マニュアル制作にかかる時間を80%削減し、社員の誰もが作成、更新できる環境を構築
株式会社グローバルトラストネットワークス
サービス業
事務スタッフ向けのマニュアル制作工数の削減
導入前の課題
導入後の効果
パワーポイントによるマニュアル作成が本当に大変だった
トースターチームを導入した背景を教えて下さい
小林さん：
当社は外国人向けにさまざまな生活支援サービスを提供しており、私の所属するチームでは家賃保証サービス事業の営業推進を担当しています。営業担当者が利用する販促資料の作成や、契約業務などを担当する事務スタッフ向けの社内マニュアル制作が主な業務です。
この事務スタッフ向けのマニュアルは、パワーポイントで作成していたのですが、デザインやレイアウトを整えるのに多くの時間を費やしており、丸1日かけてもマニュアルが1本も完成しない、ということも珍しくありませんでした。また、マニュアルの制作フォーマットが定まっていなかったこともあり、私以外のメンバーが作ることができず、常にマニュアルの制作と更新作業に追われていました。
そのうえ、マニュアルの保管場所が部内で周知徹底されていなかったため、部内から頻繁に「あのマニュアルはどこにありますか？」といったマニュアルの保管場所を尋ねられることが多々あり、マニュアルの作成と管理を効率化できるツールが必要だと考えていました。
トースターチームの導入に至った決め手は何だったのでしょう？
小林さん：
トースターチームを選んだ最大の理由は、その使いやすさです。直感的な操作性と、内容が一目でわかるサムネイル設定、ステップバイステップでのマニュアル作成機能が魅力的でした。
私以外のスタッフにもマニュアルを作成してもらえるよう環境を構築したいと考えていたので、どのスタッフも同じ品質のマニュアルを作成できる点や、親しみやすい画面構成もツール利用の障壁を下げられると感じました。
他のマニュアル作成ツールも比較検討したのですが、UIや操作性の面で使いづらかったり、動画マニュアル作成に特化したツールだったりと、当社が求めているニーズに合わないと判断しました。
業務マニュアルの他にも、新入社員向けの用語集を制作
トースターチームを導入してからどのようにご利用頂いていますか？
小林さん：
もともと作成していた事務スタッフ向けの業務マニュアルをトースターチームにデータ移管し、「契約の手続き方法」や「基幹システムの使い方」などのマニュアルにまとめました。
そのほかにも、これまでは情報を集約していなかった販促キャンペーンの情報を社内資料として整理したり、新入社員向けの専門用語集を作成したりと、多様な業務に活用しています。
当社の場合、異業種から転職してくる社員が多いため、この用語集が特に役立っています。わからない用語が出てきたときに、先輩社員に尋ねる前に用語集を確認して自己解決できるのは教育の時間とコストの削減の面でもとても良いですね。
マニュアルの制作時間が1/5に削減、アクセス性も向上
トースターチームを導入した効果はいかがでしたか？
小林さん：
トースターチーム導入後、マニュアル制作にかかる時間が大幅に短縮されました。以前は1日かけても1本のマニュアルが完成するかどうかという状況でしたが、トースターチームを導入後、多い日には5本を作成できるようになりました。デザインやレイアウトを自分で考える必要がなくなったため、制作時間の削減が実現できました。同時に、手順の言語化に集中できるようになったことで、マニュアルの品質も向上しています。
また、トースターチームで作成した業務マニュアルが、パワーポイントで作成したマニュアルと比べて、見やすく使いやすいとの声を社内から多数いただいています。事務スタッフが自分たちでマニュアルを作成し、更新する体制も整うようになり、利用が広がるにつれて、マニュアルの更新も積極的に行われるようになり、業務の効率化と社内カルチャーとして業務の見える化が進んでいると感じています。
トースターチームの導入後は、マニュアルの管理も改善されました。階層別にマニュアルを保存でき、キーワードやラベルでの検索もできるため、すぐに参照したいという時に、必要なマニュアルをすぐに見つけられるようになりました。
業務マニュアルが浸透していない企業や多拠点の企業に最適
トースターチームをどんな企業に勧めたいですか？
小林さん：
トースターチームはマニュアル整備が不十分な企業に最適だと思います。マニュアル作成の選択肢は多岐にわたりますが、ワードなどのドキュメントやパワーポイントのようなスライド作成ツールは自由度が高い一方で、デザインの考慮に多くの時間が必要です。トースターチームを使えば、ステップに沿って業務内容を記入するだけで、ストレスなくマニュアルを作成できるので、業務に必要なマニュアルを正確且つスピーディーに整備できます。
さらに、マニュアルの管理と更新が容易で、常に最新状態を保てるのは非常に大きな利点です。特に在宅勤務が多い、または複数の事業所を持つ企業にとっては、どこからアクセスしても最新の情報を利用できるのは非常に重宝されるのではないでしょうか。
部署から全社へ展開し、横の連携を強めたい
今後はどのようにトースターチームの活用を進めたいですか？
小林さん：
現在は私の部内でのみトースターチームを利用していますが、将来的には他の部署にも拡大し、全社的に利用できるようにしたいと考えています。
特に他の事業部との連携を強化することで、提供するサービスの質をさらに向上させられると思うので、トースターチームを通じて全社的なナレッジ共有を進めて、事業間のシナジーを高めていきたいです。
【お話を伺った方】
外国人住まい事業本部 グローバル保証営業部 東京セクション 営業推進ユニット リーダー 小林桂子 さん
※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。
