文書作成・プレゼン・面接で活躍|PREP法のメリットと例文、活用シーンを徹底解説

社会人になれば、文書を作成して提出する機会が増えますが、元から文章を書くことに苦手意識を持っている方にとっては、この作業が難しいと感じるでしょう。しかし文章作成にはコツがあり、そのコツを覚えてしまえば、劇的に優れた文書が書けるようになります。PREP法もその手段の一つであり、PREP法を活用すると誰でも論理的な文章が書けるようになるのです。

この記事では、PREP法の基本的な知識と活用方法を紹介しましょう。読む相手に伝わりやすい文章が書けるようになりたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

PREP法とは

PREP法では下記の順番で文章を構成することを基本としています。

①結論:Point
②理由:Reason
③具体例:Example
④結論:Point

最初と最後に結論を説明することがポイントで、この構成の頭文字を並べたものがPREP法の名前の由来でもあります。簡単に言えば、「最初に結論を伝え、その理由、理由に説得力を持たせるデータである具体例を提示した後に、再度結論を述べる構成」だと言えるでしょう。

PREP法の文章は説得力があり非常に分かりやすく、まとまった内容に仕上がります。

そのためPREP法が身につくと、ビジネス文書の作成だけでなく、上司への報告、プレゼン、商談、部下への指導を円滑に進められるようになります。

PREP法のメリット

PREP法を導入すれば、どのようなメリットが得られるのでしょうか?ここからはPREP法のメリットを紹介します。

メリット1 結論に説得力がある

PREP法で作成した文章は結論が先頭と最後にあり、さらにその理由や具体例が順序良く並べられます。そのため読者が「何が結論なのか?」「この結論は本当なのか?」と疑問を抱くことがなく、納得出来る内容になるのです。

重要なことほど先に説明し、理由はその後というテクニックは多くのビジネスの場で使用されていますが、PREP法を活用すれば、その基本を守りながら説得力を高める文章が書けるでしょう。

結論を知った上で文章を読み進められるため、読み手がストレスを感じることもありません。短時間で読み手に内容が伝わりやすいので、流し読みされることが多いインターネット配信の記事やブログなどにもPREP法が多用されています。

メリット2 文章構成がしやすい

文章作成が苦手な人ほど文章構成の正解が分からずに、なかなか文章を書き進められなくなり、文書作成に多くの時間を使っているようです。PREP法を使えば、その構成に従って文章を作成すればいいため、早いスピードで優れた文章が書けるようになるでしょう。

構成が明確になっていると、あとは自分が書きたいことをルールに従って並べるだけで、分かりやすい文章が書けるのです。

メリット3 自分の評価を高められる

論理的で説得力のある文章が書けるということは、同じように分かりやすく話が出来るということです。そのような能力があれば、社内外でスムーズに業務を進められるため、会社での評価も高くなるでしょう。

PREP法は文書作成の方法でありながら、自分の評価を左右する要素も持っているのです。

また、初めは意識的にPREP法の構成を守る必要がありますが、PREP法の文書作成に慣れれば、自然に説得力のある文章が書けるようになります。

PREP法を用いた例文

PREP法の基本的な知識をお伝えしましたが、よりPREP法で書いた文章の分かりやすさを感じてもらうために、例文を紹介しましょう。

①結論:Point
ビジネスマナーは仕事をするために欠かせないものです。②理由:Reason
ビジネスマナーが出来ていない場合、仕事の相手に不快感を持たれてしまう可能性があるためです。そのような相手と積極的に取引をしたいと思う方は少ないでしょう。
ビジネスマナーが守られていないことで、仕事ぶりや今後期待出来る成果も疑問視される恐れがあります。
さらに、個人のビジネスマナーは会社の印象も左右してしまいます。一人の行いが会社の利益に関わるということです。

③具体例:Example
具体的には、待ち合わせの時間も守らず、挨拶も出来ない・名刺交換マナーも守られていない取引先の担当者がいたとします。
そのような人を信頼して、自社の利益を左右するような取引を任せたいと思う人はいないでしょう。

④結論:Point
つまり、ビジネスマナーはビジネスに欠かせないものなのです。

この例文はPREP法の構成である、①結論・②理由・③具体例・④結論の構成になっています。

ただ「ビジネスマナーを守ることは大切です」と言うよりも、ずっと説得力のある文章になったと感じられるでしょう。また最初と最後に結論があるため、その結論が強調されていると言えます。

PREP法の活用シーン

PREP法はさまざまなシーンで活用出来ますが、ここでは具体的なシーンを説明しましょう。活用用途が多いため、文章を書いたり、話をしたりする際には「PREP法を使えないか」と考えてみる癖をつけると良いでしょう。

1 ビジネス文書作成

PREP法が最も用いられるシーンが多いのは、ビジネス文書です。ビジネス文書は簡潔でいて分かりやすい必要があるため、PREP法を用いた文章であれば非常に優れたビジネス文書が作成出来るでしょう。

文書作成にかかっていた時間の節約も可能なので、業務の効率化にもつながります。

2 プレゼンテーション

先ほども説明したように、PREP法は書くだけでなく説明する能力も伸ばすことが出来ます。そのため、PREP法を理解していれば説得力のあるプレゼンを行えるようになるのです。「結論から話す・理由と具体例を説明する・最後に結論を強調する」という流れを意識することで、参加者全員が納得出来るようなプレゼンが行えるでしょう。

人前で話すことを苦手と感じる方はPREP法で台本を作成し、事前に練習をしておくと良いです。PREP法を使うことに慣れると、意識することなくPREP法を基本としたプレゼンが出来るようになります。

3 就活や面接

PREP法は就活や面接でも役立ちます。なぜなら、PREP法の文章は自己PRにも優れているためです。自己PRは「忍耐力がある」「行動力がある」など抽象的なイメージになりがちですが、PREP法を使って理由と具体例を説明することで、説得力のある自己PRが可能になるでしょう。

文章でのアピールはもちろん、面接時には面接官に自己PRを強くアピール出来ます。

PREP法とSDS法の違い

PREP法と似たフレームワークにSDS法というものがあります。ここでは、この2つの違いを説明しましょう。

SDS法では下記の順番で文章を構成することを基本としています。

①要点:Summary
②詳細:Details
③要点:Summary

要点を最初と最後に説明する点がPREP法と似ていますが、主にビジネスシーンで活用できるPREP法に比べると、SDS法の方がより汎用性が高く、ビジネス以外の日常生活でも活用しやすいと言われています。

また、PREP法は結論を強調しやすいフレームワークであるのに対し、SDS法は詳細(Detail)に重きを置き、文章全体を理解してもらいやすいという特徴があります。分かりやすい話し方をする人はSDS法を用いることが習慣化していることが多く、ニュースでも多用されている表現方法です。

まとめ

PREP法の基本的な知識や例文を分かりやすく説明いたしました。PREP法を用いれば、文書作成がしやすくなるだけでなく、論理的な表現が出来る人として高い評価が得られるようになるでしょう。特に文書作成を苦手と感じている方こそPREP法を習得し、自分のスキルにしてください。

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