紙のマニュアルからの脱却でマニュアル作成と更新が簡単に。頻繁な施術のアップデートの共有を効率化

更新が難しく、伝わりにくい。紙のマニュアル特有の課題

トースターチームを導入した背景を教えて下さい

三辻さん：

当院はレーザー照射や薬剤の注入など、主にメスを使用しないアンチエイジング治療を提供しています。以前はワードで作成したマニュアルを印刷し、ファイルで管理していましたが、施術内容の変更があった際に速やかに情報を更新することができないこともあり、特に美容医療のように頻繁に情報のアップデートが必要な分野では、これが大きな課題となっていました。

また、クリニックの拡大とスタッフの増加に伴い、紙のマニュアルを利用・更新し続けていくことの困難さを感じていました。紙のマニュアルでは必要な情報を探すのに時間がかかりますし、特に施術方法のような複雑な情報はテキストだけでは伝わりにくいため、高品質な治療とサービスを提供するためには、オンラインで簡単に更新・管理ができるツールが必要でした。

トースターチームの導入に至った決め手は何だったのでしょう？

三辻さん：

使いやすさが決め手でした。特に機能の自由度と制限のバランスが良い点が魅力です。施術の詳細な手順を動画や画像で示せる一方で、文字装飾には適度な制約があります。必要以上の機能がついていないことが使いやすさにもつながっていると感じました。また、現場のスタッフの使いやすさも重視したポイントです。

山田さん：

私たちスタッフの中にはITツールに不慣れな人も多いですが、トースターチームのシンプルな画面設計のおかげで一目で使い方が理解できました。実際の現場でも操作に迷うことなくスムーズに利用できています。

施術マニュアルに加えて、バックオフィス業務のルールもマニュアルに

トースターチームを導入してからどのようにご利用頂いていますか？

三辻さん：

トースターチームを利用して、施術の概要から細かい手順に至るまでのあらゆる情報をマニュアル化しています。現場のスタッフはそれぞれタブレット端末を持っており、マニュアルをタブレットで閲覧・編集できるようになっています。

当初は施術関連の情報だけをトースターチームに集約する予定でしたが、勤怠の記録方法や人事手続き、清掃、物品管理など、気づけばさまざまな業務がマニュアル化されていました。あらゆる業務手順をトースターチームに残していく文化が自然に生まれたことは、非常に嬉しい驚きでした。

いつでも使えるマニュアル環境が、患者様への高いサービス品質の提供に

トースターチームを導入した効果はいかがでしたか？

三辻さん：

導入後は以前と比べて、簡単にマニュアルを更新できるようになりました。また、豊富な検索機能のおかげで必要な情報をすぐに見つけられるため、効率的に時間を使い、患者様への対応に集中できる環境が整いました。確認すべき情報の見逃しがなくなり、より患者様に向き合うことにフォーカスできる環境が整ってきたと思っています。

山田さん：

以前はスタッフからの質問があると、一緒にマニュアルを探して説明していましたが、今はトースターチームで検索するだけで解決するので、現場の効率が大幅に改善しました。また、マニュアルに動画や画像を取り入れられるようになったことで、内容が伝わりやすくなりましたし、マニュアルを見る側も「ここが重要なポイントなんだ」と気付けるようになりました。

動画を見てから練習することで、研修が効率化されています。紙のマニュアルを利用していたときは、施術について書かれたテキストのマニュアルを読んで、それから実際の練習でより具体的なイメージを掴んでいく、という流れでしたが、今は動画でイメージを掴んでから練習に臨めるので、研修の質がより向上しています。

また、マニュアル内にコメントをつけられるので、マニュアルに対して質問が来た場合にはそれをもとに追記をして、より理解し易いマニュアルにアップデートができるようにもなっています。

クリニックだからこそ、正確かつスピーディーな業務プロセス情報の把握が鍵

トースターチームをどんな企業に勧めたいですか？

三辻さん：

情報のアップデートが頻繁に必要なクリニックにはトースターチームは非常に適していると思います。医療業界は患者様の命を扱うため、常に高い品質のサービスを提供することが求められます。美容医療も例外ではなく、患者様のお顔やお身体への施術を行う以上、正確で最新の情報を保持することは不可欠です。このような環境でトースターチームの活用が進めば、業務の質が一層向上すると確信しています。

山田さん：

私はトースターチームが「あって当たり前」くらいの存在になっているので、トースターチームの無いクリニックで働くことになったら、かなり困ると思います（笑）。

クリニックオリジナルの学習ツール・タスク管理として

今後はどのようにトースターチームの活用を進めたいですか？

山田さん：

現在は施術内容を中心にマニュアルを作成していますが、皮膚の解剖生理学や、しみ・たるみの知識など、施術を行う上で不可欠な知識をアップデートするための学習ツールとしても活用したいと考えています。美容医療はインターネットの情報は信頼性が低いことがあり、本の内容も古くなっていることが多い業界です。学会で得た最新情報などをトースターチームに集約し、BAOクリニックの専用教科書として使うことで、信頼性の高い情報源として機能させ、スタッフが深い知識を持ち、患者様により質の高い美容医療を提供するクリニックであり続けたいと思います。

三辻さん：

タスク管理ツールとしても有効だと考えています。新入社員や新任管理職向けに重要な項目をまとめておくことで、業務の抜け漏れを防ぎ、効率的な運営を支援できると思います。

【お話を伺った方】

BAO CLINIC 事務局 三辻大志 さん

BAO CLINIC ナースディレクター 山田歩 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。