東京オリンピックや自然災害、感染症などにより、リモートワークやテレワークが注目されています。これらの状況下では混雑や交通手段の途絶、体調不良など、従業員が思うように出勤できない事態が多方面で発生します。しかしリモートワークやテレワークを導入していれば、このような状況でも通常時に近い業務を遂行でき、企業活動の停滞を防げます。
リモートワークやテレワークの機能は、思いのほか豊富です。いまや対面で行える業務の多くはリモートワークなどでも行えるようになりました。実際に物の受け渡しが行われる、あるいは機器を扱う業務を除けば、リモートワークで代替することも可能といえるまで技術は進化しています。
それでは、どのようなサービスが使えるのでしょうか。ここではリモートワークやテレワークで使えるクラウドサービスを8つ取り上げ、それぞれの特徴を解説していきます。
リモートワークやテレワークには、さまざまなクラウドサービスが活用できる
リモートワークやテレワークには、さまざまなクラウドサービスが使われています。ここではなぜクラウドサービスが向いているか、またクラウドサービスの種類について解説します。
リモートワークやテレワークにクラウドサービスが適する理由
リモートワークやテレワークは、インターネットを介して仕事を進めることが特徴です。これを支えるシステムには、以下の理由からクラウドサービスが適しています。
・専用線などを敷設しなくても、IDとパスワードさえあれば誰にでもアクセスを許可できる
・情報がクラウド上に保管されているため、どこからでもアクセスできる
・保守・運用はクラウドサービス事業者で行うため、情報システム部門の業務負担が軽い
上記にあげるメリットがあるため、ビジネスでもクラウドサービスの活用が進んでいます。
3種類のクラウドサービスを活用
リモートワークやテレワークに用いられるクラウドサービスは、以下の3種類に分けられます。
ここからはそれぞれの種類について代表的なサービスを取り上げ、特徴を解説していきます。
クラウドサービスその1：オンライン会議ツール
オンライン会議ツールはインターネット回線を活用して、複数箇所の映像と音声をリアルタイムでやり取りするシステムです。参加者どうしは離れた場所にいても、顔を見ながらコミュニケーションが取れることが魅力です。加えてテレビ会議システムのように特別な設備がいらず、インターネット回線とWebカメラがあれば可能なことも導入しやすいポイントです。
ここでは主なオンライン会議ツールとして、ZooｍとGoogle Hangouts Meetを取り上げます。
Zoom
Zoomは多人数と会議を行う際に適した、無料で利用可能なオンライン会議ツールです。最大1,000人のビデオ参加者に対応でき、スクリーンには最大49画面まで表示できます。いつでもどこでも簡単に使用でき、きちんとつながることも支持を集めるポイントです。
またZoomでは、以下のことも可能です。
・参加者のデバイス（PCやタブレットなど）上の画面を他の参加者と共有し、注釈などを入れることが可能
・アンケートや質疑応答、挙手機能が搭載されている
・OutlookやGmailなど、カレンダーアプリやメールアプリと連携可能
このようにZoomでは活発な意見交換を、まとまった人数で行えます。特に多くの方が参加する場合は、ホールなど会場を貸切って行うよりも有意義な結果が得られるのではないでしょうか。
Google Hangouts Meet
Google Hangouts Meetでは「ビデオハングアウト」機能を利用して、以下の会話を画面越しに行うことが可能です。
・マンツーマンでの会話
・250人までの会話
Google Hangouts Meetでは、会議を設定してリンクを共有するだけで会議を開催できるため、接続する場合にアプリのダウンロードやソフトウェアのインストールが不要なことはメリットにあげられます。また同じGoogleのサービスであるGmailやカレンダーとの共有もスムーズに進められることも、見逃せないポイントです。
クラウドサービスその2：チャットツール
チャットツールは文字を通じて、多人数でコミュニケーションを取れるツールです。情報の発信者は1回の投稿で、関係者全員に情報を伝えることができます。ファイルやリンク先の添付も簡単です。さらにメールと異なり、誤送信により関係がない人に情報を漏らすリスクを下げられることもメリットの1つです。
ここでは主な3つのチャットツールを取り上げ、特徴を解説していきます。
Slack
Slackは以下の特徴を持っています。プロジェクトなど、複数のメンバーが協力して仕事をする際に適したコミュニケーションツールです。
・会話ごとに返信がまとめて表示されるので、会話の流れを追いやすい
・チームやグループ単位など、チャンネルでコミュニケーション単位を分けられる。このため、必要な人だけにメッセージを伝えやすくなる
・複数のチームで仕事をするには、共有チャンネル機能が使える。クライアント様と自社でコミュニケーションをする場合にも使える
・Slackの画面から、連携されたアプリやファイル、音声やビデオ通話を直接実行できる
・ワークスペースごとにログインするため、他社や他のプロジェクトに情報が漏えいするリスクが少ない
またSlackには、「コードブロック」機能もあります。「こんなコードでどうですか？」というコミュニケーションを行うITエンジニアにとって、便利な機能です。
もちろん、Slackはセキュリティも万全です。Slackは、コミュニケーションの利便性と安全性を両立したシステムとなっています。
Microsoft Teams
Microsoftの「Teams」には、以下の特徴があります。
・Microsoft社の各製品と連動可能（Office365はもちろん、Dynamics 365も）
・チーム単位でのコミュニケーションが可能
・チャット画面と電子メール、ビデオ通話画面が切り換えられる
・会議の記録として、音声やビデオ、画面共有の情報を保存できる。自動文字起こし機能も使える
・Office BusinessまたはE1、E3、E5のライセンスがあれば、追加費用なしで利用可能
・最大250人のビデオ会議が可能。Enterprise版ならば、最大1万人のライブイベントを開催可能
一方、Microsoft Teams単体でのライセンスはありません。そのためTeamsだけを使いたい場合でも、Office Businessなどのライセンスを契約する必要があります。
チャットワーク
チャットワークは、以下の機能を持つチャットツールです。
・複数のプロジェクトを兼務する方でも、ボタン1つで他のプロジェクトに切り替えられる
・タスク管理機能により、誰にどの仕事を任せたかチェックできる
・ファイル添付やビデオ・音声通話も可能
一方でEnterprise版を除き、メッセージのログ保存機能がありません。もし過去のやり取りを保存したい場合は、保存したい部分をコピー＆ペーストする必要があります。
クラウドサービスその3：グループウェア
グループウェアもまた、リモートワークやテレワークでよく使われるクラウドサービスです。主な機能には電子メールやスケジュール管理、文書管理やワークフロー、プロジェクト管理などがあります。
ここでは「G Suite」と「Office365」を取り上げ、それぞれの特徴を解説します。
Google Workspace（旧称 G Suite）
「G Suite」では、以下の機能を利用できます。
・電子メール「Gmail」
・カレンダー
・チャットによるコミュニケーションツール「Hangouts Chat」
・動画によるコミュニケーション「Hangouts Meet」
・ドキュメントやスプレッドシート、スライドなど、Googleが提供する文書作成ツール
・Googleドライブへの保存で、場所やデバイスを問わずアクセス可能
業務でGoogleのサービスをお使いの場合は、スムーズに導入しやすいといえるでしょう。
Microsoft 365
「Microsoft 365」は、ただの文書作成ソフトではありません。グループウェアとして、Microsoftが提供するさまざまな製品を統合する機能を持っています。さきに紹介したMicrosoft Teamsも、Microsoft 365の機能の1つです。
・文書作成ツールの機能（Word、Excel、PowerPointなど）
・電子メールとスケジュール管理を行える「Outlook」
・コンテンツやアプリケーションを管理し共有する「OneDrive」「OneNote」
使い慣れたOfficeを、場所やデバイスを問わず使えることは大きなメリットです。
リモートワークやテレワークには、ナレッジシェアやワークフローツールも必要
ここまで紹介したクラウドサービスを活用することで、リモートワークやテレワークにおいても、業務に必要なコミュニケーションを取れるようになりました。
一方で業務を遂行するためにはメンバーどうしで知を共有し、組織知として生かす「ナレッジシェア」が欠かせません。もちろんここまで紹介したサービスでも可能ですが、以下の課題があります。
・口頭で受けた情報を文字化し、まとめる作業が大変
・チャットツールでは、必要な情報やコメントを拾い出す手間がかかる
・文字情報だけでなく画像や動画もつけたい
このため組織知を生かしてより効果的な業務遂行につなげるためには、今までのクラウドサービスだけでは不十分です。ナレッジシェアに特化したクラウドサービスやツールを活用することで、チームや組織の情報をかんたんに作成・共有し、最新の情報としてアップデートし続けられる環境をを実現することが求められます。
リモートワークやテレワークでもナレッジシェアを実現しよう
toaster team は組織知を活用した仕事を進められる、新しいナレッジシェア＆ワークフローツールです。これからの時代、組織で仕事をするために欠かせない知識や経験をひとつのプラットフォームで運用する「ナレッジシェア」を支援する機能が数多く搭載されています。
ここでは主な3つの機能を取り上げ、特徴を解説していきます。
レシピ作成機能
toaster teamでは、業務プロセスを「レシピ」という形でまとめることができます。
以下のように、文書化できる業務ならなんでもレシピにまとめられることが特徴です。
・チームの業務マニュアル
・手順書
・規定集
・ガイドライン
・取扱説明書
レシピはWordの文書やブログと同じ方法で、簡単に作成できます。画像の挿入も面倒ではありません。作成したら「公開」ボタンを押すだけで他のメンバーに見てもらえることも、使いやすいポイントの1つです。
コメント機能
toaster teamのコメント機能は、ひと味違います。質問やフィードバックなどをレシピの末尾ではなく、該当するステップに対して行えることが特徴です。このためコメントをステップごとに整理でき、対応もしやすくなります。
またコメントには、写真などの画像もつけられます。直観的なコメントは、内容の充実に役立つことでしょう。
レシピの外部公開機能
作成したレシピはチームメンバーだけでなく、以下の手順で簡単に社外の方々へ公開できます。
1 レシピの閲覧画面左上にある「リンク」ボタンを押す
2 「外部公開の設定」をONにする
3 外部公開の専用URLをコピーし、共有したい方に伝える
このように簡単な手順で、顧客やパートナー・協力会社などと情報を共有できます。
広く社外に知らせたい情報は、SNSでシェアすることも可能です。
組織知を十二分に活用するために、toasterを加えよう
toaster teamは、これまで広く使われているクラウドサービスにとって代わるものではありません。いつものクラウドサービスに加えることで、仕事をより効率的・効果的に進めることができます。
これからの時代、組織知を活用できる企業とそうでない企業では、業績が大きく異なってくることでしょう。競争を勝ち抜くためにも、貴社の業務にtoaster teamを加えてみてはいかがでしょうか。