マニュアルはあるけど浸透しない、社内ルールとマニュアルが相反する、マニュアルが習慣化しない…など、マニュアルが社内で定着しないことにお悩みの役員やマニュアル担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか？
実は、マニュアルが定着しないことには理由があります。
ここでよくある理由を確認し、解決に向けていきましょう！
マニュアルが社内に定着しない理由
理由① マニュアルがわかりにくい・使いにくい
マニュアルの内容がわかりにくい、使いにくいということが、マニュアルが定着しない大きな理由の１つです。
例えば
- 知りたい内容の検索が難しい
- フォーマットや記号が統一されておらず見づらい
- 情報が古すぎて意味が無い
- 文字ばかりで読みにくい
- 文字だけではわかりにくい業務がある
- 抽象的な内容が多く解釈が難しい
- 専門用語が多すぎる
- マニュアルが分厚すぎて使いづらい
- スタッフの人数に対してマニュアルの数量が少なすぎる
などがよく挙げられる原因です。
理由② 社内の問題
次に社内の運用制度に問題があって定着しないケースです。
例えば
- 入社後にマニュアルを見ることがない
- マニュアルが更新されても周知徹底されない
- マニュアルがどこにあるのかわからない
- 簡単にマニュアルを見ることができない
- マニュアルの内容が社内(の暗黙の)ルールと相反する
といった問題が挙げられます。
理由③ 社風・風土の問題
3つ目は、そもそもマニュアルを軽視するような会社の社風や風土が問題となっているケースです。
例えば
- 仕事は見て覚えるものと考えている
- マニュアルは基本だからそれ以上のことが出来ないと意味が無いと考えている
- マニュアル人間なんていらないと考えている
- マニュアル通りにやっているとクレームがくる
- マニュアルがなくても仕事ができているからマニュアルは不要だと考えている
といったように、マニュアルに沿って仕事をすることがまるで悪いことのようになっているとマニュアルは浸透しません。
マニュアルを社内に定着させる解決策
解決策① マニュアルをわかりやすく
では、どうやって解決していくのかをそれぞれ確認していきましょう。
まずはマニュアルがわかりにくい・使いにくいという場合は、わかりやすいマニュアルに改善していきましょう。
1 マニュアル作成自体をフォーマット化・テンプレート化する
フォーマットとは形式のこと、テンプレートとはひな形のことです。
わかりやすい例としてはExcelです。Excel形式のファイルが「Excelフォーマット」、Excelで作成されたひな形が「Excelテンプレート」です。決まったフォーマット、決まったテンプレートで作ることによってマニュアルを見やすくすることができます。
2 ビジュアルを重視する
文字だけではわかりにくい、文字ばかりでは読みにくいという問題を解消します。
画像や動画を入れたりすることで、作業内容をわかりやすくすることができます。
3 具体的にわかりやすく作成する
マニュアルは老若男女問わず、誰が見てもわかりやすいものにしなければなりません。
業務マニュアルであれば新入社員がわからないような難しい言葉や専門用語は使わない方が読みやすくなります。専門用語を入れる場合は解説を入れてあげた方が良いでしょう。また、内容は具体的にすることが重要です。例えば「開店前にカウンターの清掃を行います」といった内容があったとします。
では「清掃」とはどのような方法で行うのでしょうか？
これは人の解釈次第です。から拭きをするのか、水拭きをするのか、クリーナーを使用するのか、モップを使うのか…。そのため、「開店前にはカウンターの清掃を行います。クリーナーを布巾にかけて、右から左に向けて全面を拭いてください。」と記載し、なおかつ画像や動画を付けるなどすれば誰もが間違いなくその作業を行えるでしょう。
4 定期的に見直す
マニュアルの定期的な見直しは必須です。作業内容は日々改善していくべきですし、使用している機械も日々進歩していきます。そのため１年前の内容が今も適用されるとは限りません。また、使いにくい分厚さであれば何冊かに分ける、オンライン化するといった工夫も出来ますし、人員が増えてマニュアルが足りないのであれば追加する、オンライン化して誰でも見ることが出来るといった改善ができます。
このように定期的な見直しをしておかなければマニュアルの意味が無くなり、誰も見なくなる、つまり定着しなくなります。
解決策② マニュアル共有の仕組みを作る
そもそもマニュアルを作成する意味は「指導者がいなくても仕事ができる」「指導者が指導する時間を削減する」といったことにあります。
そのため、社内のどこにマニュアルがあるかわからない、仕事中に全くマニュアルを使わないという状況は、マニュアルが全く機能しておらず、本来の役割を果たせていないことになります。
また、正しく作られたマニュアルに沿って仕事が出来れば、全員が同じ業務を同じように行うことが出来ますので、無駄なく最大限のことができるということを再度全従業員で認識することが必要です。社内の風土を変えることは容易ではありませんが、マニュアルを利用することを社内のルールとして定めるなど、強制的にでもマニュアル利用することを習慣化させ、マニュアルの有効性を利用しながらでも認識させていくこともひとつの手段です。
その上でマニュアルを全員で共有できる仕組み作りが必要なのです。
例えば、マニュアルをオンライン化するなど困った時や確認したい事がある時にすぐに見る事ができる状況にしたり、マニュアルを定期的に見直して全従業員に通知したりすることで、「マニュアルを全従業員で共有することができる」仕組みを作る事が大切です。
解決策③ ツールを導入する
社内でオンラインマニュアルツールなどのツールを使用すれば、誰でもいつでも、簡単に見ることが出来るマニュアルを作ることが出来ます。
また、それらはフォーマットが統一されていますし、オンラインなので更新も簡単です。
お知らせ機能などを利用すれば、更新されたことの通知も行えますので、更新されたことを知らないといったことも防ぐことが出来ます。
AIマニュアル作成ツール「トースターチーム」とは
「トースターチーム」は、独⾃のテンプレートに記⼊していくだけで社内のあらゆる業務ナレッジを作成・管理できることが特徴ですので、マニュアルや⼿順書の作成経験がなくても、誰でも簡単にマニュアル作成をすることが出来ます。
ブログのように投稿する形式になっていますので、ボタンひとつで社内への公開はもちろん、社外への公開も可能となっています。
アップロードした画像にテキストや図形を⾃由に追加できる機能も内蔵されているため、別途、グラフィックツールを⽤意する必要もありません。また、「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」「Googleスライド」「Google フォーム」「Google マップ」「YouTube」といった多くの外部ツールで作成したコンテンツをドキュメント内に埋め込んで表⽰できます。そのためマニュアルに画像だけでなくファイルや動画を付けたい場合にもおすすめです。
マニュアルは読むだけでなく理解することが重要です。
社員ごとに理解度の進捗状況の確認をすることが困難だと感じている企業も多くあると思いますが、トースターチームのタスク機能を利用すればマニュアルをチェックリスト化することができますので、確認も容易になります。
現在コロナ禍の影響でテレワークを推奨されており、在宅勤務を行う人が増えています。そのため、社員に直接業務の説明をしたり、仕事の進捗管理をしたりすることも以前より難しくなっていると言えます。トースターチームでは、スケジュール管理や締め切り日の設定などの詳細なタスク設定が可能となっていますので、マニュアルツールとしての機能だけではなくタスクマネジメントもできるのです。
まとめ
マニュアルが浸透しない理由と解決策、いかがでしたでしょうか。問題解決にはオンラインマニュアルツールの導入が近道です。ツールの導入でマニュアルを浸透させて、企業を良い方向に導いていきましょう。
