新人教育にチェックリストは効果的!新人教育の問題を解消する役割

新人教育は、新入社員を企業人として成長させるにあたって重要なプログラムです。新入社員をレベルの高い人材へと育てるためにより効果的な方法をと、教育方法を模索する企業も多いでしょう。新人教育をより効果的に実施するためには、「チェックリストの利用」が効果的です。チェックリストは新人教育の質を向上し、的確に新入社員の目標達成を促します。

そこで今回は新人教育におけるチェックリストの役割や効果について、詳しくご説明しましょう。

新人教育の問題点

新人教育では、しばしば以下のような点が問題視され、教育カリキュラムの進行を妨げることがあります。

問題点1 教育の質が均一でない

新人教育では、OJTの場合は現場の先輩社員や上司が、Off-JTの場合は研修やセミナーを担当する講師が教育を行います。これらはeラーニングのようなコンピューターではなく、人による教育であり、どうしても教える人によって教え方や教える内容に違いが生じます

指導が上手な担当者に教わった新入社員は仕事が早く身に付くでしょうし、指導があまりうまくない担当者に教わった新入社員は仕事への理解に時間がかかるでしょう。また、教えなければならないことが漏れたり間違っていたりして、それが新入社員のミスを誘発してしまう可能性もあります。

このように、人による新人教育は教育の質に差が生まれやすいのが問題点です。教育の差は、新入社員の成長にも差を生じさせてしまうでしょう。

問題点2 メモを取るのに手間がかかる

新人教育を進める上での具体的な問題点としては、メモを取ることの非効率性が挙げられます。

仕事を教えてもらう中で新入社員はメモを取ることになりますが、膨大な仕事のさまざまなノウハウを全てメモするのは困難です。
メモを取ることで指導内容が頭に入らなかったり、メモを後で見返しても内容がわからなかったりすることもあるでしょう。かといって、教育担当者は、新入社員が完璧にメモを取り終わるのを毎回待っているわけにはいきません。

仕事を覚えるためにメモは必須ですが、一から仕事を覚えさせる新人教育において、教えること全てをメモさせる教育方法は非効率的だと言えるでしょう。

問題点3 同じ内容を繰り返し教える必要がある

新人教育では、新入社員は一から仕事を覚えていくことになります。毎日多くの事を学ぶ中、一度言われただけで全てのことを覚えることは、当然できません。

しかし、同じ内容を繰り返し教えていたのでは、新人教育は進みません。また、新入社員自身が一度教わったことを再度聞くことをためらい、それが業務の遅延やミスに繋がる可能性もあります。

前述の通り、全てをメモさせる指導方法にも問題点はありますが、教えるべきことを文字にせず口頭のみで教えてしまう指導方法にも問題があると言えるでしょう。

問題点4 レベルの把握があいまい

効果的に新人教育を進めるためには、新入社員自らが、また新入社員を指導する教育担当者や上司が、新入社員のレベルを正しく把握しておかなければなりません。
「何ができて何ができないか」「どんなことが得意でどんなミスをしやすいか」など新入社員の現状レベルを知っていなければ、適切な目標を定めたり、フィードバックを行ったりすることはできません。

新人教育では、複数の新入社員を教育する場合には特に、ひとりひとりの具体的なレベル把握が疎かになる傾向があります。レベル把握があいまいなままで教育プログラムを進めてしまっては、教育内容や目標と新入社員のレベルにミスマッチが生じ、効率的で効果的な教育が実施できない可能性があります。

新人教育上のチェックリストの役割

新人教育において、前述のような問題点を改善し効果的な教育を行うためには、チェックリストの利用が効果的です。チェックリストとは、仕事内容や手順、守るべきルール、対応方法などを項目化し、確認欄をつけたリストのことです。このチェックリストは新人教育において以下のような役割を果たします。

役割1 現状の業務レベルと目標の把握

新人教育にチェックリストを取り入れることは、新入社員が自身の現状の業務レベルを把握するのに役立ちます。自らチェックリストを確認していくことで、学んだことを振り返ったり、理解度を再認識したりすることができるためです。「今自分は何ができて何ができていないのか」を明確に把握できれば、「できていないこと」という目指すべき目標が自ずと明らかになります。

新人教育において、自身の現状把握はあいまいになりやすいですが、チェックリストを用いれば、現状レベルの把握と目標設定が簡単に行えます。
ただし、的確な現状把握と目標設定のために、チェック項目については慎重に検討する必要があります。

役割2 仕事の教科書として

チェックリストは、新人教育にあたっての仕事の教科書としての役割も果たします。
先ほども触れたように、人による教育では、大事な事を教え忘れてしまったり、教える人によって教え方や内容が違ったりと、教育の質の差が生じます。また、メモを取りきれなかったり、メモの内容が後から理解できなかったりといった、メモの非効率性によるトラブルも起こるでしょう。

チェックリストがあれば、教育の質の差やメモの非効率性といった問題は改善されます。チェックリストには教えるべきことがリスト化されているため、教科書のように使用することで、教育担当者の教え方を導き、教えるべきことの抜けや間違いを防げるためです。チェックリストがあればメモも取りやすくなり、メモの量自体を減らせるでしょう。

役割3 上司や教育担当者による現状把握

チェックリストは、新入社員が自身の現状を把握するだけでなく、上司や教育担当者がひとりひとりの新入社員の現状を把握するためにも役立ちます。
上司や教育担当者が、普段の業務をこなしながら新入社員の「できることできないこと」を細やかに把握するのは困難です。しかし、新入社員が確認したチェックリストを共有すれば、新入社員ひとりひとりの現状が把握しやすくなります。

ただし、新入社員が行うチェックリストの結果と第三者から見た結果には差が出る可能性があります。上司や教育担当者の立場からもチェックリストを作成し、新入社員自らが行ったチェックリストと比較するなどして、正確な見極めを行う必要はあるでしょう。

チェックリスト導入の効果

新人教育へのチェックリスト導入には、以下のような効果を期待できます。

・教育の効率化
・新人の即戦力化
・モチベーションアップ
・ルール遵守
・適切なフィードバック

ここからはそれぞれの効果について、順に見ていきましょう。

1 教育の効率化

チェックリストを教科書のように利用すれば、教える人が違っても、教え方や教える内容には統一性が生まれ、抜けや漏れ、ミスがなくなります。教育の質が均等になり、向上すれば、多くの新入社員が教えられた内容を正しくスムーズに理解できるようになり、新人教育の効率は上がります。
また、メモを取ったり、一度教わったことを再度聞いたりすることによる時間のロスや不安も減るため、新入社員は集中して研修に取り組めるようになります。

2 新人の即戦力化

チェックリストの活用により教育の質が向上すれば、新入社員の成長は早まり、現場での即戦力化を期待できます。また、仕事の手順が示されたチェックリストを用いれば、経験が少ない新入社員でも、チェックリストの手順や注意点を確認しながら仕事を進められるでしょう。
新人教育における研修にはもちろん、研修後に開始される実務においてもチェックリストは役立ち、新入社員の仕事をサポートします。

3 モチベーションアップ

チェックリストで「できること・できないこと」が明確になることは、新入社員のモチベーションアップに繋がります。
できるようになったことが目に見える形で確認できれば、成長の喜びとともに、「できないこともできるようになる!」というやる気が生まれるでしょう。

また、上司や教育担当者からも、できるようになったことをきちんと評価することによって、新入社員の仕事に対するモチベーションはさらに向上します。

4 ルール遵守

チェックリストに記載するのは、仕事内容だけにはとどまりません。必要に応じて、企業理念やルールについても記載すれば、それらの理解度を測ることができます。
チェックリストで企業理念やルールを再確認すれば、新入社員はルールを守り、理念に則った行動を行うようになるでしょう。

5 上司や教育担当者が適切なフィードバックを行える

チェックリストの活用は、新入社員を教育する上司や教育担当者側にとってもメリットになります。チェックリストを共有することにより、新入社員ひとりひとりの現状が把握しやすくなり、適切なフィードバックや指導を行えるためです。
とはいえ、新入社員が自ら確認したチェックリストはあくまで「自己評価」です。フィードバックは、教育する側からの評価とも比較した上で行うようにしましょう。

まとめ

チェックリストを新人教育の教科書として活用することは、新入社員の成長にも教育担当者の負担軽減にも効果的です。

ただし、チェックリストの活用がうまくいくかどうかはリスト作成の質に左右されます。企業として新入社員に求めることや業務遂行にあたって必要な知識などを再確認し、慎重なリスト作成を行いましょう。

また、チェックリストの作成や共有には、ツールの利用が便利です。印刷したり、それを手渡したりと、紙ベースのチェックリストは運用が面倒ですが、ツールを使えば運用は簡単です。パソコンやスマホさえあれば、いつでもどこでもチェックリストを確認することができます。

マニュアルを作成する機能があるツールを利用すれば、新人教育マニュアルにチェックリストを設けることも可能です。新人教育にチェックリストを活用する場合にはツールの導入も検討すると良いでしょう。

 

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