業務の標準化とナレッジの蓄積で法人の規模拡大に備える

愛和税理士法人

業種: 士業｜税理士

従業員数: 1～99名

目的・効果: 業務の標準化とナレッジの蓄積

導入前の課題

業務の属人化を防ぎたい
社内教育やクライアントへの説明の効率化

導入後の効果

従業員への情報共有がスムーズにできている
クライアントへの説明工数を削減でき、理解度も向上した
拠点間の情報共有ができるようになった

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業務の属人化と説明の工数が課題に

トースターチームを導入した背景を教えて下さい

成本さん：

当オフィスを設立する以前から、業務の属人化とお客様への説明工数が課題であると感じていました。

以前に在籍していた税理士法人では、記帳をはじめとした多くの業務が属人化しており、人によって仕事の進め方がバラバラでした。記帳補助者や新人従業員に仕事を教える際には、人により教える内容や伝え方が異なりますから、仕事の進め方や成果物に差が生まれていました。特に記帳代行などの場面では、人により会計処理が異なる進め方は好ましくないため、仕事を進める上でのボトルネックになってしまいます。

また、税理士法人は税務の手続き方法など、お客さまへ情報をお伝えすることが非常に多い仕事です。同じ内容の説明をお客様ごとに繰り返し説明しなければならないことも多く、説明にかける時間やコストを削減し、よりクリエイティブな業務に時間を充てることができないかと考えていました。

こうした問題は従業員数やお客様が少ないうちはそれほど問題にはなりませんが、従業員やお客様の数が増えるにつれて徐々に顕在化してきます。

そこで、従業員が少ないうちから、業務の標準化とナレッジ、ノウハウを蓄積をしていこうと考えており、そこで出会ったのがトースターチームでした。

外部への共有の簡単さと画像の直接編集が決め手に

トースターチームを導入したきっかけや理由は何だったのでしょう？

成本さん：

業務の標準化と説明工数の削減に向けて、ナレッジやノウハウを一箇所に集約できるツールはないかと探していたときに、トースターチームを知りました。物は試しにと利用してみたのがきっかけです。

実際に利用してみると、URL でのレシピの共有が非常に簡単だと感じました。他のサービスでは外部への共有時にアカウントの作成を求められたり、ページの階層が複雑だったのですが、トースタチームでは URL をクリックするだけでレシピの内容を閲覧できます。IT ツールに慣れていないお客様へも簡単に情報を共有できるのは大きなメリットだと感じました。

また、画像編集機能も決め手の 1 つになりました。PC 画面のスクリーンショットなどを交えてサービスの利用方法を説明することが多いのですが、他のサービスでは画像に文字や図形を入れるには一度別のサービスで編集する必要がありました。トースターチームではそうした手間を必要とせずに直接画像を編集できるので、ビジュアルを使ったマニュアルを簡単に作成できます。

こうした誰でも簡単に利用できる機能ラインナップが決め手となり、社内導入に至りました。

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口頭で済む内容でもトースターチームを経由して伝える

トースターチームをどのようにご利用されていますか？

成本さん：

あらゆる情報をトースターチーム経由で伝えるところからはじめました。お客様へ情報をお伝えする際や、従業員に業務内容を説明する際などに、まずトースターチームでレシピを作るんです。口頭でも済むような内容であっても、あえてレシピにまとめていきました。一度、レシピにまとめれば、次に同じような内容を説明する際にはそのレシピを共有するだけで済みます。

また、従業員もレシピを作成・更新できるようにしました。トースターチーム内に「レシピの作り方」のレシピを最初に作成したため、マニュアル作成と共有の要件を定義したうえで、誰でも標準化されたレシピが作れるようになりました。

レシピの運用は、何か分からないことがあればまずレシピを見てみて、レシピがなければ新たに作成し、レシピがあれば実際にレシピを参考に業務を進めてみる。その上で、気付きがあればレシピをアップデートする、といった運用を行っています。

複数人でレシピを作成・更新しながら運用することで業務が属人化せず、アップデートを重ねることで集合知として標準化されたマニュアルが生まれ続けています。

トースターチームは、新人のスタッフが入社した際の勉強にも役立っています。以前、新人の皆さんには、税務に関する書籍を業務時間の隙間に読んで勉強してもらっていたのですが、これをトースターチームに置き換えることで、実践的な業務内容を実践形式でインプットする機会になり、新人教育の効率化と成長につながっています。

情報共有の手間が減り、理解度も向上

トースターチームを導入した効果はいかがでしたか？

成本さん：

社内外ともに、同じ内容を再度説明する、という時間と手間がなくなりました。作成したレシピの数が増えてきて、多くの場面で既存のレシピを使って情報を共有できるようにもなりました。お客様や社内のスタッフから「レシピがあったのでスムーズにできました！」といった声を聞く度に効果を実感しています。

説明の手間だけでなく、説明した内容の理解度も向上していると感じています。例えば、これまで年末調整の際には、弊社からお客様の経理担当者の方へ年末調整のやり方を説明し、その内容を経理の担当者の方が社内の従業員の皆様へ説明していました。

しかし、年末調整など税務の内容は複雑ですので、なかなか従業員の方へ理解していただくことが難しく、必要書類が空欄の状態で送付されることが多くありました。

トースターチームを導入してからは、当社が作成したレシピを URL によるアクセス情報を経理担当者の方へ送付し、それをそのまま従業員の皆様へ共有いただいています。こうすることで、従業員の皆様にも理解をして頂きやすくなったため、申請書類には抜け漏れがなく、きちんと記入された状態で送付いただけるようになりました。

また、拠点間の情報共有にもつながっています。当法人は大阪と岡山に拠点があるのですが、それぞれ独立採算の運営上、細かな情報共有ができていませんでした。トースターチームを導入してからは、それぞれが作成したレシピを見ればお互いにどのような業務を行っているのかがわかるようになりました。ふとした時にレシピを見ることで気づきを得られることも少なくありません。