失敗しない新人教育の方法とポイント、マニュアル活用を紹介

新人教育は、企業の重要な使命のひとつです。優れた社員を育てることは、社員自身のスキルアップにも、企業利益にも繋がります。
しかし、近年実施されている新人教育は、従来のやり方と同じではありません。近年の新人教育は、新入社員に寄り添うことを重視しており、それが結果として新人教育を効率化させています。
そこで今回は、新人教育の目的を再認識するとともに、新人教育の効果的な方法を失敗例を交えてご紹介しましょう。

新人教育の目的

まずは、新人教育の目的を確認しておきましょう。ここでは4つの目的を挙げていきます。

目的1 社会人基礎力を身に付ける

新人教育の基本の目的として、社会人基礎力の習得が挙げられます。
社会人基礎力とは、経済産業省から提唱されている人生100年時代において重要視される能力です。社会人基礎力は、以下の3つの能力と、それから派生する12の能力要素に、新たな3つの視点を加えたものから成り立ちます。

3つの能力と12の能力要素

考え抜く力(シンキング)・課題発見力

・計画力

・創造力

チームで働く力(チームワーク)・発信力

・傾聴力

・柔軟性

・状況把握力

・規律性

・ストレスコントロール力

前に踏み出す力(アクション)・主体性

・働きかけ力

・実行力

新たな3つの視点
・何を学ぶか
・どのように学ぶか
・どう活躍するか

社会人基礎力は、あらゆる業務の基礎となる力です。企業における新人教育では、社会人基礎力を身に付けさせ、社会人としての行動や考え方の土台作りを目指します。

目的2 業務遂行に必要な知識やスキルを身に付ける

業務の遂行に必要な知識やスキルを身に付けさせることも、新人教育の大きな目的です。
新人教育では、組織における具体的な業務について、業務の進め方や目的などを教え、それを実務を通してスキルとして習得させていきます。

これにより、新入社員は仕事を覚え、自身で業務を遂行する力を身に付け、主体的に行動できるようになります。

目的3 企業理念や事業内容、社内ルールの把握

新人教育では、実務だけでなく、企業の理念やルールを身に付けさせることも大切です。
企業理念や事業内容、社内ルールなどを把握していなければ、企業の一員として同じ方向を向いて成長していくことが難しくなります。
その企業の社員であるという自覚を持たせ、組織としての団結力を向上させるためにも、新入社員を含めた全社員による企業理念やルールの把握は必須でしょう。

目的4 人間関係の構築

社内での人間関係は、業務効率や組織力に直結します。よって新人教育は、研修を通して人間関係の構築を促すことも目的としています。

OJT研修で上司や先輩社員に仕事を教えてもらったり、集団研修で同期社員との交流を深めたりすることで、人間関係は築かれていきます。新人教育で築かれた人間関係は、新人教育後の業務や会社生活を円滑で充実したものにするでしょう。

新人教育のコツ

新人教育は、ただ仕事を教えればいいというものではありません。効率良く教育を進めるためには、コツを押さえた指導が必要です。
ここからは、新人教育を効率的に行うコツを5つご紹介しましょう。

コツ1 5W1Hを意識して指導する

新人教育における指導には、5W1Hを意識した伝え方が有効です。

5W1Hとは
・When いつ
・Where どこで
・Who だれが
・What なにを
・Why なぜ
・How どのように

5W1Hの要素を指導に入れ込めば、指導の内容は理解しやすく、内容の漏れは起こりにくくなります。指導する時にこれらの要素が抜けてしまうと、指導を受ける新入社員に疑問を残してしまう可能性もあるため、新人教育の担当者は5W1Hを常に意識しておくようにしましょう。

コツ2 具体例を交える

新人教育では、具体例を交えた指導を行うことが効果的です。
業務の概要をただ説明していくだけでは、経験のない新入社員は仕事の具体的な流れをイメージできません。しかし、具体的な経験を用いて説明すれば、仕事の流れはぐっと理解しやすくなります。

具体例を用いることは、口頭での指導はもちろん、資料による指導でも大切です。新人教育に使用する資料では、伝えたい内容を具体例を用いて表現することで、読み手の理解を得やすくなります。場合によって、資料として写真や動画も併せて使用すると、より具体的にイメージしやすくなるでしょう。

コツ3 明確な目標を設定する

新人教育では、業務内容や理念を伝えるだけでなく、実際に新入社員に行動させてスキルや主体性を身に付けさせることが大切です。

教育プログラムの一環として、それぞれの新入社員に具体的な目標を設定させ、目標達成に向けた行動を促すようにしましょう。この時、設定する目標は「具体的で達成可能なもの」とし、明確な期日を決め、進捗を確認しながら目標達成に向けて活動していく必要があります。そして、目標達成後にはフィードバックを行い、結果を次の目標へと生かしていくことになります。
具体的な目標設定による活動は、新人教育に限らず、人材育成全般に効果的です。

コツ4 相手の立場に立った柔軟な対応を行う

一昔前には、「見て覚えて」と新人教育をきちんと行わなかったり、新入社員の失敗に対し上司が叱責したりといったことが行われていました。しかし、このような教育は非効率的であり、近年では推奨されていません。近年の新人教育では、教育担当者には相手の立場に立って柔軟に対応することが求められます。

例えば、新入社員それぞれの理解度や反応に合わせて指導方法やペースを変える、失敗しても怒らずに原因を追求するなどです。このような方法はモチベーションを下げずに個々の理解を深めるため、結果として新人教育を効率的にします。

コツ5 心理的安全性を確保する

心理的安全性とは、「拒絶されたり罰せられたりする心配なく、安心して自分の意見を述べられる状態にあること」を指します。
主体性を持って業務を進行するために、心理的安全性の確保は必須です。
特に新入社員の抱える不安は多いため、余計な心配をせずに働ける環境を作っておくことは、新人教育を進める前段階として必要でしょう。

新人教育の効果的な方法

新人教育に効果的な方法としては、「OJT」「Off-JT」「e-ラーニング」「マニュアル」の4つが挙げられます。教育内容や目的によってこれらを使い分けたり併用したりすれば、それぞれの教育方法のデメリットをフォローでき、新人教育はより効果的で効率的に進められます。

OJT

OJTとは、「On-the-Job Training」の略で、現場での実務を通して仕事の知識やスキルを身に付ける教育方法を指します。

OJTのメリット
・現場での実務教育のため、知識とスキルが身に付きやすい(即戦力になる)
・生じた疑問をその場で解決しやすい
・教える側の習熟度も上がる
・場所や時間の確保が不要
OJTのデメリット
・組織理念やルールを学びづらい
・教育担当者によって教育の質が変わる

Off-JT(集合研修など)

現場を離れ、講師による研修を受けたり、セミナーに参加したりする方法が、Off-JT(Off-The-Job Training)です。新人研修やフォローアップ研修、ロープレセミナーなどテーマごとに実施され、主に複数人で受講します。
Off-JTは定期的に行うことで、モチベーションアップや仲間意識の向上を図ることができ、座学や実践トレーニングに向いています。

Off-JTのメリット
・組織理念やルールなど座学知識を学びやすい
・ディスカッションやロープレが可能
・モチベーションアップ
・仲間意識が生まれる
Off-JTのデメリット
・場所や時間の確保が必要
・講師によって教育の質が変わる

e-ラーニング

e-ラーニングとは、インターネット上で受けられる教育プログラムのことです。
e-ラーニングを利用すれば、インターネットを通して学習し、知識を高めていくことができます。パソコンさえあれば、時間や場所を限定されず自分のペースで学習できるため、OJTや研修で十分に理解できなかった部分を復習し、補うことができます。

e-ラーニングのメリット
・マイペースに学習が可能
・場所や時間の制限がない
・見直しが可能
・教育の質が一定
e-ラーニングのデメリット
・疑問をその場で解決しにくい
・モチベーションを保ちにくい

マニュアル

マニュアルには企業のノウハウが詰まっており、マニュアルを読むことは業務遂行に必要な知識とスキルの習得に繋がります。よって、新人教育にはマニュアルの利用も効果的です。
効率の良くマニュアルを利用するには、新人教育のための専用のマニュアルを整備すると良いでしょう。
近年ではインターネットツールを用いたマニュアル整備が一般的になりつつあるため、マニュアルによる学習もe-ラーニングと同じように、場所や時間を制限されずに進められます。教わった業務の復習としてはもちろん、予習にもマニュアル利用は効果的です。

マニュアルのメリット
・業務の全体像が掴みやすい
・具体的な業務の手順や目的がわかる
・マイペースに学習が可能
・場所や時間の制限がない
・見直しが可能
・組織理念やルールも学べる
マニュアルのデメリット
・疑問をその場で解決しにくい
・モチベーションを保ちにくい

新人教育の失敗例

新人教育によくある失敗例をご紹介します。このような教育方法では、新入社員に十分な知識やスキルを身に付けさせることができず、また新入社員が不安や不満を覚え離職してしまう可能性もあります。
新人教育がうまくいかない場合には、以下の例に当てはまる点がないか確認してみましょう。

失敗例1 仕事を丸投げし、手順や目的をきちんと伝えない

「見て覚えて」「わからないことが出てきたら聞いて」など、実務や学習を新入社員に丸投げしてしまうやり方は、教育とは言えません。新人教育では、業務の手順や目的をきちんと伝え、質問や不明点の有無を随時確認していくことが大切です。

失敗例2 専門用語ばかりを使う

新人教育で、難しい専門用語ばかりを使用していませんか?
難しい言葉ばかりを使用していては、新入社員は内容を理解しにくくなります。職種によっては専門用語が必要になる場面もありますが、その場合は適宜解説を入れるなどし、初心者でもわかりやすい教育を心がけましょう。

失敗例3 環境(心理的安全性)が整っていない

「すぐに怒鳴る上司がいる」「組織の雰囲気が悪い」「嫌がらせを受けている人がいる」など、心理的安全性が整っていない環境では、新人教育はうまくいきません。
安心できない環境では、新人教育後にも100%のパフォーマンスを発揮することは難しいでしょう。
劣悪な職場環境は、新人社員にも既存社員にも悪影響を与えます。

失敗例4 新入社員のビジョンを理解せず、一方的に仕事を与える

組織の意向だけで新入社員に仕事を与えることは、新人教育として好ましくありません。新入社員本人のビジョンや希望を理解したうえで、仕事を与えることが大切です。それが希望した仕事ではなかったとしても、自身のビジョンを上司や指導担当者に理解してもらえたと感じれば、新入社員のモチベーションは保たれるでしょう。
新入社員のビジョンと組織の意向、どちらも踏まえて仕事を与えることで、社員と組織の方向性は定まっていきます。

失敗例5 失敗に対し、新入社員を否定する

「君はできない人だね」「またミスをしたの?」と、失敗に際して新入社員を否定してはいませんか。
失敗した新入社員を否定する言葉は、失敗の改善には役立ちません。それどころか、新入社員のモチベーションを下げ、心理的安全性も損ねてしまいます。
新入社員が失敗した場合には、失敗の原因を一緒に追求し改善策を練ることで、失敗の改善を期待できます。

まとめ

新人教育では、OJTやOff-JTなど複数の方法を目的によって使い分けながら、コツを押さえた指導を行うことが重要です。

また、マニュアルによる新人教育を行う場合には情報共有ツールを、e-ラーニングによる新人教育を行う場合には人材育成ツールを用いるのもひとつの方法でしょう。情報共有ツールや人材育成ツールは、新人教育以外にも多くの目的に活用でき、それは各社員のレベルアップや業務効率化に繋がります。
教育方法とそれに合ったツールをうまく活用し、より効果的な新人教育を目指しましょう。

 

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