在宅勤務で増収増益|テレワーク導入のポイントとメリット、事例を解説

新型コロナウイルスの影響により、働き方は大きく変わりました。特にテレワークとも呼ばれる在宅勤務は一般的となり、現在も多くの企業で実施されています。コロナ対策として増加した在宅勤務ですが、実は多くのメリットが期待できる働き方でもあります。そして同時に、在宅勤務ならではのデメリットも存在します。

今回は在宅勤務について、メリットやデメリットを中心に、導入のポイントや導入事例まで詳しくご紹介しましょう。

在宅勤務とは

在宅勤務とは、その呼び方の通り、「会社に出社せず、自宅で業務を行う勤務形態」を指します。テレワーク、リモートワークなどといった言葉も、在宅勤務とほぼ同義で使用されています。在宅勤務では、パソコンを使用した業務がメインとなり、ほとんどの場合、会議や商談もパソコン画面を通したオンラインで行われます。

新型コロナウイルスの感染対策として増加した在宅勤務は、継続的な実施を検討する企業が多く、オフィスを縮小・廃止する企業も出てきました。今後の働き方としても、オフィスから自宅へと変わっていくことが予想され、企業には在宅勤務実施に伴う準備や対策が求められます。

在宅勤務のメリット

在宅勤務には、数多くのメリットが期待できます。主要なメリットを5つご紹介します。

メリット1 業務の生産性向上

在宅勤務の場合、周りに人がいないので、社員は自分の仕事だけに集中することができます。会社にかかってきた電話や突然の来客、同僚からの質問などに、仕事のペースを乱されることはありません。集中して自分のペースで効率良く業務を進められれば、業務の生産性向上が期待できます。

メリット2 移動時間が不要になる

在宅勤務の場合、自宅で仕事ができるので、通勤は不要です。また、営業活動もリモートで行われることが多くなるため、顧客先への移動も減少するでしょう。このように、通勤や営業活動のための移動に伴う時間のロスがなくなるのは、在宅勤務の大きなメリットです。移動の必要がなくなれば、移動に伴う体力の消耗も防げます。

メリット3 コストカットが可能

在宅勤務は、通勤やオフィス維持にかかるコスト減少に効果的です。在宅勤務により社員がオフィスに通勤する必要がなくなれば、通勤のための交通費をカットすることができます。また、コロナ禍においてはオフィスを廃止して完全在宅勤務を導入する企業も出てきました。その場合、オフィス賃料は不要になります。一部在宅勤務の場合でも、オフィスに出勤する社員が減ることで、光熱費や消耗品費は下げられるでしょう。

メリット4 人材の幅が広がる

育児や介護を抱える人は、多数存在します。家族の面倒を見るためにオフィスに出社して働くことができず、就職できないという人も少なくはないでしょう。在宅勤務が可能な場合、自宅から離れる必要がなくなるため、育児や介護を抱えている人でも働きやすくなります。企業側にとっても、家庭の都合で働けずにいる有能な人材を取り入れることができるのは、大きなメリットでしょう。
在宅勤務は、埋もれていた人材の可能性を広げる点で、従業員にとっても企業にとってもプラスの効果をもたらします。

メリット5 ワーク・ライフ・バランス向上

在宅勤務は、通勤時間がなくなり、オフィス勤務よりも柔軟な対応ができることから、社員のワーク・ライフ・バランス向上に効果的です。前述したように働きながらの育児や介護がしやすくなることはもちろん、プライベートの時間も確保しやすくなるでしょう。社員のワーク・ライフ・バランス向上は、仕事に対するモチベーションアップにも繋がります。

在宅勤務のデメリット

在宅勤務にはメリットがある一方で、デメリットも存在します。在宅勤務の主要なデメリットを4つ挙げてみましょう。

デメリット1 プライベートとの線引きが曖昧に

在宅勤務は、仕事とプライベートの線引きが曖昧になりやすい点がデメリットです。オフィスのように監視の目が行き届かない分、仕事中に家事をしたり休憩してしまったりと、仕事時間にプライベートのことをして生産性が落ちることも考えられます。また逆に、オンオフの明確な線引きがなくなることで、規定時間を超えて過剰に仕事をしてしまうケースもあるでしょう。

デメリット2 労務管理や正当な評価が困難

在宅勤務の社員に対して、会社は十分な勤怠管理や活動管理を行えません。在宅勤務となっていても、本当に自宅で仕事をしているかどうかはわからず、また勤務時間外に仕事をしてしまっているケースもあるでしょう。会社による管理や監視ができないことで、社員に対する評価も難しくなります。出社している社員と比べ、在宅勤務の社員は正当な評価を受けにくいという問題も発生しているようです。

デメリット3 設備導入費用がかかる

社員が自宅で仕事をできる環境を整えるには、自宅で使用するパソコンやリモート会議に対応するマイク・カメラ、ネット環境などが必要です。また、リモート対応のためのシステムを導入する場合にも、コストはかかるでしょう。在宅勤務では交通費やオフィス賃料などのコストをカットできる可能性がありますが、一方で在宅勤務のための設備導入コストがかかります。

デメリット4 コミュニケーションが難しい

在宅勤務の場合、社員同士のコミュニケーションはネットや電話を通すことになります。リモートでのコミュニケーションには、直接話す場合と比べ、伝えたいことが伝わりにくくなるというデメリットがあります。また、ちょっとした雑談がなくなって、社員同士のコミュニケーションが減少してしまう可能性もあります。リモートでの対応は、社員教育も難しくします。特にOJTは行いにくく、社員が新しく仕事を教わって実践していくには新たな教育の仕組みづくりが必要でしょう。

在宅勤務を導入する際のポイント

デメリットに伴うリスクを最小限に抑えながら、在宅勤務をうまく運営していくためのポイントを4つご紹介します。

ポイント1 明確な評価基準やルールを設定する

在宅勤務導入時には、在宅勤務に伴う評価基準やルールを事前に決めておくことが大切です。評価基準やルールが曖昧なまま在宅勤務を開始してしまうと、自分の評価に不満を感じ、社員のモチベーションが低下したり、社員の自由な行動で生産性が低下してしまったりする可能性があるためです。

明確な評価基準やルールを定めたら、決めた基準やルールを社員に周知することも大切です。いつでも確認できるように、オンラインツールなどで共有すると良いでしょう。

ポイント2 勤怠・活動管理を徹底する

業務生産性の低下を防止するために、在宅勤務導入においては、企業側で勤怠管理や活動管理を徹底する必要があります。とはいえ、勤怠・活動管理がしにくいのは在宅勤務の特徴です。

専用の勤怠システムや業務管理システムを導入すれば、各社員の勤怠時間や毎日の業務量などが企業側で把握でき、勤怠管理や活動管理は行いやすくなります。システムを導入する場合には、社員へシステムの使い方やルールを事前に周知するようにしましょう。

ポイント3 活発な情報共有を促す仕組みを取り入れる

社員同士のコミュニケーションの鈍化は、新たなアイデア発案や業務の改善を阻害します。これを防ぐには、在宅勤務でも社員同士が活発にコミュニケーションを取れるような環境整備が必要でしょう。

有効な手段としては、ツールの導入が挙げられます。メールやチャット、コメントなどで話すようにコミュニケーションができるツールがあれば、離れていてもコミュニケーションは取りやすくなります。また、コミュニケーション機能に留まらない情報共有ツールであれば、あらゆる情報の共有にも対応しています。前述の評価基準やルール、システムの使い方などの周知にも役立ちます。

ポイント4 通信機器のセキュリティを確保する

在宅勤務では、各社員は自宅で企業の重要な情報を扱うことになります。
情報漏洩や消失は企業にとって大きな損失となるため、在宅で使用する通信機器やシステムのセキュリティ確保は必須です。社員個人だけでなく企業が、各社員の扱う機器のセキュリティ整備、状態確認をできるようにすべきでしょう。

在宅勤務を導入した企業事例

ここからは、在宅勤務を導入した企業の事例を2つご紹介します。

アフラック生命保険株式会社の事例

がん保険で知られるアフラック生命保険株式会社では、2016年にテレワーク(在宅勤務)を全社で導入しました。理由の如何を問わず、承認さえ受ければ、全社員がテレワーク可能となっています。システムやコワーキングスペースの整備など環境づくりにも力を入れ、1年間でのテレワーク利用者は全社員数4,946人中3,835人(2018年)にものぼります。

施策
・社内ニュースや、イントラネットを活用した情報提供
・テレワークセミナーの実施
・テレワークのノウハウの習得・定着のためのeラーニング実施
・労務管理ソフトの活用(パソコンのログオフ時間も管理)
・パソコンやタブレットを全部門の社員に貸与
・サテライトオフィス・コワーキングルームの整備

テレワーク利用率の上昇に伴い、時短社員比率は低下し、社員の満足度は大幅に向上しているといいます。
(厚生労働省 テレワーク総合ポータルサイト 企業の導入事例より)

サントリーホールディングス株式会社の事例

飲料大手のサントリーでは、2007年から育児や介護を行う社員を対象に在宅勤務を開始し、2008年には理由を限定せず対象者を拡大しました。総従業員数5,238人に対し、在宅勤務対象者は3,775人、うちテレワーク実施者は2,564人に及びます。在宅勤務による生産性向上を狙うとともに、社員のプライベートの充実を目的としています。

施策
・社内イントラネットで運用ルールを告知
・全マネージャーに対するテレワークセミナー実施
・労務管理は、業務開始・終了メールで
・テレワーク利用は10分単位で可能

特徴的なのは、10分単位でテレワークが可能なことです。これにより、仕事の合間に家事や育児ができたり地域のイベントに参加できたりと、柔軟な働き方が叶っているようです。
(厚生労働省 テレワーク総合ポータルサイト 企業の導入事例より)

まとめ

在宅勤務は、生産性アップやコストダウンなど、大きなメリットを得られる勤務形態です。内閣府からも推奨されるワーク・ライフ・バランスが在宅勤務により向上すれば、多くの人がより充実した生活を送れるようになるでしょう。

ただし、在宅勤務をうまく運営するためには、事前準備が必要です。特に、情報共有システムや勤怠管理システム、業務管理システムなどのツール導入は、在宅勤務のデメリット払拭に効果的です。プロジェクト管理やタスク管理機能が搭載された情報共有システムを導入すれば、情報共有と業務管理を一元化することも可能です。ツールやシステムは、機能・使用感・価格に注目し、自社に合ったものを慎重に選びましょう。

当社はセキュリティ管理体制の強化と継続的な改善を行い、
お客様に安心してご利用いただけるサービスの提供に努めてまいります。

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