DET/DEM請求書発行及び未収入金計上(A/R interface)の作業手順
神原汽船株式会社
神原汽船株式会社
DND デマレージ・ディテンションの請求書発行及び未収入金の計上
2024/01/16 23:38 に作成
はじめに
概要
対象者
代理店請求担当者
その他
注意事項①)
・毎月SOAの締め日までに、StatusがFinishedのデータは請求書の発行及び未収金の計上(”AR IF”ボタンを押す)を行っていただき、当月のSOAへ登録まで行うようにしてください。
注意事項➁)
・DEM/DETの計上日は、BLに紐づく海上運賃の計上日と同じルールで設定されます。
例)弊社から毎月連絡している「10月計上対象となる航海番号」が設定されたBLに紐づくDEM/DETの計上日は10月になります。（”AR IF”ボタンを押した日ではありません）
注意事項③)
・SOCコンテナについてはFree Timeを超過した場合であっても当社から超過料金を徴収いたしません。 代理店様の裁量にてFree Timeをご提示ください(当社Free Timeを提示いただいても結構です)。
注意事項④)
DEM/DETのチャージが正しく算出されてない場合は下記2点を実施し、それでもチャージが正しく算出されない場合は「ml_kk_allegro_pjt@tsuneishi.com」に調査依頼下さい。
・コンテナ動静を更新した際は「Manual Calculation」ボタンを押す。
・Contract NoのFreetime Exceptionに紐づく内容を更新した際は「Recalculate Charge」ボタンを押す。
1設定画面の表示・説明
-
Allegroログイン後、下記メニューからCharge Handling by Bookingを選択
Logistics → Demurrage & Detention → Charge → Charge Handling by Booking
2BL No.にて検索
「Charge Handling by Booking」で下記手順を実施
該当のBL No.を入力し「SEARCH」をClick
-
請求書発行対象コンテナをチェック
statusが「Finished」のコンテナが請求書発行対象として選択可能
補足説明) Statusについて
Status |
説明 |
請求金額 |
|
unfinished |
超過料金なし、コンテナ未返却 |
未確定 |
|
No Charge |
超過料金なし。コンテナ返却済 |
確定 |
|
Long staying |
超過料金発生中。コンテナ未返却 |
未確定 |
|
Finished |
超過料金発生。コンテナ返却済 |
確定 |
|
Invoiced |
超過料金請求書発行済 |
確定 |
|
補足説明) Status遷移図
3請求書の発行
対象コンテナを選択し、「Billing」をクリック
Create & Issue Invoice画面がポップアップで表示されるので下記手順を実施
Invoice Currencyを「JPY」に変更
-
Tax Rate/Amountの☑ボックスを設定
デマレージ(Tariff Type=IBDM)の場合はチェックを外す(消費税無しを適用)
ディテンション(Tariff Type=IBDT)の場合はチェック(消費税10%を適用)
「Save」をクリック
「OK」をClick
「OK」をClick
※Statusが「Invoiced」に変更になります
4請求書の送信
Create & Issue Invoice画面にて下記手順を実施
「Preview」をクリックし、請求書の内容を確認
ディスクアイコンをクリック、PDFもしくはEXCELを選択し請求書を保存、取引先へ送付
システムから直接請求書を顧客に送付する場合は「send Email」をクリック
-
メール送信先を選択し「Send」をクリック
Emailアドレスが登録されていない場合は後述のEmailアドレス登録方法を参照
「OK」をクリック
指定したアドレスに請求書が添付にて送付
補足説明) Emailアドレス登録方法
「Payer Information」をClick
「Email」にメールアドレスを入力し、「Save」をClick。「Send Email」の送付先のアドレスとして登録される
5未収入金計上
Create & Issue Invoice画面にて下記手順を実施
「A/R interface」をクリック ※未収入金として計上
「OK」をクリック
「OK」をクリック (完了)
参考) 未収入金計上 (A/R interface)が完了すると「A/R」が Yに変更となる
6(補足) 請求書発行後(Status=Invoiced)の修正方法
Create & Issue Invoice画面にて下記手順を実施
※StatusがInvoiced変更後の内容の修正が必要となった場合の対応
※A/R Interface 実行後及びSOAで精算済でも同様の手順となるので下記手順に沿って実施
※SOA精算済の場合はRefundが作成される為、次月SOAでrefundを計上してください。
「Cancel」をクリック
「OK」をクリック
「Cancel Reason」を選択後、Remarkに内容を記載し、「Save」をクリック
「OK」をクリック
「OK」をクリック
「OK」をクリック
StatusがFinishに変更となり、「Billing」からやり直しできるようになる
Step ３～5記載の請求書の発行、請求書の送信、未収入金計上についても再実行してください。
7(補足) Status = Long Staying で請求書を発行する方法
-
Change Handiling By BookingにてB/L noを入力、Seach「Estimate Settlement Date」を入力
※Estimate Settlement Dateは本日以降の日付が入力可能
請求対象のLong Stayingのコンテナに☑
-
「Estimate Settlement」をClick
参考) 請求金額の確認のみ(請求書発行なし)の場合は「Precalculate Charge」をClickし確認可能。Status=FINISHEDに変更になるが請求書の発行はできない。
OKをClick
-
Status = Finished, Movment DateのToにEstimate Settlement Dateの日付が登録される。
請求書発行においては上述 Chapter 2 BL No.にて検索以降の処理と同様
8(補足) Manualで未収金計上後のCancel方法(A/R Interface実行前)
A/R Interface「N」の場合（A/R Interface実行前）
Logistics → Demurrage & Detention → A/R Interface → Interface Invoice to A/R
「Interface Invoice to A/R」画面を開く
Cancelしたいデータの「Tariff Type」を選択
「Invoice」を選択し、「Invoice No.」を入力
「Search」ボタンをクリック。
「Resulte」に結果が表示されるのでダブルクリック。
「Detail」に結果が表示されるのでダブルクリック。
-
「Manual Invoice Creation & Issue」画面が立ち上がり、対象が表示されるので、
「Cancel」ボタンを押す
下記画面がpopupで表示されるので「OK」をClick
下記画面がpopupで表示されるのでCancel Reasonを選択し、Remarkに理由(10文字以上)を入力し、「Save」をClick
下記画面がpopupで表示されるので「OK」をClick
下記画面がpopupで表示されるので「OK」をClick
下記画面がpopupで表示されるので「OK」をClick
9(補足) Manualで未収金計上後のCancel方法(A/R Interface実行済み)
A/R Interface「Y」の場合（A/R Interface実行済み）
Logistics → Demurrage & Detention → A/R Interface → Search A/R Interface Status
「Search A/R Interface Status」画面を開く
「Tariff Type」を選択
Cancelしたいデータ行をダブルクリックする
-
「Manual Invoice Creation & Issue」画面が立ち上がり、対象が表示されるので、
「Cancel」ボタンを押す
下記画面がpopupで表示されるので「OK」をClick
下記画面がpopupで表示されるのでCancel Resonを選択し、Remarkに理由(10文字以上)を入力し、「Save」をClick
下記画面がpopupで表示されるので「OK」をClick
下記画面がpopupで表示されるので「OK」をClick
下記画面がpopupで表示されるので「OK」をClick
10(補足) コンテナ動静変更後、金額を手動で再計算させる方法
※ 参考 コンテナ動静を変更した日の夜間に(次の日には)自動で再計算されます。
設定画面
Logistics → Demurrage & Detention → Charge → Charge Handling by Booking
「Charge Handling by Booking」画面を開く。
再計算を即時反映させる方法
「B/L No」を入力し、「Tariff Type」を選択、「Search」、
再計算させたい行(コンテナ)にチェックを入れ「Manual Calculation」ボタンを押す。
「OK」をClick
「Create」をClick
「OK」をClick
Biliableが変更されたことを確認
11(補足) コンテナの返却日前に請求する方法 (2024/10/30追記)
コンテナ返却日が確定する前(Status=Long Staying)に請求データを作成する場合は
下記手順にて対応可能
-
Charge Handling by Booking メニューを開き 「B/L no」を入力後、「Search」をClick
-
「Estimate Settlement Date」に予定精算日(又は返却予定日)を登録
※「Estimate Settlement Date」は本日以降の日付のみ指定可能。過去の日付は指定不可
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対象データを選択☑し、「Estimate Settlement」をClick
-
「OK」をClick
-
Status=Finishとなり、Toに例:2025-10-30が設定され、デマレージの請求金額がFrom: 2024-09-30 TO: 2024-10-30の期間で計算される。
※2024-10/31以降にコンテナが返却された場合、From 2024-10-30 To 2024-10/31以降の実際の返却日迄のデマレージの請求金額が別データとして作成される。
-
(参考) 対象データを選択☑し、「Create Balance」をClickすることで例:2024/10/30以降の請求データを作成可能
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(参考) 「OK」をClick
-
(参考) 例:2024/10/30以降の請求データを作成される
※請求書発行以降の手順は前述の手順をご参照下さい。
12(補足) Login officeごとの設定について（請求書情報・税率）
請求書に表示する情報・適用税率の変更については以下の設定を行って下さい。
2つのルートで設定画面に移動します。
1）Logistics -> Demurrage & Detention -> Charge -> Charge Handling by Office/Vessel Voyage
・画面から該当のデータを検索し、対象の行をダブルクリックします。
2）Logistics -> Demurrage & Detention -> Invoice -> Invoice Handling
・画面から該当のデータを検索し、Detailボタンを押します。
・表示された画面よりBillingを選択します。
・「Sheet Set」をクリックします。
・表示された画面から「Office Address」タブに表示したい情報を入力します。
注意：設定は、Office単位、Tariff Type単位、Sheet Type単位に設定可能です。
表示されているOfficeにご注意ください。
入力した内容は請求書の以下の位置に表示されます。
・続いて「Header」タブを選択し、表示したい内容を入力します。
入力した内容は請求書の以下の位置に表示されます。
・続いて「FooteFooterr」タブを選択し、表示したい内容を入力します。
入力した内容は請求書の以下の位置に表示されます。
・全て設定後、「Save」ボタンで登録が完了します。
「Sheet Option」をクリック
Sheet Option画面がポップアップで表示されるので下記手順で入力
「Add Row」クリックし入力行を追加
Taxを「TVA」を選択
Rate(%)に税率を入力
「Save」をクリック
・Payer Informationを指定すると、請求書のAttentionの欄に情報を表示が可能です。
Attentionを複数指定したい場合はAdd Rowで追加します。
登録した内容は以下に表示されます。
・Previewボタンを押すと、設定した内容に従って請求書を確認できます。
13[修正中:現在使用不可] (補足) Manualで未収金計上及び請求書の作成方法(2024/11/11追記)
何らかの要因によりManualでの請求書作成が必要な場合、下記操作を行う
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設定画面
Logistics → Demurrage & Detention → Invoice → Manual Invoice Creation & Issue
下記手順に沿って入力を行い、完了したら"Save"をクリック
①BL No.を入力
②Tariff Typeを選択
③コンテナ動静を請求書に追記する場合はY。しない場合はNを選択
-
下記手順に従い、請求金額入力、請求書の確認、A/R Interfaceを行う
①請求先を選択
②Total Amount(合計金額)を入力
③TAXの発生有無をチェック
④Manual計上の理由を登録
⑤previewをClickし、請求書の内容に間違えがないかチェック後、PDF or EXCELで保存
⑥SAVEを行い、A/R Interfaceをクリック
※