「現場ですぐに見れるマニュアル」で業務効率化とサービスの品質向上を実現

マニュアルが現場で活用されないジレンマを解決

トースターチームを導入した背景を教えて下さい

山口さん：

当社は、建設用機材の卸レンタル事業を行っています。膨大な商品を管理しており、商品ごとの使い方や組み立て方、メンテナンス方法などの作業基準をすべて覚えることは困難であるため、業務手順をマニュアル化していました。スマートフォンで機材の使い方を撮影し、共有フォルダに動画ファイルをアップロードしていました。

しかし、マニュアルを閲覧するためにはパソコンが必要なため、現場での作業中に事務所まで戻らなければならず、結果としてマニュアルが現場で活用されないジレンマが生まれていました。また、ファイル形式のマニュアルとは別に、紙のマニュアルも併用していたため、マニュアルを探すのに時間がかかるうえ、マニュアル情報の更新も困難な環境でした。

成瀬さん：

機材センターで不明点が生じた際、最新の情報かどうか確認しながらマニュアルを探す必要があり、作業の遅延や滞留を起こし、生産性の低下を招いていました。このような課題からマニュアルの再整備と新しいツールの導入が必要だと感じました。

トースターチームの導入に至った決め手は何だったのでしょう？

山口さん：

必要な機能がすべて揃っていたことです。いくつか類似サービスの内容も調べてみましたが、それらの中でも機能が豊富なうえ、特に社内用語や専門用語をまとめることができる「用語集」の機能は必要だと考えていたため、トースターチームの導入を決めました。

従業員の積極的なマニュアル活用のため、各地で社内説明会を実施

トースターチームを導入してからどのようにご利用頂いていますか？

成瀬さん：

導入後の2ヶ月間で「商品のメンテナンス方法などの作業基準」を含む約200本のマニュアルを作成し、当社の各機材センターに展開しました。展開前には、各センターの管理者向けに説明会も実施しました。

山口さん：

ツールを導入しただけでは不十分で、現場での積極的な利用が最も重要だと考えていましたので、トースターチームの管理画面に表示されるアクティブユーザーのランキングを公開し、よく利用されている拠点の活用法をヒアリングして共有するなど、利用者を増やす取り組みを進めました。その結果、徐々に利用が広がってきています。

成瀬さん：

最近では、OJTの際にトースターチームのマニュアルを参照しながら指導することが増えています。また、「トースターチームを見ればわかる」という声も社内で聞かれるようになりました。

マニュアルを探す時間が1/15に削減、劇的な業務効率化に成功

トースターチームを導入した効果はいかがでしたか？

成瀬さん：

機材センターで使用しているタブレット端末を使って、トースターチームで必要なマニュアルを検索するだけで必要な情報を1分もかからず、その場で確認できるようになりました。

以前は作業事務所まで戻り、パソコン上にあるファイル形式のマニュアルを探すのと同時に、紙のマニュアルも併行して確認する作業が発生していました。この工程だけで15分以上の時間がかかっていたため、マニュアル利用までの時間が1/15と大きく削減したうえ、マニュアルの利用率も向上しました。

また、紙のマニュアルがあることで、どのマニュアル情報が最新なのかわからず、安心して使うことができないという問題もありましたが、トースターチームにマニュアルを集約し一元管理することで、情報の分散化の課題も解消されました。

社内への浸透を目指して

今後はどのようにトースターチームの活用を進めたいですか？

山口さん：

これまでの取り組みで利用者は増えていますが、さらなる伸びしろを感じています。新しいマニュアルの追加はもちろん、動画マニュアルなど従業員のパフォーマンスに貢献する有益なコンテンツを増やしていく計画です。

さらに、社内向けだけでなくお客様向けの手順書なども作成し配布することで、業務効率を高めるとともにサービスの品質向上も目指しています。

【お話を伺った方】

機材管理部　安全推進課　課長 山口滋樹 さん

機材管理部　安全推進課　課長補佐 成瀬達弥 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。