業務生産性や引継ぎに役立つ効果的なチェックリスト作成方法

チェックリストとは、作業内容などを一覧にしたもののことです。実際に完了した作業をレ点で消し込んでいくことで、作業の抜け・漏れを防ぎます。

しかし、チェックリスト自体が不完全、あまりにも非効率などの理由から、現場で使用されない、形骸化してしまう問題が発生している事例もあります。

この記事では、使いやすいチェックリストの作成方法や現場にチェックリストを定着させる方法を紹介しましょう。

チェックリストの効果

チェックリストの作成方法を知る前に、チェックリストがあることで得られる効果を説明します。

1 ミスを予防する

人間は仕事を進める中でミスをしてしまう生き物ですので、どんなに作業に慣れている人でも抜け・漏れが発生する可能性があります。

チェックリストを使用すれば、自分自身が行った作業を確認しながら業務を進められるため、このような問題を大幅に防ぐ効果が期待出来るのです。

また、過去にミスが多かった作業があれば、再発防止の対策としても活用可能でしょう。

2 業務の全体像が把握出来る

チェックリストには業務の一連の流れの上で必要な行動が記載されるため、自分が行っている作業の全体像を視覚的に把握出来ます。

ゴールを見据えた働き方をすれば、今行うべきことをしっかり理解した上で作業を進められるのです。

3 業務を効率化出来る

チェックリストがない会社では、細かな作業は社員一人ひとりが判断して段取りを組んで進めている場合があります。

非常に効率よく優れた段取りで作業を進められる社員もいれば、非効率な作業を毎日続けてしまう社員もいるでしょう。効率よい作業の進め方でチェックリストを作成すると、全社員の業務効率を向上させ、組織の生産性を高めることが出来るのです。

4 簡単に更新可能

チェックリストはマニュアルのように更新作業に時間がかかりません。そのため、業務改善時・変更時には簡単にチェックリストを最新の状態に更新出来ます。

5 引き継ぎが楽になる

チェックリストがあれば、自分が行っている業務が「見える化」されます。

そのため、業務が一人の担当者しか把握出来ていないような状態である「業務の属人化」を防ぎ、担当者の変更がある時にも、チェックリストを主体としたスムーズな流れで引き継ぎが出来るのです。

チェックリスト作成前におさえたいポイント

チェックリストを作成するには、事前にしておくべきポイントがあります。

チェックリストの作成目的・利用シーンを考える

作成するチェックリストを「何のために・誰が・いつ使用するのか」を考えましょう。この項目が明確でないと、チェックリストがあまり業務の助けにならない仕上がりになってしまうおそれがあります。

この3点を考えておくことで、チェックリストのフォーマットや具体的な項目も決めやすくなります。

チェックリストを作成する業務の性質を考える

チェックリストの作成目的の中には「作業の抜け・漏れを防ぐ」効果を期待することが多いです。

もちろん全ての業務でミスの発生は防ぐべきなのですが、その業務にとって「作業の抜け・漏れ」がどのような影響を与えるものかを考えましょう。

例えば、一つのミスが人災につながるような業務や大きな損失を発生させる可能性のある業務では、そのほかの業務に比べてより細かな確認項目が用意されたチェックリストを作成する必要があります。

チェックリストの作り方とポイント

ここからは具体的にチェックリストを作成する方法と作成のポイントを説明いたします。

チェックリストの作り方

チェックリストは非常に簡単な書式ですので、自分の使用しやすいソフトを使って作成すればよいでしょう。ここでは、よく利用されるWordとExcelを使ったチェックリストの作り方を紹介ましょう。

【Wordでチェックリストを作る】

  1. 新規ファイルを作成しWordの環境設定を開きます。
  2. 「リボンとツールバー」から「開発」を表示させてください。
  3. 表示された「開発」を選択し「チェックボックス」を選びましょう。

【Excelでチェックリストを作る】

  1. 新規ファイルを作成しExcleの環境設定を開きます。
  2. 「リボンとツールバー」から「開発」を表示させてください。
  3. 表示された「開発」を選択し「チェックボックス」を選びましょう。

Word、Excelのどちらでも簡単にチェックボックスを作成出来ることが分かりました。

チェックリストを作成する時のポイント

チェックリストを作成する時には、下記のポイントに注意するようにしましょう。

・チェックリストは時系列で作成する
作業中にチェックリストを行ったり来たりしてしまうと、手順が混乱しやすくなります。チェックリストは時系列に並べるようにしてください。

・重要な項目は目立たせる
過去に作業の抜け・漏れが多く発生している工程は太字やカラーを使って強調すれば、再発防止の注意喚起になるでしょう。

・誰でも理解出来る文章・言葉を使う
担当者にしか分からないような言葉を使ったり、経験がある方を前提とした書き方をしてしまうと、引き継ぎ時にチェックリストが役に立たなくなってしまう場合があります。

チェックリストは誰が読んでも分かりやすい文章・言葉を使ってください。

チェックリストを現場に定着させるコツ

どんなに工夫してチェックリストを完成させても、現場で定着しないのではチェックリストを作成した意味がありません。

現場にチェックリストを浸透させるには、どのようなコツがあるのでしょうか?

コツ1 手間のかかるチェックリストを作らない

チェックリストは作業を行いながら確認・チェックをする必要がありますので、作業内容に適した量の項目を用意しましょう。

あまりに項目が多すぎると、チェックリストが作業効率を落としてしまうことから、現場の社員にチェックリストが嫌煙されるおそれがあります。

また紙で管理するのであれば、毎日簡単にチェックリストが手に入るような環境を整えておく・紛失しにくく持ち歩きやすいようにバインダーを用意しておくなどの工夫をするのもおすすめです。

コツ2 提出ルールを設ける

多くの作業員がいる現場などではチェックリストの管理も大変になりますが、きちんとした管理が出来ていないチェックリストは、使用者側でも適当な扱いをされてしまいがちです。

毎日終礼までにチェックリストを提出するなどの簡単なルールを設定しておくとよいでしょう。

コツ3 チェックリストの内容を最適なものにする

チェックリストの内容が実際の現場の作業とかけ離れている・曖昧すぎるなどの理由から、チェックリストが活用されないことがあります。チェックリスト作成時には、その業務を十分に理解している社員の意見を取り入れ、項目の削除や追加を行うようにしてください。

また曖昧な表現は避け、明確な内容のみを記載します。

コツ4 チェックリストの意味や目的を理解してもらう

優れたチェックリストを用意しても、活用する側がその意味・目的を理解していないと「ただチェックをする」ことが作業の一つになってしまい、チェックリストの効果が得られなくなってしまいます。

現場の社員に「なぜチェックリストが必要なのか?チェックリストを活用することで何が得られるのか?」を研修などの機会を設けてトラブル事例なども踏まえた上で、チェックリストの重要性を理解してもらう必要があるでしょう。

教育後に実際に使う立場の社員から、疑問点や改善点を集めれば、より実践的で役に立つチェックリストが作成出来るようになります。

コツ5 チェックリスト機能のあるツールを活用する

チェックリストは紙で行わなくてはいけないものではありません。

専用のツールを使えば紙を管理する必要もなくなり、パソコンの他にもスマホやタブレットを使って簡単に内容確認とチェックが出来るのです。

チェックリストを使う現場の社員はもちろん、管理に必要な労力も削減可能なため、チェックリストの導入で業務が非効率になってしまう心配もなくなります。

まとめ

チェックリストの作成方法や、チェックリストが現場で定着されない状態を防ぐコツを説明いたしました。

一つの会社でも、最適なチェックリストは業務や使用する環境によって変わります。業務ごとに使いやすいチェックリストが作成出来るよう、柔軟な考え方を持つようにしましょう。

また、チェックリスト機能のあるツールを導入すれば、より効率良くチェックリストの管理・活用が可能です。チェックリストの活用を考えているのならツールに頼るという方法も検討してみてください。

 

toaster team 無料トライアル

当社はセキュリティ管理体制の強化と継続的な改善を行い、
お客様に安心してご利用いただけるサービスの提供に努めてまいります。

情報セキュリティマネジメントシステム ISMS
認証規格 ISO/IEC27001:2013 / JIS Q 27001:2014
認証番号:GIJP-0320-IC