タスク機能について

2020/06/29 04:14

このレシピについて

タスク機能の使い方や用途についてご説明いたします

対象者

toaster teamご利用のお客様ならびに導入ご検討中のお客様

その他

スケジュール詳細設定の機能は有料版でご利用いただけます

1タスク機能とは

公開されているレシピをもとにタスク化できる機能です。
タスク機能を使うことで、公開されているレシピのステップ項目の横にチェックボックスが表示され、ステップ毎にToDo管理ができます。

進捗管理や理解度チェックなど、業務フローの確認や新人のためのオンボーディングに活用できます。

またタスクの締切日を設定することで、締切日前のメンバーや締め切り後まだタスクを完了していないメンバーに対して、タスクに関する通知が自動的にメール配信されます。


タスク機能には「クイックタスク」と「チームタスク」の2種類があります。

クイックタスク:自分自身で期間を設定せずにタスクを行うモードです
チームタスク:複数人によるチームでタスクを行うモードです。開始日と終了日といった期間の設定ができます。※期間設定は有料版の機能です

またチームタスクでは下記の2種類のモードが用意されています

シングルプレイ:自分もしくはメンバー各々にタスクを実行してもらうモードです
マルチプレイ:複数人のメンバーで協力しあいながら、ひとつのタスクを実行してもらうモードです


「タスク」>「割り当てたタスク」の画面で、メンバーに割り当てたタスクの進捗確認ができます。

2タスクの使い方:タスクの進め方

設定されたタスクを開くと、タスクの概要が表示されます

初回時、画面右下に「タスクを開始する」ボタンが表示されます。
開始するを押すことで、タスク完了までの時間計測がはじまります。

ステップリスト横に表示されているチェックボックスもしくは、右下に表示されているボタンのいずれかを押して、チェックを進めてください。
チェックを外したい時はチェックのついた箇所を押すことで外れます。

すべての項目にチェックをつけるとタスクが完了します

全てにチェックがついていなくても、タスクを完了したい場合は、「タスクを完了する」ボタンを押します。

同じく「未完了」に戻すことも可能です

3タスクの使い方:コメント機能

タスクについて質問やフィードバックなどをしたい時は、右上に表示されているコメントのアイコンを押します

タスクの設定者およびコメント寄稿者に対して、自由にコメントできます。

4レシピからタスクされた一覧を確認するには

レシピの閲覧画面の詳細から「生成されたタスク一覧」を押すことで、そのレシピを元にタスク化された一覧表示ができます

タスク一覧で確認できるのは「ステータス」「タスク名」「設定者」「人数」「期間」「完了率」などの一覧のみです。タスク一覧からタスク設定者の詳細を見ることはできません。

5タスクの設定方法

サイドバー「タスク」>「マイタスク」もしくは「割り当てたタスク」の右上にある「タスクをつくる」ボタンを押します。

タスク設定に必要な項目は以下です。

①設定するレシピを選択
②タスク名を入力
③期間を設定する (期間設定は有料プランのみです)
④タスクモードの選択
⑤割り当てるメンバーの選択
⑥タスク割り当てるメンバーへのメッセージ


※タスクを設定した後で「設定するレシピ」や「期間」「タスクモード」の編集はできません。

「割り当てるメンバーへのメッセージ」は、タスクをメンバーに設定した際に表示されるタスクの説明となります。何故このタスクをメンバーに実行・チェックしてもらわないといけないのか等の背景についてなど説明を添えておきましょう。

6タスクの設定方法:期間を設定する

タスクの開始日時および終了日時が設定できます。

繰り返し設定もできます。
繰り返しのパターンは「毎日」「毎曜日」「毎月」の3種類です。
※繰り返し期間の終了日は、開始日を起点日に1年後までの間を設定できます。

繰り返し設定の際は、下記を設定します。
・タスクの開始日時(1回目)
・タスクの終了日時(1回目)
・期間の終了日 ※

7シングルプレイとマルチプレイについて

タスクモードには「シングルプレイ」と「マルチプレイ」の2種類あります。

シングルプレイとマルチプレイの2種類のタスクを使い分けることで、チームで取り組むタスクのアプローチの幅が広がります。

「シングルプレイ」:ひとつのタスクをメンバー各々にタスク設定するモード
「マルチプレイ」:ひとつのタスクを選択したメンバー全員で取り組むモード

例:
①会社で導入した「確定拠出年金」に関するレシピを、従業員100名に対して、2020年8月2日までに理解度チェックしてもらう場合→「シングルプレイ」

②「展示会の設営」に関するレシピを、展示会スタッフ5名に対して、2020年10月16日までに準備の抜け漏れがないか全員でチェックしてもらう場合→「マルチプレイ」


8閲覧中のレシピからタスクを設定する方法:クイックタスクについて

閲覧中のレシピの画面右上にある「タスク作成」のボタンを押します。

「クイックタスク」「チームタスク」の選択が表示されます。

自分ひとりで期間を設定せず、簡易にタスクをはじめたい場合は「クイックタスク」、チームメンバーから複数人を設定したり、期間を設定してタスク化したい場合は「チームタスク」を選択しましょう。


尚、「クイックタスク」を選択すると自動的に「シングルプレイ」となります。

9タスク管理画面:マイタスクについて

自分自身で実行しているタスクは「マイタスク」で確認できます
「未完了」「期限切れ」「完了」のステータス毎にタスクを表示できます

タスク名をクリックするとタスク画面が表示されます。
※割り当てたられたタスクや元のレシピが削除されている場合は表示されません

10タスク管理画面:割り当てたタスクについて

メンバーに割り当てたタスクの一覧は「割り当てたタスク」で確認できます

タスク名をクリックすると、タスク管理画面が表示されます。
タスクを設定したメンバー毎の進捗および完了時の時間が表示されます。

ステータス毎に表示の切り替えもできます

11タスクの通知について

サービス内通知・メール送信による通知について

● アサイン
 開始日時/終了日時が指定されていない場合(期間なしタスク)に通知します
● 開始
 開始日時がタスク作成日時が未来の場合、開始日時に通知します
● 終了直前
 終了日時の1時間前に通知します
 ※開始日時と終了日時の差分が1時間以上ある場合
● 期限切れ
 終了日の翌日から1週間、タスクが完了するまで終了日時の時刻に通知します

12【注意】タスク化した元のレシピを削除した場合

タスクに設定されているレシピが完全削除した場合(アーカイブは含まれません)、そのレシピに紐ついたタスクも合わせて削除されます。

toaster サポートデスク