マニュアル作成チームの発足で店舗マニュアルを統一、現場スタッフの混乱を解消

店舗ごとに異なる運営マニュアルが招いた混乱

トースターチームを導入した背景を教えて下さい

村中さん：

当社は「魔法学校」をコンセプトにしたカフェを6店舗運営しています。このコンセプトカフェでは、キャストは魔法学校に通う学生、お客様は卒業した先輩という設定でサービスを提供しています。

各店舗には紙のマニュアルがありましたが、運営を進めるなかで、店舗ごとに内容が少しずつ変わっていきました。提供するサービスや価格の違いから、それぞれが運用しやすいようにカスタムしていたためです。そのため、店舗によって異なる業務マニュアルが存在するようになり、アルバイトが別の店舗でヘルプとして働く際や、社員が異動する際に、ルールの違いで混乱が生じました。

このことから、統一されたマニュアルの必要性を感じ、Googleスプレッドシートによるマニュアル作成を試みたのですが、同ツールではマニュアルの作成や閲覧に適していないことや、ファイル化されたマニュアルの管理が難しく、本格的な活用には至りませんでした。

マニュアル作成チームを発足し、店舗マニュアルの活用を推進

トースターチームの導入に至った決め手は何だったのでしょう？

村中さん：

導入の決め手は「使いやすさ」でした。簡単にマニュアルを作成でき、動画とテキストを組み合わせて視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できる点が魅力でした。

トースターチームを導入してからどのようにご利用頂いていますか？

村中さん：

導入後、アルバイトのスタッフとマニュアル作成チームを立ち上げ、店舗業務のマニュアル化を進めました。レシピ機能を活用し、動画とテキストを組み合わせたマニュアルを作成しています。これにより、視覚的にわかりやすいマニュアルが実現しました。シンプルで使いやすいため、現場でスムーズにマニュアル利用が進んでいます。

複数の店舗運営において必須のマニュアル作成ツール

トースターチームをどんな企業に勧めたいですか？

村中さん：

複数の店舗を展開する当社のような飲食店やフランチャイズ店舗にお薦めしたいです。店舗の業態や規模、導線などによって業務オペレーションは複雑化し、スタッフのトレーニングや習熟度によってサービス提供品質に影響します。

また、実際の店舗では業務マニュアルを探したり、ゆっくり参照することはなかなか難しいため、デジタル化された業務マニュアルをさまざまな端末で、スタッフがいつでも、どこでも利用できる環境の整備が必要不可欠であり、その結果として、よりクオリティの高いサービスをお客様に提供できると考えています。

今後はどのようにトースターチームの活用を進めたいですか？

村中さん：

業務マニュアルの利用を推進することで、スタッフ教育の効率化を果たしていきたいと考えています。特に新しいスタッフの教育に活用し、その日教えた内容の復習や店舗のコンセプトや業務手順の早期理解、オンボーディングの活用を進めたいと考えています。現在は、アルバイト用の業務マニュアルを整備していますが、社員向けマニュアルにも広げていく計画です。

【お話を伺った方】

アフィリア事業部 事業管理課 課長代理 村中夏海 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。