マニュアルを見やすくするデザインと作成ポイントを紹介

優れたマニュアルがあれば社内教育や業務の引き継ぎなどもスムーズに行えるようになり、社内の業務を効率化させることが可能です。
社内マニュアルというと、必要事項が記載されていればよいと考える方もいるようですが、実際にはその見え方を左右するレイアウトも大切なのです。
この記事では、見やすいマニュアルを作成するためのデザインの作り方を紹介しましょう。

マニュアルを見やすくするデザインのポイント

デザインと言われると、プロが行うものだと感じられてしまうかもしれませんが、マニュアルのデザインは難しいものではありません。
なぜならマニュアルに適したデザインはパターン化されており、一度その方法を身につけてしまえばあとは応用するだけだからです。
まずは、基本的な見やすいマニュアルデザインのポイントを覚えてしまいましょう。

1　マニュアルのレイアウトを整える

読みやすいレイアウトを整えるためには、マニュアルの中にある余白を意識しましょう。
細かい文字がぎっしりと詰め込まれたようなマニュアルは、多くの人にとって読みにくく、マニュアルが「長すぎる」「難しい」と感じられてしまうおそれもあります。
マニュアル内の文章は書きたいという内容を無理矢理全て詰め込むようなことは避け、極力簡潔でいてシンプルなものにする必要があるのです。
文字数が減らせないのであれば、ページ数を増やすなどの方法も考えるとよいでしょう。余白を活用してエリアごとに項目単位で文章を分ければ、読みやすくすっきりとしたデザインに仕上がります。
また、項目内で説明したい事柄が完結するように心掛け、複数の項目を行ったり来たりするようなレイアウトは避けた方がよいです。

2　読みやすいマニュアルのフォント

まず、基本的に1つの書類で複数のフォントを使用しない方がよいでしょう。読む人によっては違和感を感じられてしまうことがありますし、統一感がありません。
一般的によくマニュアルで使用されるフォントの系統は、明朝体・ゴシック体だと思いますが、それぞれの文字から読む側が受ける印象は下記のようになります。

この系統がより細かく「ヒラギノ明朝」「ヒラギノゴシック」などで分割されていきます。
マニュアルの内容に合うと思ったフォントを選べばよいですが、内容よりも読みやすさに重点を置いてもよいでしょう。
また、マニュアルを今後も長く使用することを考えて文字化けのおそれがある認知度の低いフォントは使わないことをお勧めします。

3　マニュアルの文字カラー・太さなどの装飾について

マニュアル中には業務上で気をつけるべきいくつもの重要な点があると思います。
しかし重要な点の全ての文章をカラーにしたり太字にするのは避けた方がよいでしょう。
なぜなら、1つの項目に何個も強調された文字があると、本当に重要な点がどれかが分かりにくくなります。
また、赤・青・ピンク・太字などあまりにバリエーションに富んだ装飾を用いても、結局一番アピールしたい点を表現している装飾はどれなのかが分かりません。
重要な点を目立たせるのはよいのですが、あまり重要な点を増やし過ぎないようにし、装飾も数個の装飾パターンに絞るようにしましょう。

4　図・表・写真を挿入して視覚的に分かりやすいマニュアルにする

業務フローが複雑な場合や文章だけでは伝えにくいような内容のマニュアルには、積極的に図や表を挿入します。必要であれば写真を活用するのもよいでしょう。
複数の画像を1ページに挿入するような場合には、可能な限り図・表・写真などの大きさを揃えて並べれば、より見やすいマニュアルに仕上がります。
文章だけでは、どんなに丁寧に説明しても伝えることが難しかった内容も、図・表・写真などを活用するだけで簡単に解決できる可能性があることを理解しておきましょう。

マニュアルの表紙・目次を作成する時の注意点

見やすいマニュアルのデザインについて説明いたしましたが、マニュアルの表紙と目次を作成する時には、注意するべき点があります。
これからマニュアルのデザインをするのなら、表紙や目次にも気を配りましょう。

1 マニュアル表紙のデザインの注意点

どのような書類にとっても表紙は、その書類の顔になります。
つまり表紙を手に取っただけで、何のマニュアルであるかマニュアルの内容が分かる必要があるのです。
このようにマニュアルの表紙は「分かりやすさ」に特化するべきなので、デザインが優れているかどうかよりもマニュアルの内容を表現したデザインかどうかに注意してください。
そのため、使用する画像や図がないのであれば、無理にデザインをしようと考えずに文字のみでもよいでしょう。
また、会社によってはマニュアル表紙のみデザインが決められている場合もありますので確認が必要です。

2 マニュアル目次のデザインの注意点

目次はあまり重要視せずにマニュアル作りをしてしまう人が多いようですが、実際には目次はマニュアル全体の骨組みであると言えます。
骨組みがしっかりしていない建物が不安定なものになってしまうのと同じように、マニュアル作成時には本文ではなく目次から作り始めることがお勧めです。
目次の項目はマニュアルは全体の流れが分かり、読みたい項目がどこにあるのかがすぐに分かるように工夫しましょう。

（修正前の目次）

このような目次では、項目があまりに大まかな設定であるために、希望の項目をすぐ見つけることは困難です。
マニュアルを初めて読む・業務中に困った時に読む相手の立場に立って目次の項目を考えましょう。

（修正後の目次）

修正後の目次であれば、作業に必要なマニュアルがすぐに見つけられると思います。
マニュアルの目次は大まか過ぎず・細か過ぎないバランスを大切にしてください。

デザインにこだわりすぎもNG！

マニュアルは「見やすい・分かりやすい」ものである必要があります。
そのため、奇抜なデザインや芸術的なデザインを作成する必要はありません。

マニュアルデザインはフォーマット化して使える

マニュアルに独創性は必要ありません。優れたマニュアルデザインがある・フォーマットがあるのなら、積極的に使い回しましょう。
今ではインターネットで無料のマニュアルフォーマットが配布されている場合もありますし、自分で一度作成したマニュアルをフォーマット化するのもお勧めです。
一度使いやすく応用しやすいフォーマットを手に入れれば、そのフォーマットを他のマニュアルにも使用することで、マニュアル全体のスタイルが統一されます。
フォーマットが統一されているマニュアルは、読む側にも理解しやすいものになるでしょう。

シンプルなデザインこそ伝わりやすい

やはりシンプルなデザインは読みやすく、フォーマット化しやすいデザインであると言えます。
そのため、マニュアル作成時にはなるべくシンプルなものを意識するとよいでしょう。
自分が気に入ったデザインではなく、マ_ニュアルの読みやすさを求めれば、自然にシンプルな仕上がりになるはずです。

まとめ

マニュアルのデザインを作成する時に知っておくべきポイントや注意事項を紹介いたしました。
一般的に、マニュアルは多くの人が長期間使用し続けるものです。シンプルでいて読みやすいデザインが考えられるようにするためには常に「読む側に立って」客観的な視点でマニュアルを作成できるようにしましょう。