しばしば、企業経営における問題点として挙げられる「業務の属人化」。多くの企業が、属人化している業務の取り扱いに頭を悩ませ、その打開を目指しています。
では、業務の属人化はなぜ改善が必要なのでしょうか。また、属人化にメリットはあるのでしょうか。そこで今回は、「属人化」に着目し、メリットやデメリット、原因などについてご説明しましょう。
属人化とは
そもそも属人化とはどのような意味なのでしょうか。まずは、属人化の意味について見ていきましょう。
- 属人化とは
- 組織において、ある業務のやり方や内容が、特定の担当者にしかわからない状態になっていること。
会社では、それぞれの従業員が各業務を担当して、仕事を進めています。そしてその中では、全ての従業員が全ての業務のやり方や内容を把握しているのが理想です。
しかし、実際にはそうはいかず、特定の業務のやり方や内容は、特定の従業員にしかわからないというケースが多く見られます。
このようなケースを、「その人に属すること」を指す「属人」という言葉を用い、「業務の属人化」と呼んでいます。
属人化のメリット・デメリット
属人化は、多くの場合デメリットとして否定的な意味で使用される言葉です。しかし、属人化にはメリットとしての一面もあります。
ここでは、属人化のメリットとデメリットについて挙げてみましょう。
属人化のメリット
まずは業務属人化のメリットを3点ご紹介します。
メリット1:高い専門性や個性を生かせる
属人化のメリットとしては、まず個人の持つ高い専門性や個性を業務に生かせるということが挙げられます。
専門的な知識や技術、センスというものは、誰もが持つわけではありません。そこで、秀でた能力を持つ従業員に得意な分野を担当させれば、従業員が能力を生かせるとともに、その分野の業務には質の向上が期待できます。
メリット2:担当者のモチベーションアップ
業務を属人化させ特定の従業員に任せる場合、「責任ある仕事を任された」と業務を任せられた従業員のモチベーションは上がります。従業員のモチベーションアップは、業務に対する責任感や能力向上に繋がります。
ただし業務の属人化は、場合によっては特定の従業員の負担になる可能性もあるので注意が必要です。
メリット3:業務効率が上がる場合も
業務によっては、属人化させることで、業務効率が上がる場合もあります。能力の高い従業員が業務を担ったり、一人でスムーズに業務を進められたりするためです。
能力に差がある従業員が複数人で業務を行うとなると、作業効率が落ちる可能性があります。
属人化のデメリット
次に、業務属人化のデメリットを4点ご紹介します。
デメリット1: 業務進行が滞りやすい
メリットとして挙げたように、業務属人化は業務効率アップに繋がりますが、一方で業務進行を妨げる可能性もあります。担当者しかその業務を行えないため、担当者がいなければ業務は進まず、問題の解決もできません。また、担当者の業務負担が大きく、時間内に業務をうまく捌けないケースもあるでしょう。
業務が属人化により滞れば、全体の業務に支障をきたしてしまいます。
デメリット2:ミスや不正を隠蔽しやすい
業務の属人化には、ミスや不正を隠蔽しやすいというデメリットもあります。特定の従業員しか行わない業務には他人の監視の目が行き届かず、ミスや不正が起こっていても、気付かれにくい環境ができてしまうためです。
このような属人化によるミスや不正を隠蔽しやすい環境は、企業の不祥事に繋がりかねません。
デメリット3:業務品質が低下
業務の属人化には、才能ある従業員によって業務品質を向上させられる可能性とともに、逆に業務品質が低下してしまう可能性もあります。特定の従業員だけが業務を行うことでミスの発覚がしにくく、また業務に対する新たなやり方やアイディアが生まれにくいためです。
デメリット4:組織全体のスキルアップが見込めない
業務を属人化させてしまうと、担当者以外の従業員は属人化業務に対するノウハウを持つことができません。すると、従業員全体のスキルは限られたものになってしまいます。
同時に、属人化業務担当者もその業務のノウハウしか持てないことになってしまうでしょう。
属人化する原因
メリットもデメリットも有する業務の属人化は、なぜ起きるのでしょうか。
ここからは、属人化が起こる原因を4点ご紹介します。
専門的・高度な業務内容
業務内容の複雑さや専門性の高さは、業務が属人化する原因となります。業務をこなすために、専門的で高度なスキルが必要になるためです。
このようなスキルは誰もが持つわけではないので、スキルを持つ特定の人が複雑な業務を担当することになり、業務の属人化が起こりやすくなります。
情報共有のシステム作りが不十分
業務のノウハウを共有するシステム作りが不十分であることも、業務属人化の原因になります。
業務のノウハウを共有するマニュアル等が整備されていれば、多くの人がマニュアルに沿って業務を行えるため属人化を防止できます。しかし、このようなシステムがなければ、業務のノウハウを共有することは難しくなります。
また、属人化業務の担当者が忙しく、マニュアル作りや人材育成を行えないことも、さらに属人化を進めてしまいます。
人手不足
業務の属人化は、人手不足にも起因します。
人手が足りない職場では、業務のやり方を他の従業員に教えたり、マニュアル化したりする余裕がありません。また、既存担当者が業務を進めた方が効率的であることから新規の人材育成も十分に行われず、担当業務が固定されやすくなります。
担当者による意図的な属人化
業務属人化には、担当者が意図的に業務を独占し、属人化させているケースも存在します。その背景には、自分の立場や評価を維持したいという思いや、ミスや不正に気付かれたくないという目論見が隠されていることがあります。意図的な属人化は違法行為にも繋がる可能性があるため、監視体制の整備が必要でしょう。
属人化を標準化にするメリット
標準化とは、誰もが共通の方法や質で業務を行えるように、業務に一定の基準を定めることを指します。属人化してしまっていた業務を標準化し、多くの従業員がその業務を行えるようになれば、企業は以下のようなメリットを受けることができます。
標準化メリット1:組織全体のレベルアップ
属人化していた業務を標準化すると、多くの従業員が今まで携わっていなかった業務を実行できるようになります。すると、一人一人の従業員が行える業務の幅が広がり、従業員の知識や技術は向上していきます。その結果として組織全体のレベルアップが図れることは、属人化業務標準化の大きなメリットでしょう。
標準化メリット2:業務効率化
前述の通り、業務の属人化には業務進行を滞らせる恐れがあります。
しかし、属人化が解消され標準化されれば、担当者がいなくても他の従業員がその業務に対応できるため、どんな場合でも円滑な業務進行を行えます。
また、業務を分担して行えるため、担当者への負担も減り、作業時間の短縮も狙えます。
標準化メリット3:リスクマネジメント
業務の属人化には、ミスの見過ごしや不正の発覚といったリスクがあります。
しかし、業務を標準化すれば、業務を複数の人が担当するため監視の目が行き届き、ミスや不正の抑制効果が働きます。不祥事に備えたリスクマネジメントとしても、業務の標準化は有効です。
まとめ
業務の属人化には一定のメリットがあるものの、やはりデメリットが目立ちます。業務の効率化やレベルの高い健全な企業を目指すためには、業務の標準化を進めていくべきでしょう。
ただし、デザインや特殊技術など、一部の社員にしか担当できない分野は一定数存在します。企業には、属人化すべき業務と標準化すべき業務の的確な見極めが求められます。
脱属人化の実現のためにも、業務の再現性は必要不可欠です。個々人の経験・知見、知識をチームや組織全体で共有・活用できるマニュアル作成管理ツールや社内ナレッジツールを導入することで、業務の再現性を高めることができ、短期間での社員・スタッフ教育の実現や指導不足による離職率の低減などに役立つでしょう。