グループとプライベートグループの使い方

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グループとプライベートグループの使い方

2020/05/29 06:18 に作成

はじめに

概要

グループならびにプライベートグループの使い方についてご説明いたします

対象者

トースターチームご利用のお客様、ご検討中のお客様

その他

プライベートグループからグループに切り替えた場合、レシピやノートはすべてチームに公開された状態となります。

1グループとは

グループとは、ドキュメント（レシピなど）を格納するスペースです。グループはチームに登録しているすべてのユーザーが閲覧・アクセスできます。

グループの使い方は自由です。

・部門名で登録する（例：マーケティング部）
・製品名や商品名で登録する（例：新商品XXX）
・用途で登録する（例：新入社員研修資料）

2グループの作成方法

サイドバーの「レシピ」または「ノート」または「NEWS」ボタンを押し、≡マークを押します。

「グループ」の横の＋ボタンを押し、「グループを作成」をボタンを押します。

「グループ名」と「グループの目的」を記入後、「作成する」ボタンを押すと完了です。

グループ名は20文字まで、日本語・英字（半角のみ）・数字・ハイフン（-）・アンダーバー（_）が使えます。スペースやピリオドは入力しないでください。

作成後、新しく作成したグループに画面が切り替わり、作成したグループはサイドバーの「グループ」欄に表示されます。

グループ名とグループの説明は各グループのページの上部に表示されます。このため、どのページがどんな役割や目的があるのか利用するチームメンバーに伝えることができます。

💡グループを作成した方は「グループオーナー」となります。「グループオーナー」を誰かに代えたい場合は、グループの編集で設定します

3グループの編集とグループオーナーの変更

グループを選択し、右上の「歯車」アイコン「グループの設定」から「グループの設定」を押します。

グループ名の変更・目的のテキスト変更ができます。
また、グループを作成した「グループオーナー」の変更もできます。

4プライベートグループとは

プライベートグループは、指定したチームメンバーだけがアクセスできるグループです。そのため、プライベートグループに登録されていないユーザーの画面には、登録されていないプライベートグループは表示されません。

プライベートグループは鍵がついたアイコンになります。プライベートグループの作成者もしくは同グループに追加された人しか表示されません。

グループとプライベートグループの違い

	グループ	プライベートグループ
特徴	チーム登録した全員がアクセス可能	プライベートグループに登録したユーザーだけがアクセス可能

🖐【注意】
・チームオーナーは管理権限上、すべてのプライベートグループにアクセスできます。
・プライベートグループからグループに切り替えた場合、レシピやノートはすべてチームに公開された状態となります。

5プライベートグループの作成方法と注意点

右上の歯車アイコン「グループの設定」から「グループの設定」をクリックしてください

プライベート設定のトグルをONにして、作成します。

作成後、グループのセクションに表示されますが、鍵アイコンが表示されます。
この鍵アイコンはプライベートグループ設定されたものだけに表示されます。

💡すでにドキュメントが保存されているグループをプライベートグループにする際の注意点

変更前のグループで作成されていたレシピのレシピオーナー、共同編集者はプライベートグループになった後も該当のレシピの閲覧・編集が可能です。（マイドキュメント、共有されたレシピ、検索からレシピにアクセスできます）

レシピの編集で、オーナー変更や共同編集者から一削除されると、閲覧編集は出来なくなります。
部署移動などでプライベートグループのレシピを閲覧不可にしたい場合は、レシピオーナーの変更、共同編集者から該当のメンバーの削除をお願いいたします。