チームでナレッジを育てる最高の場所

「toaster team を見れば良い」というルールが確立

どのようにご利用されていますか？

矢野さん：

僕は経営している矢野会計事務所、つながるサポート株式会社、アカウンティングサポート株式会社の 3 社でそれぞれ toaster team を利用しています。

矢野会計では、クライアントさん別に toaster team 内でグループをつくっており、月次決算を締めるために必要な「入力作業の手順」や「ファイリングの方法」、経理代行を受けている場合には「請求書の発行手続」などをレシピにしています。

長谷川さん：

矢野会計事務所では、レシピの種類は大きく分けると 3 つあります。事務所の総務的なレシピ、すべてのクライアントさんに共通したレシピ、クライアントさんごとに異なる特有のレシピ、といった具合です。

矢野さん：

あとは、レシピの外部公開の機能も利用しています。たとえば、「スクリーンショットの方法」のレシピを作成して、外部公開の設定にしてクライアントさんと共有するような使い方です。「会計ソフトの操作がわからない…」といった方が、どの画面で困っているのかスクリーンショットをチャットで送ってもらえれば、移動中でもすぐに回答できたりするのですが、その操作自体がわからない、といった方もいらっしゃいます。

その場合、コミュニケーションに工数がかかったり、解決までに時間を要していました。そこで、やり方をレシピ化し、外部公開した URL を送ることを試してみました。

toaster team だと、見やすい！わかりやすい！と評判もよく、コミュニケーションコストも下がって、お互い Win-Win な状態になりました。

矢野さん：

また、もともと、社内のマニュアル管理には課題を抱えていました。マニュアルや手順書などの保管ルールを明確にしておらず、プロジェクト管理ツールのなかや、Google ドライブなどのストレージの中に散らばっていて、どこに何が置いているのか、すぐにわからないという状態で、フラストレーションを感じていました。

toaster team に出会ってからこちらにすべて集約できるのではと思い、toaster team でレシピを作成するようにし、すでに作成済みのマニュアルも移行しています。toaster team を見れば良い、とルールが明確になったので、安心感・安定感を持って仕事ができています。

お料理のレシピのようにマニュアル作成できる

toaster teamのご感想を教えてください

矢野さん：

長谷川さんがマニュアル作成やナレッジシェアを楽しんでいると感じてまして、まさに「レシピを書くようにマニュアルをつくる」というコンセプトが僕らの課題を解決してくれています。

長谷川さん：

「まるでレシピを書くように」という toaster team のコンセプトにあるように、本当にお料理のレシピを書くような気持ちで楽しく使わせていただいています（笑）

まず、代表の矢野から「toaster team を使ってみよう」と言われたとき、「トースターっ？」と、名前に愛らしさ、可愛いらしさを感じ、すごく優しい印象を受けました。実際、サービス画面も、やわらかさを感じて使いやすそうだったので、やってみよう！と思えました。

長谷川さん：

マニュアルを作成する画面も、本当にお料理のレシピを書いているようで、難しいことをしているという気持ちが浮かんでこないんです。

以前は、マニュアルをつくらねば…という覚悟が必要だったり、しっかりしたものをつくらないと…とプレッシャーを感じることもあり、限られた時間でマニュアル作成というのが難しかったのですが、toaster team に関しては一切それを感じることなく、楽しく取り組めています。

Word や Excel だと、改行や画像の微調整やレイアウトを考えるのも大変で、ストレスを感じてしまうことがありました。toaster team だとレシピを作成するお作法が決まっているので、どんなマニュアルをつくっても型が揃えられるのはとっても有り難いです。

toaster team が業務コミュニケーションを改善

導入の効果についてはいかがでしょうか？

矢野さん：

良いことしかないですね！（笑）具体的には、マニュアルをつくりやすくなった、マニュアルづくりを頼みやすくなった、マニュアルを探しやすくなった、そして、結果的にチームのコミュニケーションが円滑になったという部分に効果を感じています。

開業当初から勢いに任せていろいろな業務をこなしてきたので、その勢いのままに、やり方が僕の頭の中にしか入ってなかったり、口頭伝承で「あとはよろしく！」みたいな感じになってしまっていました…その原因の一つに、「何でつくってどこに置いておこうかく」といったマニュアルづくりに関するルールがなかったことがあると思います。

しかし、toaster team を知ってからは、ここに集約しよう！とツールと場所のルールが決まったので、マニュアル作成のハードルが下がり、マニュアルづくりを頼みやすくもなりました。「toaster でレシピ書いておいて！」はかなり言いやすいです（笑）

以前は、ストレージ内や、タスク管理ツール内に情報が散らばっていたのですが、toaster team に集約できたことで、マニュアルを探しやすくなりました。「たぶん、このフォルダのなかにあるはずだから、探しておいて！」のようなやり取りはなくなり、コミュニケーションが円滑になったと感じています。

長谷川さん：

以前は、Excel などで手順書化していたものを toaster team のレシピにするということを行っているのですが、ものすごく短時間で完了できています。toaster team は画像のコピー&ペーストもできるので、画面を貼り付けていくだけで移行が終わります。このあたりのサクサク感も toaster team が好きになった理由の一つです。

マニュアル作成や共有のスピードが速まったのはもちろんですが、マニュアルを読む側のスキルアップにもつながっていると思います。toaster team のレシピ画面は、左側にレシピタイトルと手順の目次があって、右側に手順の詳細が表示されます。

左側に目次が表示されていることで、今、自分が全体のどのあたりの作業をしているのかがすぐにわかります。全体像をイメージしながら作業ができるという環境は、単に手順通り作業をするよりもスキルアップにつながっていると実感しています。作業者としてこれに慣れることで、次は自分で全体像をつくる、ということもできるようになるからです。

また、わからない箇所があればそのレシピからすぐに質問が送れるコメント機能があるので、回答をもとにレシピをすぐに改善していけるという良い循環をつくることができる点が素晴らしいです。

今までいろいろなツールを使っていたのですが、「見やすい・つくりやすい・楽しい」という三拍子が揃っていて、本格的な事務職経験がなかったり、子育てをしながら仕事をしている私のようなスタッフには最適なツールだと感じています。

矢野さん：

社内的には、toaster team をサポートスタッフのスキルアップの土台にしていきたいと考えています。このツールを導入したことで、「ここを見れば手順がわかる」という安心感が生まれ、今後、他のスタッフさんにお願いする場合も簡単に引き継ぎができるイメージを持つことができました。その人がいないと出来ないという状況をなるべく減らし、仕事の委譲や交換をして、それぞれがスキルアップしていけるような環境づくりをしていきたいです。

チーム単位で気軽にはじめられる

どのようなシーンや組織に toaster team は おすすめできますか？

長谷川さん：

私はワーキングマザーの視点になりますが、起業家の方にこそ使ってみてほしいです。子どもが小さくても働きたいという気持ちを持っている方が一定数いますが、働ける時間が限られていたり、スキルに自信がない方が多いなと感じています。起業家の方が、日頃ご自身でこなしているちょっとした作業を toaster team で見える化して、ちょっとだけでも働きたいと思っているママさんに業務をパッケージごとお任せできます。

子育てをきっかけに仕事から長い期間離れてしまうと、復帰に対してプレッシャーを感じるママさんも多いと思います。そんなママさんにとって、toaster team を使ってポップなテイストでまとめられたレシピは、仕事や業務に対する不安を和らげてくれるし、慣れれば自分からレシピをどんどんつくれるようになると思います。toaster team は、起業家と、働きたいママさんをつないでくれる素敵なツールだと感じています。

矢野さん：

業務が属人化していたり、見える化されていないチームにおすすめです。その原因は、共有意識が低いという問題もありますが、マニュアル・手順書をつくるというアクションそのものへのハードルの高さもあるのではないかと思います。「マニュアルは完璧なものをつくらないといけない」、「つくったはいいものの、手順が変わったときに直すのが大変」などのマインドブロックを持っている人が多いのではないでしょうか。

toaster team は、このようなマニュアルづくり、情報共有へのハードルをぐんと下げてくれると感じています。マニュアルの難しさ、冷たさを一切感じさせない、手軽さ、ポップさがあります。つくりやすさだけでなく、toaster team 内での活動が見える化できる「アクティブユーザーランキング」も遊び心があって楽しみながら使えます。

つくりやすく、また、ブラッシュアップしやすいので、toaster team は、チームでナレッジを育てる最高の場所だと思います。また、チームにたまったナレッジがチームメンバーを育ててくれるということも実感しています。

スモールビジネスのチームはもちろんのこと、大きな企業の一部署でも取り入れることができると思います。チーム単位で気軽にはじめられるので、業務が属人化している、引き継ぎがうまくできない、などの課題を抱えている方はぜひ使ってみてほしいと思います！

【お話を伺った方】

代表 矢野裕紀 さん

サポートスタッフ 長谷川貴子 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。