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toaster team ヘルプセンター

タスク機能について

  • 1

    タスク機能とは

  • 2

    閲覧中のレシピからタスクを設定する方法

  • 3

    「タスクをつくる」からタスクを設定する方法

  • 4

    タスクの設定方法:期間を設定する

  • 5

    シングルプレイとマルチプレイについて

  • 6

    タスクの使い方:タスクの進め方

  • 7

    タスクの使い方:コメント機能

  • 8

    レシピからタスクされた一覧を確認するには

  • 9

    タスク管理画面:マイタスクについて

  • 10

    タスク管理画面:割り当てたタスクについて

  • 11

    タスクの通知について

  • 12

    【注意】タスク化した元のレシピを削除した場合

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タスク機能について
2020/06/28 17:06 に作成
タスク機能について

はじめに

概要

作成したレシピをタスクにするタスク機能の使い方や用途についてご説明いたします

対象者

toaster teamご利用のお客様ならびに導入ご検討中のお客様

その他

タスクに設定されているレシピが完全削除した場合(アーカイブは含まれません)、そのレシピに紐ついたタスクも合わせて削除されます。

1タスク機能とは

公開されているレシピをもとにタスク化できる機能です

タスク機能を使うことで、公開されているレシピのステップ項目の横にチェックボックスが表示され、ステップ毎にToDo管理ができます。

  • 進捗管理

  • 理解度チェック

  • 業務フローの確認

  • 新人のためのオンボーディング

に活用できます。

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またタスクが設定されると下記のメール通知が自動的に配信されます

メール通知の種類

タスクがアサインされたとき(期限が設定されていない場合)

タスクが割り当てられたとき

タスクの開始時間がきたとき

タスクの期限1時間前

タスクの期限を過ぎたとき(期限経過後1週間配信されます)

タスクにコメントがされたとき

タスク機能には「クイックタスク」と「チームタスク」の2種類があります。

タスクの種類

クイックタスク

自分自身で期間を設定せずにタスクを行うモードです

チームタスク

複数人によるチームでタスクを行うモードです。開始日と終了日といった期間の設定ができます

またチームタスクでは下記の2種類のモードが用意されています

タスクのモード

シングルプレイ

メンバー各々にタスクを実行してもらうモードです

マルチプレイ

複数人のメンバーで協力しあいながら、ひとつのタスクを実行してもらうモードです

2閲覧中のレシピからタスクを設定する方法

閲覧中のレシピの画面右上にある「タスク作成」のボタンを押します。

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「クイックタスク」「チームタスク」の選択が表示されます。

タスクの種類

クイックタスク

自分ひとりで期間を設定せず、簡易にタスクをはじめたい場合

※自動的にシングルプレイになります

チームタスク

チームメンバーから複数人を設定したり、期間を設定してタスク化したい場合

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3「タスクをつくる」からタスクを設定する方法

左サイドバー「新規作成」>「タスク」からタスクを作成できます。

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タスクの作成画面が表示されるので、下記の項目を設定しましょう。

タスク設定

設定するレシピ

レシピ名で検索し、タスクを作成するレシピを選択してください

タスク名

タスクの名前を設定して下さい

期間

タスクの開始時間・終了日(期限)を設定できます

繰り返し設定を行うと繰り返しタスクが設定されます

タスクモードの選択

シングルプレイかマルチプレイを選択します

割り当てるユーザー

タスクを依頼するメンバーを設定します

割り当てるユーザーへのメッセージ

メッセージを記入します

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4タスクの設定方法:期間を設定する

タスクの開始日時および終了日時が設定できます。

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繰り返し設定も可能です。
繰り返しのパターンは「毎日」「毎曜日」「毎月」の3種類です。
※繰り返し期間の終了日は、開始日を起点日に1年後までの間を設定できます。

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5シングルプレイとマルチプレイについて

タスクモードには「シングルプレイ」と「マルチプレイ」の2種類あります。

タスクのモード

シングルプレイ

メンバー各々にタスクを実行してもらうモードです

マルチプレイ

複数人のメンバーで協力しあいながら、ひとつのタスクを実行してもらうモードです


シングルプレイとマルチプレイの2種類のタスクを使い分けることで、チームで取り組むタスクのアプローチの幅が広がります。

例:
①「立替経費の申請」に関するレシピを、従業員100名に対して、期限内に行うように依頼する場合→「シングルプレイ」

②「展示会の設営」に関するレシピを、展示会スタッフ5名に対して、期限内に協力して準備してもらう場合→「マルチプレイ」


6タスクの使い方:タスクの進め方

「マイタスク」をクリック、もしくは「通知」「メール」の通知をクリックすると、依頼されたタスクが表示されます。

アプリをダウンロードしアプリの通知設定をONにすると、スマートフォンにも通知が飛びます。

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画面右下に「タスクを開始する」ボタンが表示されます。
開始するを押すことで、タスクが開始され、タスク完了までの時間計測がはじまります。

ステップリスト横に表示されているチェックボックス、もしくは右下に表示されているボタンのいずれかを押して、チェックを進めてください。
チェックを外したい時はチェックのついた箇所を押すことで外れます。

すべての項目にチェックをつけるとタスクが完了します

全てにチェックがついていなくても、タスクを完了したい場合は、「タスクを完了する」ボタンを押します。

「未完了」に戻すことも可能です

7タスクの使い方:コメント機能

タスクについて質問やフィードバックなどをしたい時は、右上に表示されているコメントのアイコンを押します

タスクの設定者および過去にタスクにコメントしたメンバーにコメントできます。

8レシピからタスクされた一覧を確認するには

レシピの閲覧画面の詳細から「生成されたタスク一覧」を押すことで、そのレシピを元にタスク化された一覧表示ができます。

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タスク一覧で確認できるのは「ステータス」「タスク名」「設定者」「人数」「期間」「完了率」などの一覧のみです。タスク一覧からタスク設定者の詳細を見ることはできません。

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9タスク管理画面:マイタスクについて

自分自身で実行しているタスクは「マイタスク」で確認できます。
「未完了」「期限切れ」「完了」のステータス毎にタスクを表示できます。

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タスク名をクリックするとタスク画面が表示されます。
※割り当てたられたタスクや元のレシピが削除されている場合は表示されません。

10タスク管理画面:割り当てたタスクについて

メンバーに割り当てたタスクの一覧は「割り当てたタスク」で確認できます。

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タスク名をクリックすると、タスク管理画面が表示されます。
タスクを設定したメンバー毎の進捗および完了時の時間が表示されます。

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ステータス毎に表示の切り替えもできます。

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割り当てたタスクは「︙」より編集・削除することも可能です。

編集できること

タスク名

割り当てるユーザー

割り当てるユーザーへのメッセージ

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11タスクの通知について

サービス内通知・メール送信による通知について

● アサイン
 開始日時/終了日時が指定されていない場合(期間なしタスク)に通知します
● 開始
 開始日時がタスク作成日時が未来の場合、開始日時に通知します
● 終了直前

 終了日時の1時間前に通知します

※開始日時と終了日時の差分が1時間以上ある場合
● 期限切れ
 終了日の翌日から1週間、タスクが完了するまで終了日時の時刻に通知します

12【注意】タスク化した元のレシピを削除した場合

タスクに設定されているレシピが完全削除した場合(アーカイブは含まれません)、そのレシピに紐ついたタスクも合わせて削除されます。

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