業務をマニュアル化しやすい士業だからこそ、取り組む価値がある

業務をマニュアル化できておらず、新人スタッフの教育が課題に

トースターチームを導入した背景を教えて下さい

佐藤さん：

社会保険労務士の仕事というのは労務の手続きや給与計算など、ルールに則って進めるものが多くテンプレ化しやすい仕事なのですが、そういった取り組みができていませんでした。仕事のやり方は個人任せになっており、新人スタッフが入社すれば先輩社員がついて教える必要があり、時間と手間がかかっていたのです。

過去、紙のマニュアルを作成したのですが、必要な時に探せないなど社内でうまく運用できず、オンラインですぐに作成・公開できるようなサービスがあればと思っていたときにトースターチームに出会いました。

自分が率先して使うことで利用を浸透させる

トースターチームを導入されてみていかがでしたか？

佐藤さん：

想像以上にスムーズに社内導入ができ、徐々にレシピの作成数も増えてきました。書きっぱなしになったり、特定の人だけが使うような運用になると嫌だなと思っていたのですが、社員のみんなが利用してくれるようになりました。スタッフとのやり取りでも「それ、トースターチームに書いてありますよ」という声が聞こえるのは嬉しいですね。

レシピのフォーマットが決まっているので、その通りに作っていけばどう作るべきか悩むことなくマニュアルを作製できるのはとても良いですね。

社内での利用を進めるために行ったことはありますか？

佐藤さん：

最初は「マニュアルを書く人は書くけど、書かない人は書かない」といった具合に温度差が生まれていました。そこで、私が何かある度にトースターチームを参照したり、トースターチームでマニュアル化の依頼をしたりすることで、積極的に利用する人が増えてきました。

顧客用のマニュアルもトースターチームで

トースターチームをどのようにご利用されていますか？

佐藤さん：

大きく分けて社内用と社外用の 2 つの用途で利用しています。社内用は社内の業務マニュアルとしてレシピを作成しています。さまざまな業務をマニュアル化することで、新人スタッフもマニュアルを参考に仕事を進められるようにしています。

もしマニュアルに記載されていない仕事であれば、誰かに教わってやってみた後にマニュアル化してまとめてもらっています。

もう一つは社外のお客様用のマニュアルです。「年末調整のやり方」といった、お客様への説明用の資料や、お客様が社内で従業員の皆様に説明するための資料をトースターチームで作成して共有しています。紙の場合だと古いマニュアルを配布してしまうと、バージョンの差分によるミスコミュニケーションが生まれてしまいますが、トースターチームだと最新のマニュアル内容に常に更新されるので、お客様への配布の手離れがとても楽ですね。

「ルールを整備してトースターチームに残す」が文化に

トースターチーム導入した効果はいかがでしたか？

佐藤さん：

社内向けでいえば、新人スタッフの教育コストは 1/3 になりました。これまで、新人教育では付きっきりで業務内容や知識を教える必要がありましたが、今ではトースターチームを見てもらえば仕事ができる状態になりましたので、社員の新人教育に割く工数やコストが圧倒的に削減しました。

また、新しい業務は自身でマニュアル化することで知識・ノウハウの整理や定着にもつながっています。自分でやったことを整理して言語化するのが効果的なのでしょうね。いわゆる「一人前」になるまでにかかる時間も、1/3 ほどに削減したと感じます。

社外向けの用途で言えば、お客様とのコミュニケーションコストが大きく削減できました。これまでは電話や対面など、口頭でお客様に説明をする必要がありましたが、今は URL によるマニュアル共有だけで完結しています。トースターチームで汎用的に使えるマニュアルを作成することで、お客様ごとにカスタマイズが必要な場合には、元の資料をコピーして必要箇所のみ追記や編集するだけで特定のお客様専用のマニュアルの用意ができるため、説明にかかる工数を大きく削減できました。

業務をテンプレート化しやすい士業にぴったりのサービス

トースターチームをどのような方に勧めたいですか？

佐藤さん：

まさに我々のような士業に最適なサービスだと思います。士業の仕事は定型化しやすい一方で、いかにそこをストレスのなくスピーディーに整備して運用していけるかが生産性を握るカギだと思っています。誰もが簡単にマニュアルを書いて、チームで運用していけるトースターチームは我々の仕事の生産性を左右する非常に大事な「仕事道具」になっています。

【お話を伺った方】

代表取締役 佐藤東 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。