チームのナレッジが属人化の解消と業務の再現性を向上

専門性が求められる業務の再現性をあげていきたい

どのようにご利用されていますか？

吉松さん：

当社では 2 つの「チーム」を作成して toaster team を利用しています。ひとつはコルクの社内用と、もうひとつが運営している新人作家さんたちのコミュニティ用です。

社内用としては、コルク社内の各業務のオペレーションの共有が目的です。弊社では、マネジメントする作家さんごとにチームがあり、それぞれ独自のオペレーションで動いています。

具体的な業務はそれぞれ異なりますが、ファンコミュニティの醸成やマネタイズのノウハウなどは会社全体で活用すべきアセットです。今まではこのような会社の中にあるチームを横断してアセットやノウハウを効率的に共有する場所がなく、専門性が求められる業務の再現性をあげていきたいなという課題を感じ、toaster team を導入しました。

吉松さん：

もうひとつは、一緒に仕事をしている新人作家さん（以下、作家さん）のコミュニティ用の toaster team の「チーム」です。コミュニティ所属の作家さんたちとは普段はチャットツールによるコミュニケーションを行っていますが、チャットの特性上、どうしても有用な情報もタイムラインで流れていってしまい、後から情報を見返せる情報のストック場所が必要でした。

toaster team 上では、参加作家さんごとにレシピを作っています。「キャラクターデザインのコツ」や「伝わるとは何か」といった、作家さんが共有してくださった制作ノウハウや知見を、コミュニティメンバーがいつでも参照できるようなナレッジとしてまとめています。

「まずは目次を書いてもらう UI」が最高

toaster teamのご感想を教えてください

吉松さん：

シンプルで使いやすい！と思いました。機能と UI もわかりやすく、操作に迷わなかったです。ブログサービスを使ったことがある人は誰でも使える印象を受けました。

また、配色や形など雰囲気が親しみやすいのもあり、使っていくうちににどんどん愛着が湧きました。

特に左右 2 分割のレシピ編集画面がすごくいいなと思いました。「目次を書く UI」が最高ですね。従来のエディタのような、真っ白でなページの状態で文章を書くと、読みやすさが書き手に依存してしまいます。toaster team だとステップにテキストを入れるだけで、自動的に見出しになるのがとても便利で、ユーザーが迷わなくて済むのでとてもありがたいです。

また、レシピを作成していくたびに新着のレシピが埋まっていく様が嬉しいです。使いはじめたばかりのころは、「何か書いてこの空間をもっと埋めたい！」というやる気が湧きました（笑）

ノウハウの可視化がチームのナレッジ化の第一歩

導入の効果についてはいかがでしょうか？

吉松さん：

作家さんたちに、皆さんの制作ノウハウを貯めた toaster team を共有したところ「こういうのがほしかった！」と大変喜んでくれました。コミュニティ内で生まれた貴重なコミュニケーションを、厳選されたナレッジとして記録していくことがコミュニティの価値を高めることに役立っています。

どのようなシーンや組織に toaster team は おすすめできますか？

吉松さん：

ドキュメントを書いたり共有したりするツールは、おそらくこのコロナ禍のテレワークやリモートワーク推進によって、さらに使われるようになったと思います。そのため、ドキュメント作成ツールを導入済みの企業さんの中には toaster team を見ても、「似たようなツールは複数もいらない」と感じる方もいらっしゃると思います。

吉松さん：

しかし、toaster team は他のドキュメント作成ツールと全く違い、手順を書くフォーマットのおかげで、書式がばらばらにならないため、ナレッジを伝える人も読む人もわかりやすいという点です。チームの誰もがアクセスできて、読みやすいナレッジがあることで、属人化の解消はもちろん、業務の再現性が高まると思います。

チャットツールで「○○ ってどうやるんですか？」と質問が飛び交う会社や組織の皆さんには特におすすめしたいですね。チャットで説明するより、toaster team に手順をまとめておいて「こちらをご参照ください」とレシピの URL を教えてあげる方が説明コストも低く、お互いの負担も減ります。まずはそういう身近なところから、ノウハウの可視化をはじめていくことがチームのナレッジ化の第一歩なのではないでしょうか。

【お話を伺った方】

Web ディレクター・マーケター 吉松可余子 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。