提案書は自分の提案を相手に伝えるために重要な役割を果たします。どんなに優れた提案であっても、提案書が読みにくかったり、分かりにくかったりする仕上がりでは話を進めることが難しいでしょう。
BtoBの営業活動において、提案書は非常に重要な役割を持っていると言えるのです。
この記事では伝わりやすい提案書を限られた時間で作成する際に便利な、テンプレートを紹介します。Word・Excel・PowerPointで活用可能なテンプレートをまとめましたので、ぜひ参考にしてください。
提案書とは
提案書とは、顧客に対して業務改善などの提案を文書化して書面に記したものです。顧客は、提案書を確認して提案内容の採用を判断するため、提案書の仕上がりによって提案が実現するかどうかが決まると言えるでしょう。
優れたアイデアを生む力を持った営業担当でも、相手に伝わりにくい提案書しか作れないようでは、提案が採用されることは難しいでしょう。
提案書と企画書の違い
提案書と似た書類として、企画書があります。どちらも自分のアイデアを読む相手に伝えるために活用されるものですが、主に企画書は社内向け、提案書は顧客向けに使われます。
そのため提案書は企画書と違い、顧客の抱えている問題や悩みが解決可能なアイデアを具体的に提示する必要があります。自社の商材を勧めるだけではなく、商材の導入によって顧客が得られることや解決出来る問題を明確にしなくてはいけません。
提案書の基本構成
提案書の基本的な構成をご紹介します。提案の内容によって多少の変更はありますが、基本のスタイルを覚えておきましょう。
①提案書表紙
まずは提案のタイトルを決めて表紙に記載します。表紙そのもののデザインはシンプルなもので構いませんが、顧客は複数の提案書を一度に受け取っている可能性があるため、タイトルだけで提案内容が相手に伝えられるようにしましょう。
②会社概要
既存顧客の場合は不要ですが、新規で取引を始める顧客の場合は会社概要も提案書に加えます。実績や既存の取引先も記載してください。
③顧客の抱えている課題
顧客が抱えていると想定される課題を事前調査しておき、記載します。同時に課題の原因を特定出来ると良いです。
顧客の課題が見つからなければ、顧客の興味を引く提案書は作れません。
④商材であるサービスや商品の説明
課題の解決策として自社の商材を紹介します。商材に対しての知識がない相手に内容が伝わりやすいように、専門用語は使用せず簡潔な説明をしてください。
⑤価格説明
相手が商材に興味を持ち商材の価値を理解した後に、商材の価格を提示します。ただ価格一覧を載せるのではなく提案先の事業規模や人数に合わせた金額を提示し、導入後の費用対効果も明らかにしましょう。
⑥導入事例
すでに自社の商材を活用している企業の導入事例を伝えます。顧客が商材導入後の効果をイメージしやすいように、提案先と同じ業界や似た規模の会社が紹介出来るようにしてください。
⑦導入の流れ
成約までの流れや商材の導入、導入後の流れなどを分かりやすくまとめておきます。導入後の動きが分かれば、導入スケジュールも検討してもらいやすくなるでしょう。
提案書を作成する際のポイント
相手に内容が伝わりにくい提案書は、提案そのものの価値を下げてしまいます。ここでは優れた提案書を作成するために、提案書作成時に知っておくべきポイントを紹介しましょう。
ポイント１ 提案先の課題を把握しておく
提案先の課題が見つけられていないまま提案を行うと、的外れな提案をしてしまう恐れがあります。提案書作成時には、最初に相手の課題を把握するために、十分な情報収集が必要です。
また、誤った課題を想定した提案を受けた顧客は、営業担当に悪い印象を持つでしょう。自社の商材はどのような顧客の課題を解決出来るのかを考えた上で、提案先を探すという手段もあります。
ポイント２ 提案書作成の目的を意識する
提案書は顧客の抱えている課題の解決策を提案するために作るものです。その目的意識がずれてしまうと伝えたい内容が薄れ、競合他社の提案書に勝てません。
提案書によって顧客の課題を解決可能な提案は、自社の提案が最適であることを伝えられるようにしましょう。
ポイント３ 提案内容の裏付け、提案採用後のメリットを明らかにする
提案内容に説得力を持たせるために、課題が解決可能であるという裏付けを行います。明確な根拠や客観的なデータを活用すると良いでしょう。
また、提案が採用された後に顧客が得られるメリットを分かりやすく伝えます。「売上の大幅な向上」や「集客アップ」のような抽象的な言葉ではなく「売上○%向上」「集客○%アップ」のように、数値を用いた表現をしてください。
商材導入後のメリットを明確に記載すると、クライアントファーストの提案書が作成出来ます。
ポイント４ 必要な情報だけを簡潔にまとめる
提案書はより少ない枚数で簡潔に分かりやすくまとまっていることが理想です。何十枚もある提案書に良い印象を持つ顧客は少ないでしょう。
顧客が求めていると推測出来る情報のみをシンプルにまとめ、余計な情報は含めないようにしてください。
提案書のテンプレート
テンプレートを使えば、短時間で優れた内容の提案書が作成出来ます。ここからは無料でダウンロード可能な使いやすいテンプレートをWord・Excel・PowerPoint別に紹介しましょう。
提案内容や提案時の状況に合わせて最適なテンプレートを選択してください。
Wordの提案書テンプレート
シンプルなテンプレートで、どのような内容の提案書にも活用出来ます。Wordの使用に慣れており無駄のないデザインが好みの方に最適でしょう。タイトルはもちろん承認印の枠の数なども自分で自由にアレンジ可能です。
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※引用元：スマートドキュメント 今すぐ使える！提案書のテンプレート5選【ワード/エクセル/パワーポイント】
Excelの提案書テンプレート
記載するべき情報量の多い提案書におすすめのテンプレートです。枠間のスペースも十分開けられているため、文字数が多くなっても読みにくさが感じられないでしょう。
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※引用元：スマートドキュメント 今すぐ使える！提案書のテンプレート5選【ワード/エクセル/パワーポイント】
PowerPointの提案書テンプレート
PowerPointの提案書はスライドショーなどで使いやすく、プレゼンテーションでも活用出来るでしょう。効果音を加えてより質の高い提案書に仕上げることも可能です。
PowerPointの提案書はページ数や画像数によってはファイルサイズが大きくなるため、顧客にメールで送る場合には注意が必要です。
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※引用元：スマートドキュメント 今すぐ使える！提案書のテンプレート5選【ワード/エクセル/パワーポイント】
まとめ
提案書は顧客の抱える課題の解決策を提案するために作成されるものであり、提案の採用を左右する役割を持っています。どんなに優れた提案でも提案書が分かりにくい仕上がりでは、提案採用後に得られるメリットや効果が顧客に伝えられないでしょう。
この記事で紹介したテンプレートを活用すれば、効率良く提案書を作成出来るようになります。自分が使いやすいテンプレートを見つけ、アレンジを加えて優れたテンプレートに仕上げてください。自社の商材に最適な提案書を作れるようになれば、提案の採用率も向上するでしょう。
また、テンプレートを活用して優れた提案書ができたのであれば、資料の管理も効率的に行いましょう。営業に関する資料の管理ができる、営業ツールやセールスイネーブルメントツールなどのツールを活用すれば、検索や共有も容易になり、資料の保管場所や最新版の資料が分からなくなることもないでしょう。顧客に送付した資料のうち顧客がどのページを閲覧したか分かるツールもあり、その後の営業プロセスに役立つ機能があるツールもあります。営業活動をサポートするツールを活用して、営業活動全体の効率化もできるといいでしょう。