のページでは押すべきボタンが赤で囲ってあったり、矢印が表示されていたりします。このように図や絵を多用して作成していきます。

②通常の使い方だけを記載する
例えば1つのボタンに「ある操作」を加えると他の使い方ができる機能があるとしても、主に使うのは1つのボタンを使った操作だけだとします。その場合、「ある操作」を加えた他の使い方まで書いてしまうと、ユーザー側はどの使い方をするのが正しいのかがわからなくなってしまいます。
そのため通常の使い方だけを記載することがポイントです。
他の機能については別のページ(上級編など)に記載しておくと、慣れてきたときに使える便利な機能として使われるでしょう。

③手順に数字をつける
例えばインターネットで検索をする場合、
①Internet Explorerを開く
②検索バーに文字を入力する
③虫眼鏡のボタンを押す
という手順を踏むと思います。

スクリーンショットなどでパソコン画面を保存し、該当箇所に①~③の数字を入れておくとどこを操作すれば良いのかわかりやすくなります。

④必要な機能を1枚の紙に収まるように作成する
1つの機械にはたくさんの機能があることが多いでしょう。
ユーザーは必要に応じて機能が書かれたページを印刷することもあるので、1枚の紙(最大裏表2ページ分)に収めてあげると使いやすいでしょう。

このように、ユーザーが使いやすく読みやすい操作マニュアルを作ることが大切です。

まとめ

操作マニュアルは「正解」があるマニュアルですので、通常会社で使うような業務マニュアルとは性質が異なります。
また、作り方も「正解」に導いてあげられるような内容にするため、画像を多用することや作業のまとめ方などに特徴があります。

操作マニュアルの作成はオフィスソフトよりもマニュアルツールのほうが向いていますので、作成する際にはツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか?

 

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