社内稟議を電子化で効率化！ 紙の稟議の問題点や電子印鑑・ワークフローの活用も解説

会社では、重要事項を決定する時に社内稟議という方法が採られることがあります。社内稟議は日本特有のもので、慎重な判断をするために有効な手段です。一方で、社内稟議にはデメリットもあります。

今回は社内稟議について、問題点や効率化のための解決策を中心にご紹介しましょう。

社内稟議とは

まずは、社内稟議とはどのようなものなのか、どのような事項が対象になるのかを見ていきましょう。

社内稟議は社内重要事項の決定方法

社内稟議とは、会社にとっての重要事項を決めるための方法のひとつです。

社内稟議では、承認が必要な重要事項についての詳細を稟議書と呼ばれる書類にまとめ、それを承認者に回覧し、承認を得ていきます。この時、稟議書を確認して承認の可否を判断する承認者は、1人ではありません。複数人の承認者が承認の可否を判断するのが、社内稟議の特徴です。

稟議が行われる対象は、「契約の締結」や「会社のお金の使用」などといった会社にとっての重要事項についてです。そのため、承認者は会社の上層部が務めることが多く、複数人での承認を行うことによって、慎重な判断を可能にしています。

社内稟議の対象

社内稟議が必要となる重要事項の例としては、以下のようなものが挙げられます。

これらは全て、会社経営に大きく関わる事項です。
上記以外でも、その会社にとって重要な案件は稟議を通して決定されることが多く、このような決定方法は日本独自のものだとされています。

社内稟議と社内決裁の違い

重要事項を決める時には、社内稟議ではなく、社内決裁という方法が用いられることもあります。これらの違いを見ていきましょう。

社内稟議

複数の承認者が承認の可否を判断する。

社内決裁

決裁の権限を持つ上長1人が決裁の判断を下す。

社内稟議では複数人の承認を経て最終的な判断が下されますが、社内決裁の場合は権限を持つ上長1人で決裁が可能です。
社内決裁は小さな規模の案件に、社内稟議はより重要性の高い案件に用いられることが多くなっています。

社内稟議の問題点

重要なことを決めるにあたって、多くの会社で行われている社内稟議という方法ですが、紙の稟議書を回す方法での社内稟議には、いくつかの問題点があります。
ここからは、社内稟議の主な問題点を3つ挙げていきます。

問題点１　最終承認まで時間がかかる

社内稟議を通すには、複数の承認者による承認が必要です。そのため、稟議を進めるにあたっては、稟議書を複数人の元に回さなければなりません。

稟議書を回覧する中では、稟議書を回しても他の仕事を優先して後回しにされたり承認者が会社に不在だったりして、スムーズに承認を得られないこともあるでしょう。
また、書類が今どこにあるのかがわからなくなり、稟議の進捗を把握できないリスクもあります。

全ての承認を得る工程がスムーズにいかず、稟議が通るまでに時間がかかるのは、社内稟議の大きな問題点です。

問題点２　責任の所在がはっきりしない

1人の承認者が承認を行う社内決裁と異なり、社内稟議は複数の人が承認を行います。複数人が稟議承認の責任者となるため、プロジェクトに問題が生じた時の責任の所在が曖昧になりやすいという点は、問題点のひとつでしょう。

起こり得るトラブルに備えるため、責任の所在の明確化は必須です。万が一の場合、どこに責任を置くのかあらかじめ決めておくことが大切です。

問題点３　印刷・保管コストがかかる

紙ベースの稟議書を作成するには、データを紙に印刷する必要があります。印刷には、用紙代やインク代などのコストに加え、印刷を行うための労力も必要になります。
毎日多数の稟議書が作成される場合、そのコストと手間は莫大なものになります。

また、稟議書には重要な内容の書類が多いため、稟議後にはきちんと保管・管理を行わなければなりません。そのためには、保管のための場所代や管理のための人件費といったコストがかかります。書類保管・管理のコストは継続的にかかる固定費になるので、会社経費としては大きな負担になるでしょう。

社内稟議を効率化させる方法

前述のように、社内稟議にはいくつかの問題点があり、それらは稟議を非効率なものにしています。
では、社内稟議をより効率的なものにするにはどうしたら良いのでしょうか。

社内稟議の効率化には、「稟議の電子化」が有効です。
「稟議の電子化」の手段として、「稟議書類の電子化」「ワークフローシステムの導入」「電子印鑑の導入」の3つの方法をご紹介します。

方法１　稟議書類を電子化する

社内稟議の効率化の手段としてまず挙げられるのが、稟議書の電子化です。稟議書を紙ベースではなく、電子データにすることで、稟議工程はスムーズになります。

紙の稟議書とは異なり、電子データの稟議書なら、メールや共有ファイルを通して各承認者の元へ送ることが可能です。わざわざ各承認者のデスクまで書類を届ける必要も、承認後の書類を回収する必要もありません。

また、稟議書を電子化すれば、書類の印刷や管理、保管のコストや手間を削減することもできます。データとしてパソコン内で書類保管ができれば、書類の整理や必要書類の検索など、その後の管理も楽になるでしょう。

方法２　ワークフローシステムを導入する

社内稟議の効率化には、ワークフローシステムの導入も効果的です。

ワークフローシステムとは、書類の回覧や承認を円滑化するシステムです。電子化された申請書や報告書をシステム上で必要な人に回覧し、承認することができ、決裁処理をシステム上で完結させることができます。

ワークフローシステムを使えば、書類データを送る作業も承認作業も簡単です。どこで稟議書が止まっているのかが分かるため進捗を把握できる点や、インターネット環境さえあれば社外からでも承認手続きを行える点もメリットです。テレワークや出張中の稟議承認にも役立つでしょう。
ワークフローシステムの導入は、紙ベースによる社内稟議の「時間がかかる」という問題点を解決します。

方法３　電子印鑑を導入する

電子印鑑の導入も、社内稟議の効率化に役立ちます。電子印鑑とは、電子データ化された印鑑のことです。電子印鑑を使えば、電子書類にパソコン上で印鑑を押印することができます。

朱肉を付けるタイプの普通の印鑑は、電子書類には押印できません。そのため、電子データによる稟議書に印鑑を押して承認しようとすると、わざわざ電子書類を印刷して印鑑を押印、再度書類データを取り込むという作業が必要になります。また、社外に出ていて印鑑が手元にない場合には、すぐに承認手続きを行うこともできません。

電子印鑑なら、このような手間は不要です。パソコンやスマートフォンなどからデータのまま押印ができ、稟議承認の手続きは効率的になります。

まとめ

社内稟議は、電子化することで効率化させることができます。稟議に限らず、人手不足が深刻化し企業競争が激化する中で、紙ベースによる書類管理は非効率です。今後社内のあらゆる業務において、電子化は進められていくべきでしょう。また、社内業務の電子化を目指すなら、情報共有ツールの導入も効果的です。情報共有ツールやマニュアル作成共有ツールを用いれば、社員間の情報共有がスムーズになって業務が効率化し、社員のレベルも上がります。ネットワーク上のミーティングルームのように使用できる情報共有ツールやマニュアル作成共有ツールは、テレワークなどの在宅勤務のシーンにも役立つでしょう。

業務効率化が重要視される企業活動の中では、便利なクラウドサービスやアプリなどのツールを積極的に導入することが大切です。