徹底したマニュアル化で独立後の記帳代行業務を実現
AZ経営サポート株式会社/東屋圭逸税理士事務所
士業｜税理士
記帳代行等の業務の効率化および品質の向上、パート従業員の即戦力化
導入前の課題
導入後の効果
独立にあたってマニュアルの整備を決意
トースターチームを導入した背景を教えて下さい
東屋さん：
税理士事務所を開業するにあたって、規模を拡大していくために税務業務、特に記帳代行を請け負うことを考えていました。記帳代行では、パート従業員に記帳業務をお願いすることになるのですが、前職の会計事務所ではマニュアルが整備されていなかったため、パート従業員の業務負担が増え、離職を招いていました。結果、限られた所員による残業が当たり前となっていました。
独立するにあたり、経験の乏しいパート従業員の方でも、マニュアルやチェックリストを整備することで即戦力化につながり、業務推進の最適化を実現できると考え、トースターチームの導入を決めました。
良い意味で自由度が低いため、フォーマットを統一できる
マニュアル作成ツールの導入にあたり、どのような点を重視されましたか？
東屋さん：
前職の監査法人勤務の際も、アドバイザリー業務として自分自身でマニュアル作成を行っていたんですが、ワードやエクセル、、パワーポイント等の Office ツールで作成すると、自由度が高い分、フォーマットやデザインがバラバラのマニュアルが生まれていました。また、フォントやレイアウト、色使いは個人のセンスに任されてしまう部分が多いため、共通のフォーマット化がしにくいことも課題として感じていました。
そこで、ワードやエクセルを使わずに、マニュアルの作成に特化したサービスを検討することに至った際、トースターチームを知りました。トースターチームはマニュアルに必要な型化されたマニュアルを作成、活用するという意味で、レイアウトの自由度が低いため、誰が作っても統一された構成やデザインで仕上がるのが非常に魅力的でした。
絶対に 1 回で終わる業務以外はすべてマニュアル化
トースターチームをどのようにご利用されていますか？
東屋さん：
トースターチームを使って、お客様ごとに記帳マニュアルを作成しています。ベースになるマスタを作成し、それを複製してお客様ごとのマニュアルを用意しています。マスタには基本的な業務フローをまとめており、パート従業員の皆さんが業務を進めながら適宜、お客様の環境や状況に合わせてマニュアルの追記・編集を行い、お客様マニュアルとして完成させていきます。
記帳マニュアルはお客さまによって記帳の流れが異なるので、絶対にお客様の数だけ必要なんですよね。例えば、クレジットカードの経費処理をする時に、システムと連携している企業もあれば、PDF や CSV でデータをもらうこともあります。お客様に統一してもらえば良いですが、システムに詳しくないお客様もいらっしゃいます。このような背景があるので、お客様ごとにマニュアルを用意することで、次回以降の業務をスムーズに進められています。
東屋さん：
パート従業員の皆さんには、メモを取る際もトースターチームに記載するように伝えています。自分のノートや PC のメモアプリでメモを残してしまうと、結局どこに書いたのかわからなくなり、情報の分散を招いてしまいます。マニュアルとして記載する際に「きちんとまとめないと」とハードルを感じてしまったりするので、メモ程度の少ない情報量で良いのでトースターチームにデータを残してもらうのを徹底しています。また、クラウド上でメモを残さないと、他のパートの方も見ることができないため、社内にノウハウが貯まらないと考えています。
記帳マニュアル以外にも申告システムや会計システムの使い方のマニュアルや、お客さまへ共有する源泉納付の手続き方法などのマニュアル、社内の入社手続きなどもマニュアルとしてトースターチームでまとめて管理しています。基本的に、1 回で終わらない業務はみんなマニュアル化していますね。
一定の品質でサービスを提供、生産性も向上
トースターチームを導入した効果はいかがでしたか？
東屋さん：
開業当初から使っているので比較はできませんが、おかげで、記帳代行業務を一定の品質で提供できています。
パート従業員は記帳代行業務の経験者なのですが、それでもマニュアルがあることで、自分では気づけない注意点に気づいたり、わからないことがあってもトースターチームを参照すれば、必要な情報がまとまっているため、すぐに必要なマニュアルを探せるので便利だと感じているようです。
私自身もマニュアルがあることで頻繁に質問を受けることがないため、お客様へのコンサルティングなど、必要な業務に時間を割けるようになっています。
何より、マニュアルがあれば 2 回目以降の作業スピードが大幅に向上しますので、経営インパクトにつながる生産性を高められているのが大きな効果ですね。
東屋さんのように開業される税理士へメッセージはありますか？
東屋さん：
事務所の規模を拡大するなら、マニュアルは必須だと思います。特に開業後途中でマニュアル作成を始めるのは難しくて、人をたくさん雇ったり顧客を減らさないとできないので、開業直後の最初からマニュアルを作っておいたほうがいいですね。
自分の記憶力も歳とともに衰えてくるので、若いうちにマニュアルにしておくほうがいいですよ（笑）
【お話を伺った方】
代表取締役 東屋圭逸 さん
※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。
