業務効率化につながるマニュアル整備のポイントを解説

業務を効率化させたり、従業員のレベルを高めたりといった業務改善には、マニュアル整備が有効です。マニュアルはうまく活用することで、多くの業務メリットを得ることができ、それは企業としての価値向上にも繋がります。
そこで今回は、マニュアル導入の効果やマニュアルによる業務改善を成功させるためのポイントなどをご紹介していきましょう。

業務効率化につながるマニュアルとは

マニュアルとは

まずは企業におけるマニュアルとはどのようなものを指すのか、押さえておきましょう。

マニュアルとは
業務について書かれた指南書。規範マニュアルや業務マニュアル、危機管理マニュアル、取扱いマニュアル、教育マニュアルなどジャンルによって分けられる。
マニュアルに記載される主な内容
対象となる業務の方針・理念

  • 商品構成
  • 想定する消費者
  • 組織・システム構成
  • 業務フロー
  • 作業方法
  • 注意事項
  • 判断基準
  • 関連法規等

マニュアルには業務についての必要な情報が記されており、その内容を基準として業務は進められます。また、マニュアルの一種として手順書というものがありますが、手順書ではひとつひとつの作業の手順が解説されます。
よって、マニュアルおよび手順書があれば、誰でもその内容に沿って業務を正しく行うことが可能です。

業務を効率化させるマニュアルとは?

マニュアルの活用は、業務効率化に有効です。しかし、業務効率化を成功させるために活用するのは、どんなマニュアルでも良いわけではありません。業務を効率化させるマニュアルには、「わかりやすい内容」かつ「使いやすい状態」であることが求められます。マニュアルは、従業員によって、不明点を解決したい時や情報が欲しい時に利用されます。この時に、マニュアルがわかりやすい内容でなければ不明点は解決できず、使いやすい状態になければそもそも活用されません。活用されないマニュアルのままでは、導入コストの無駄遣いになってしまいます。

そのため、マニュアルの業務効率効果を得るには、従業員が積極的に「活用したい」と思えるマニュアルを導入する必要があり、マニュアル自体の「わかりやすさ」と「使いやすさ」が求められます。

 

マニュアルの効果

マニュアルによる業務効率化は、マニュアルを導入することによって得られる以下のような効果によって可能になります。

スキルや質の標準化・均一化

マニュアルの導入は、従業員のスキルや作業の質を標準化・均一化するのに有効です。
業務の中には、人によって方法が違ったり、かかる時間に差があったり、作業の質に差が生じたりするものがあるでしょう。このような違いは業務効率や商品の質を落としてしまいます。
そこでマニュアルを導入し、マニュアルを基準とした業務を基本とすれば、従業員はみんな同じ方法で同じ注意点に気をつけて作業を行うようになります。これにより、方法や時間、品質に差が出にくくなり、スキルや質の標準化が期待できます。

従業員全体のレベルアップ

マニュアルの導入では、従業員全体のレベルアップを図ることも可能です。なぜなら、マニュアルにはあらゆる情報が整理されて記載されており、全ての従業員がその情報を利用できるためです。
これにより従業員は、専門的な知識や業務経験がなくても、あらゆる業務をマニュアルの内容に沿って進められます。そしてそれに伴い、従業員の知識やスキル、経験値が上がり、全体のレベルアップが叶います。
このようなマニュアル活用による従業員のレベルアップは、業務の属人化防止にも効果的です。

速やかな問題解決

業務で疑問や問題が生じた時には、多くの場合、その業務の担当者や上司に聞いたり、相談したりして問題解決を目指します。しかし、それでは担当者や上司がいなければ問題解決ができず、質問することにより複数人の作業の手を止めてしまうことになってしまいます。
そこで活躍するのがマニュアルです。マニュアルには業務内容から対応方法、判断基準に至るまであらゆる情報が記載されています。そのため、疑問や問題が生じたとしても、担当者や上司の手を借りることなく、必要な情報を手に入れて疑問や問題を解決することが可能になります。

効率的な人材育成

マニュアルは、効率的な人材育成にも役立ちます。
マニュアルがあれば、マニュアルを確認することであらゆる知識を得られるため、実務の指導を先輩社員が付きっきりで行う必要はなく、研修も短縮できます。
また新入社員は、自分のペースで業務の学習を行うことができます。さらにマニュアルツールによっては、場所や時間の制限なく学習することも可能でしょう。
マニュアル活用は、人材育成にあたって、教える側にも教えられる側にもメリットを与えます。

企業の知的財産の蓄積

マニュアルに記載される情報は、従業員や社内組織が培ってきたノウハウ、経験、知識を体系化したものです。これらの情報は簡単に手に入るものではなく、日々の業務の積み重ねにより培われ、更新されていきます。
そして、このような貴重な情報を企業の財産として蓄積し、経営活動に生かしていくためにも、マニュアルは有効です。さらに、各従業員の持つ情報をマニュアル化しておけば、人材が流出したとしても情報は流出せず、企業のものとして残せます。

 

成功させるためのポイント

最後に、マニュアル導入による業務改善を成功させるためのポイントを4点ご紹介しましょう。

5W1Hを意識

業務改善を成功させる有益なマニュアルを作るには、5W1Hを意識して内容を作成していく必要があります。

5W1H

  • Who-誰が
  • When-いつ
  • Where-どこで
  • What-何を
  • Why-なぜ
  • How-どうやって

伝えたい情報を正確に過不足なく伝えるには、5W1Hを意識した文章が有効です。これはマニュアルだけでなく、ビジネスに関連する文章作成に広く役立ちます。主旨が明確に伝わる文章で作成されたマニュアルは活用しやすく、効率の良い業務改善効果も期待できるでしょう。
まずはマニュアルに記載する文章の基本として、5W1Hの表現を徹底しましょう。

誰でもわかりやすく

マニュアルは、主に従業員が業務の中で活用していくものです。従業員の中には、新人もベテランも、また若い人も年配の人もおり、それぞれの経験値や業務への理解度は異なります。そのため、マニュアルは幅広い従業員層が理解できる内容でなければなりません。わかりやすい内容のマニュアルであれば、多くの人が活用でき、これは業務改善の近道となります。
例えば、「難しい言葉を使いすぎない」「専門用語には解説を入れる」「手順説明は項番を入れて区切り、手順を追いやすくする」など、誰にでもわかりやすい内容を意識し、文章の構成や内容を決定していきましょう。

見やすくする

業務改善を目指せるマニュアル作成にあたっては、わかりやすい文章構成や内容だけでなく、視覚的なわかりやすさ、つまり見やすさも重要です。見やすいマニュアルは迅速で正確な内容の理解を促す他、言葉では伝えにくい技術的な指導も可能にします。
よって、効果的なマニュアルを目指すなら、文章だけでなく、画像や動画、イラスト、図などを適宜用い、視覚的効果を意識する必要があります。

使いやすいツールを選ぶ

マニュアルは、情報を得るために利用したり、新しい情報を書き加えるために更新されたりして、情報を増やしながら活用されていきます。これによって業務改善効果も得られるのですが、活用および更新を行う従業員のモチベーションを維持するためには、マニュアルツール自体が使いやすくなくてはなりません。使いにくく、検索や更新に手間がかかるようなマニュアルツールであれば、やがて活用されなくなってしまうでしょう。
そのため、業務改善を目指すマニュアル導入にあたっては、使いやすいツールを選択する必要があります。機能やマニュアルの内容だけでなく、使い心地にもこだわったマニュアルを作成すれば、従業員の活用率は上昇するでしょう。

 

まとめ

マニュアルと業務改善についてご紹介しました。
マニュアルを業務改善に生かすためには、ポイントを押さえたマニュアル作成が求められます。マニュアルを実際に活用する人の立場に立ち、「わかりやすさ」と「使いやすさ」を意識して作成することが大切なのです。
うまくマニュアルを導入できれば、それは企業にとってまた従業員にとっての大きな利益となるでしょう。