少し前までは「働き方改革」の一環として注目されていたテレワークですが、新型コロナウイルスの影響もあり多くの企業で取り入れられました。
テレワークの導入が進む一方で、コミュニケーションが取りにくいことや集中力を維持するのが難しいことなどが原因で生産性が下がっているとのアンケート結果も出ています（Unipos株式会社「テレワーク長期化に伴う組織課題」に関するアンケートより）。
これからもしばらくは出勤せずに仕事をすることが余儀なくされる今、テレワークと上手に付き合っていかなければなりません。
では、一体どうすれば生産性が向上するのでしょうか？
テレワークが抱える課題を知り、解決できるツールなどを導入する準備をしていきましょう。
テレワークの導入状況
総務省の「通信利用動向調査」によると、2019年9月時点のテレワークの導入企業は20％を超えています。導入の予定があると回答した企業を含めると約30％に及びます。これが新型コロナウイルスの感染拡大前の調査であることから、現在ではもっと多くの企業が導入していると考えられます。
それを裏付ける調査結果として、東京都新型コロナウイルス感染症対策本部が実施した「テレワークの導入に関する緊急調査」によると、2020年4月時点の従業員30人以上の都内企業におけるテレワーク導入率は62.7％となり、同年3月の24.0％と比較するとかなり増加していることがわかります。
総務省の調査は全国を対象にしたものであり、単純な比較はできませんが、新型コロナウイルスの感染拡大により一気にテレワークの導入が進んだと言っていいでしょう。
テレワークの課題
テレワークの導入は増加していますが、それと同時にテレワークの課題も認識されるようになりました。
ここでは生産性を低下させる３つの課題を確認しておきましょう。
課題１ コミュニケーションや社内連携がしづらい
すぐ近くにいれば、気軽に話しかけたり、ちょっとした確認をしたりすることができますが、わざわざ電話やメール、チャットなどで連絡をするのはためらわれます。
そのため、テレワークではコミュニケーションのハードルが高くなってしまいます。
これは、相手の状況がよく分からないということも影響しているでしょう。テレワークだと相手が今どのような業務をしているのか、忙しいのかなどの状況が把握しづらいのです。
また、口頭で直接聞けばすぐに終わるようなことでも、メールをするために文章化したり、返事が来るのを待ったりしなければいけないので、同じ空間で働いている時よりも、コミュニケーションや社内連携のしづらさを感じてしまいます。
課題２ モチベーションや集中力の維持が難しい
これまで会社以外の場所で働いてこなかった人にとっては、モチベーションや集中力の維持が難しいことも課題のひとつでしょう。
特に在宅勤務をする場合は、自宅という場所はリラックスして過ごす場所であるため、同じ場所で仕事をすることになっても、オンとオフの切り替えが難しく、モチベーションや集中力を維持するのが難しくなります。
また、特に昨今は新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、外出の自粛を要請されている場合もあり、ずっと自宅にいるというストレスの影響もあるでしょう。
課題３ テレワークで働く環境が整っていない
会社は仕事をする環境が整っていますが、自宅は必ずしもそうではありません。
仕事をするのに適したイスや机がなかったり、通信環境やセキュリティ対策が整っていなかったりする場合もあるでしょう。また、テレワークではできない業務があり、印刷や押印のためにわざわざ出社をするケースもあります。
テレワークでもスムーズに仕事ができる環境づくりが必要でしょう。
テレワークの生産性を向上させる施策
働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染拡大防止のためには、テレワークを継続して行う必要があります。
テレワークでも会社で働くのと同じような生産性が確保できるようにしていかなければなりません。
では、どうすれば生産性が向上するのでしょうか。考えられる施策を３つご紹介します。
施策１ ルールを決めて意識的にコミュニケーションを取る
テレワークではコミュニケーションが少なくなりがちです。しかし、ただ「コミュニケーションを取りましょう」と言っても、まず実現しません。
コミュニケーションを取るためのルールを作ることが大切です。
例えば、毎朝始業時間に合わせて全員参加のミーティングを実施する、進捗報告の場を設ける、１対１の面談を行うなど、時間を決めてリモート会議をするのも良いでしょう。
また、チャットツールを利用すれば、電話やメールより気軽に連絡をすることができるので、コミュニケーションが取りやすくなるでしょう。
施策２ 雑談ができる環境を作る
雑談は人間関係や信頼関係の構築に必要なものです。雑談ができる関係性を作ることで、仕事の相談や良くない報告もすぐにできるようになり、チームワークや一体感を感じられればモチベーションにも寄与します。
また、人間の集中力は何時間も続きません。雑談をして少し休憩をとることによって、リフレッシュにもなり、高い集中力で仕事に臨むことができます。同じ業務に携わっている者であれば、雑談でも自然と仕事の話にもなり、雑談から課題の解決方法がひらめいたりすることも大いにあるでしょう。
コミュニケーションが少なくなるテレワークでは、雑談ができる環境を作ることで、集中力やモチベーションが維持され、結果的に生産性が向上します。
具体的にはリモート会議で雑談をする時間や場を設けたり、雑談用のチャットグループを作ったりするのが良いでしょう。
施策３ 文書の電子化
スムーズなテレワークを妨げる要因のひとつに紙の書類があります。これを解決するのが文書を電子化することです。
仕事中に確認したい書類が紙でしか保管されていない場合、会社に行かなくては見ることができません。文書を電子化し、パソコンやスマホから見ることができるようにすれば、仕事が滞ることはありません。
また、中には紙の書類での申請や、紙の書類を受け取る必要がある業務もあるでしょう。テレワークでは、紙の書類をやり取りするのは非効率です。この場合も、文書を電子化し申請や受け取りができるようになれば仕事をスムーズに進めることが可能になります。
テレワークの生産性向上を実現させるツール
テレワークの生産性を向上させるための施策をご紹介してきましたが、生産性を向上させるにはツールの導入も有効です。
生産性向上に役立つ４種類のツールを見ていきましょう。
①社内コミュニケーションツール
社内コミュニケーションツールとは一般的に「ビジネスチャットツール」「グループウェア」「社内SNS」などと呼ばれる種類のツールです。
ツールごとに持っている機能は異なりますが、基本的には、以下の機能を備えています。
・各種情報共有
・スケジュール管理
・タスク管理
メールに代わる気軽にコミュニケーションをとれる手段であること、情報共有がしやすいこと、多くのデバイスで利用できることなどの利便性から選ばれることが多くなっています。
②マニュアル作成ツール
生産性の向上にはマニュアル作成ツールの利用もおすすめです。
マニュアル作成ツールは文字どおり、マニュアルの作成に特化したツールですが、マニュアルの管理や共有も簡単に行えるツールです。
ツールを利用してマニュアルを管理すれば、マニュアルをネット上やアプリからいつでも見られるようになります。
紙のマニュアルとは異なり、どこにいてもマニュアルを確認できるので、テレワーク時も仕事が滞りません。
また、紙で管理していたマニュアルをツールでの管理に移行すれば、ペーパーレスが叶います。紙の資料を保管する場所や手間が必要なくなり、ツールの検索機能により目当てのマニュアルを探すのも簡単になるでしょう。
③RPAツール
RPAは「Robotic Process Automation」の略で人がパソコンで行う定型的な操作をソフトウェアのロボットで自動化することをいいます。
RPAツールを使用することによって、決まった手順で行う定型業務やルーティンワークを自動化することができます。
例えば毎日行っている「資料を元にExcelにデータを入力する」といった事務的な作業が得意なので、事務の分野で導入されています。
④オンラインストレージ
オンラインストレージとはインターネット上にデータを保存するサービスのことで、クラウドサービスとも言います。
専用サーバーが不要なので導入が簡単で、コストも抑えられます。
また、即時にデータ共有が行われること、自動的な同期が行われることによる最新情報の共有ができること、複数人が同時に作業を行えることなどテレワークにぴったりの機能を備えているため、テレワークを導入している多くの企業に選ばれています。
まとめ
テレワークは今後も継続していく働き方です。
テレワークという働き方が通常勤務と同じ生産性を保てるように、コミュニケーションを取ったり、モチベーションを維持したりする工夫をする必要があります。
ツールを利用することによって生産性が向上するケースもありますので、自社に合ったツールを探してみてはいかがでしょうか。