ナレッジ共有の標準化を作り出す必要不可欠なツール

十人十色のマニュアル作成からの解放

どのようにご利用されていますか？

下地さん：

対応フローや電子申告システムの使い方まで。弊社では実にさまざまなマニュアルがあり、それを toaster team のプラットフォームに移行しています。

また、業務のなかで何度も同じ質問や相談を受けることがあると思うのですが、それもマニュアル化しましょうと社内に発信しています。質問者ひとりひとりに対して同じ内容をそれぞれ伝えてしまうと、効率が悪いうえ、その人の貴重な業務の時間もとられてしまいますよね。そのため、各部門の業務の見える化を推進しています。

下地さん：

toaster team を使って、顧問先に展開できるマニュアルを提供したいと考えています。私どもの大切にしているスタンスとして、顧問先の皆さまに対して「これは税理士業務ではないのでわかりません、対応できません」ではなく、課題に寄り添うための選択肢を提供し続けたいんですね。

実際に、顧問先で導入されているクラウド会計サービスについてのご質問や、納付書の書き方など各種手続きについて頻繁にご相談頂くのですが、サービス毎に用意されている書き方ガイダンスでは不十分だったり、逆に詳細が書かれすぎているためになかなか理解するのが難しいケースが多いんです。

それらを外部に委託するにしても、意外と社内で手続きや処理しなければならない項目が多いんですよ。なかには、どこに依頼していいのか分からないようなものもある。

そんなとき、「このようにお手続きしてください」という手順を toaster team でレシピ化して、顧問先にお渡ししてあげるだけで、解決につながることもあるわけです。そのうえで、顧問先に対してより戦略的なアドバイスやサポートに時間を創出できると考えています。

toaster teamのご感想を教えてください

下地さん：

1 年前に G Suite を導入したきっかけで、社内のマニュアル作成と整備をはじめたのですが、Google ドキュメントや Google スライドだと自由に表現できるが故に、作成する人によって十人十色のマニュアルができあがってしまいます。

しかもフォントも体裁もばらばらで、見栄えも揃わないものが出来てしまうと、読む人によって理解が異なったり、時間もかかってしまうなど、マニュアル利用者の負担が大きいということに気づきました。

下地さん：

標準化が求められるはずのマニュアルや手順書が、作成者のセンスに大きく影響されてしまう。単純にマニュアルを作成したものと、マニュアルを手に取る人のことを想像し、理解してもらうために作成するのでは全く意味が違うのですが、それをツールで運用するのは難しかったんです。

toaster team なら、あらかじめフレームが用意されているので、はじめてマニュアルを作成する人でも迷わないという点と、統一したフレーム構造やフォーマットなので、toaster team で作成したどのマニュアルを読んでも、理解に時間がかからないという点がとても良いですね。toaster team は、ドキュメントやスライドを作成するツールとはまったく違いますね。

マニュアルや手順書の作成プロセスは社員教育につながる

導入の効果についてはいかがでしょうか？

下地さん：

過去、マニュアルを作成して都度共有していたわけですが、なかなか組織の定着につながりませんでした。挙げ句、「あれなんだっけ？」と隣や前の同僚に質問してしまう。そして、時間が経つごとに、どのファイルが最新なのか、過去に作成したはずだけど何処のフォルダに格納していたんだろうかと。結局、マニュアルを作成し、共有しただけで、運用ができなくて組織の標準化につながらなかったんですね。

toaster team はひとつのプラットフォームでマニュアルや手続きなどのナレッジ作成から運用までできるので、所在管理がシンプルになりました。何より、口頭で手順を説明する手間が要らなくなりましたね。

またナレッジを活用することは社員教育の機会そのものともいえます。共有されているナレッジを社員が手元のスマートフォンや PC で学んだり、理解することでどんどんレベルがあがっていく。たとえば、顧問先を持つ社員は経験や年次問わず、提供するサービスクオリティにばらつきがなく、顧問先に最高のサービスを提供できます。

もう一点は、業務マニュアルや手順書を書くこと自体が社員教育にもつながることです。若手や経験の浅い人たちにマニュアルを作成してもらうプロセスを踏むことで、各々の理解度チェックとしても利用でき、その作成したナレッジをどんどんブラッシュアップしていくことで、誰もが組織で使うことができる資産にもなります。

そういう点においても、ナレッジ共有を組織に定着化し、標準化を作り出す必要不可欠なツールだと期待しています。

ナレッジ共有が組織の再現性と永続的な事業成長を生み出す

どのようなシーンや組織に toaster team をおすすめできますか？

下地さん：

従業員を複数名雇用される事業者さんは業界業種問わず、toater team の採用をおすすめしますね。従業員の異動や離退職で業務や事業継続に影響がでることは決して望ましいことではありません。

どんな事業者さんでも必ずルールや対応方法などがありますが、従業員それぞれの業務を言語化し、体系化しておくことで組織の再現性が生まれ、永続的な事業の成長につながります。まずは、経理部門のような定常的に発生する業務や書類が多い部門の業務から、toaster team を使ってナレッジ化をはじめていくのが良いかと思います。

【お話を伺った方】

取締役 下地麻大 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。